[Giải mã] Workflow là gì? Cách để xây dựng luồng công việc hiệu quả
Workflow mang ý nghĩa là luồng công việc, một phần không thể thiếu đối với các vị trí việc làm. Vậy cách tạo một workflow là gì? Các bước thực hiện workflow hiệu quả ra sao? Cùng News.timviec giải đáp trong bài viết sau nhé!
Tìm hiểu khái niệm workflow
![[Giải mã] Workflow là gì? Cách để xây dựng luồng công việc hiệu quả - Ảnh 1 [Giải mã] Workflow là gì? Cách để xây dựng luồng công việc hiệu quả - Ảnh 1](https://img.timviec.com.vn/2021/02/workflow-la-gi-2.jpg)
Workflow là gì?
Workflow là một tập hợp các tác vụ hoặc trình tự cố định được thực hiện để hoàn thành quy trình nghiệp vụ theo một bộ quy tắc xác định trước. Đó là một quy trình lặp đi lặp lại các bước hay nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn thành một công việc.
Một tên gọi khác của Workflow là luồng công việc, có thể hiểu đơn giản nó như một sơ đồ miêu tả thứ tự thực hiện công việc, sự kiện. Ví dụ: Một luồng công việc thực hiện mua bán hàng hóa đơn giản sẽ gồm các bước quy trình. Đầu tiên là xem xét tính năng, giá thành sản phẩm rồi đến thỏa thuận mua bán, thanh toán đơn hàng.
Luồng công việc được sử dụng trong nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau. Việc xây dựng luồng công việc sẽ đảm bảo được quy trình thực hiện được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn.
Xem thêm: Kiểm soát chất lượng là gì và các quy trình kiểm soát ra sao?
Ý nghĩa của workflow
Workflow giúp cho công việc được thực hiện theo quy trình , đồng thời tiết kiệm thời gian làm việc. Đặc biệt hơn có thể chuyển đổi được nhiều khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức của doanh nghiệp.
Việc phân luồng công việc giúp các doanh nghiệp, công ty hoặc cá nhân thực hiện hiệu quả mục tiêu công việc đặt ra. Mỗi giai đoạn trong công việc được hoàn thành sẽ kích thích một giai đoạn mới trong tiến trình được tiếp tục. Nhờ đó công việc được thực hiện một cách liên tục đến khi hoàn thành công việc.
Lợi ích mà workflow mang lại
![[Giải mã] Workflow là gì? Cách để xây dựng luồng công việc hiệu quả - Ảnh 2 [Giải mã] Workflow là gì? Cách để xây dựng luồng công việc hiệu quả - Ảnh 2](https://img.timviec.com.vn/2021/02/workflow-la-gi-4.jpg)
Sắp xếp công việc khoa học
Thay vì phải sắp xếp công việc theo một mớ hỗn độn thì luồng công việc sẽ cho phép người sử dụng có thể sắp xếp công việc một cách trực quan nhất. Nhờ vậy, việc quản lý công việc sẽ dễ dàng và logic phù hợp hơn. Cũng giúp quá trình làm việc được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi nhất, nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh.
Tăng khả năng tương tác giữa con người và phần mềm
Đối với các giao diện khác nhau thì workflow sẽ tăng khả năng tương tác phối hợp công việc giữa con người và phần mềm dễ dàng và nhanh gọn hơn. Ví dụ như là: Sơ đồ Gantt hay Gantt chart là công cụ tuyệt vời giúp các nhà quản lý thực thi việc quản lý dự án. Đây là công cụ giúp tóm tắt quá trình từ việc thực hiện lập kế hoạch dự án quan trọng đến thời gian thực hiện.
Tham khảo – Firebase là gì? Ứng dụng của firebase trong lập trình không cần back end
Cách tạo một workflow hiệu quả
Tại sao cần phải xây dựng một luồng công việc cụ thể
Việc sử dụng luồng công việc sẽ hợp lý hóa các quy trình làm việc phức tạp và rối rắm, đơn giản hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, cải thiện mức độ hiện quả quy trình. Ngoài ra, workflow còn có những ưu điểm sau:
- Hợp lý hóa quy trình
- Loại bỏ các nhiệm vụ dư thừa hoặc không mang lại hiệu quả
- Thiết lập các quy định về thời gian đảm bảo quy trình diễn ra theo đúng tiến độ
- Tăng cường trách nhiệm của từng cá nhân trong một công việc
- Giữ sự minh bạch trong quá trình thực hiện công việc
- Nhanh chóng phản hồi các vấn đề
- Theo dõi và đánh giá được hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân
Hướng dẫn cách xây dựng luồng công việc
Để có thể tạo một luồng công việc có sự sắp xếp hợp lý, có tính hiệu quả cao, các bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:
- Xác định các bộ phận liên quan đến công việc cần thực hiện
- Biết rõ điểm khởi đầu và kết thúc
- Xác định các công việc cần phải thực hiện trong quy trình
- Xác định những nút thắt, những điểm cần phải đánh giá và đưa ra quyết định
- Xác định những dữ liệu cần phải sử dụng để hoàn thành công việc
- Xác định những điểm cần quản lý và giám sát
Một số ứng dụng của workflow
Hiện nay, các hệ thống quản lý thông tin chứa rất nhiều nghiệp vụ cần thực hiện như một luồng công việc. Vì vậy, có nhiều ứng dụng, phần mềm workflow tự động cho phép tạo mô hình luồng công việc và các thành phần như các form online, người dùng có thể đảm bảo tính nhất quán. Các bạn có tham khảo một số sản phẩm workflow tự động hiện nay:
![[Giải mã] Workflow là gì? Cách để xây dựng luồng công việc hiệu quả - Ảnh 3 [Giải mã] Workflow là gì? Cách để xây dựng luồng công việc hiệu quả - Ảnh 3](https://img.timviec.com.vn/2021/02/workflow-la-gi-3.jpg)
Workflow trên Iphone/iPad
Đây là ứng dụng sở hữu có chức năng tự động hóa gần như mọi thứ người dùng có thể làm trên thiết bị iPhone/iPad của thương hiệu Apple. Ứng dụng này còn giúp người dùng có thể thực hiện các công việc trên thieets bị của mình một cách dễ dàng với chỉ một phím tắt đơn giản là xong.
Microsoft project
Microsoft là một ứng dụng chuyên nghiệp giúp bạn lên các kế hoạch công việc cá nhân. Microsoft Project sẽ không được bán kèm với bộ Microsoft Office, bởi vậy nên bạn cần phải mua ứng dụng này theo cách riêng lẻ. Với phần mềm này hỗ trợ người dùng tạo ra các mindmap (bản đồ tư duy) và workflow có thể thuyết trình các ý tưởng cá nhân, kế hoạch công việc một cách khoa học, logic.
Xem thêm: AWS là gì? Điểm mạnh đặc trưng của nền tảng aws amazon hiện nay
Qua bài viết trên, News.timviec đã giải mã khái niệm “workflow là gì?” một cách chi tiết và đầy đủ nhất. Mong rằng, những chia sẻ trên đã mang đến những thông tin hữu ích với bạn đọc. Đừng bỏ lỡ những bài viết hấp dẫn khác trên Cẩm nang nghề nghiệp nhé!

Kiểm sát viên là gì? Tiêu chuẩn để trở thành kiểm sát viên
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 08-02-2023, 07:45Bạn hiểu chức danh kiểm sát viên là gì? Để trở thành một kiểm sát viên bạn cần phải đạt được những tiêu chuẩn nào? [button link="https://timviec.com.vn/phap-luat-phap-ly?utm_source=news.timviec.com.vn&utm_campaign=cvxinviecnews" class="success btn-lg" color="white"]CÁC VỊ TRÍ VIỆC LÀM NGÀNH LUẬT ĐANG TUYỂN DỤNG ![/button] Kiểm soát viên là một vị trí trong Viện kiểm sát nhân dân. Chức vụ...

PT là gì? Chi tiết công việc, mức lương và kỹ năng PT cần có
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 08-02-2023, 07:30PT là thuật ngữ đã quá quen thuộc với người tập gym, nhưng với nhiều người khái niệm này vẫn còn rất mới. Vậy PT là gì? Công việc của PT bao gồm những gì? Mức thu nhập của PT có cao không? Để có cái nhìn rõ hơn về ngành nghề này, hãy cùng...

"Bão sa thải" càn quét ngành bất động sản: Một đại gia đầu ngành vừa giảm hơn 3.000 nhân sự chỉ trong 3 tháng
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:42Nhân sự trong ngành bất động sản, đặc biệt là dịch vụ môi giới đang cảm nhận rõ những tác động từ thị trường ảm đạm cuối năm 2022. [caption id="attachment_98914" align="aligncenter" width="600"] "Bão sa thải" càn quét ngành bất động sản: Một đại gia đầu ngành vừa giảm hơn 3.000 nhân sự chỉ trong...

Top nghề "khởi nghiệp" độc lạ, hái bạc triệu
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:41Mơ ước về một công việc không quá vất vả lại có thu nhập cao hoàn toàn khả thi khi bạn biết tận dụng sự phát triển của công nghệ, nắm bắt nhu cầu và xu hướng tiêu dùng. [caption id="attachment_98924" align="aligncenter" width="528"] Top nghề "khởi nghiệp" độc lạ, hái bạc triệu[/caption] Người mẫu tay...

Lạ lùng với nghề làm 'chăn ấm nệm êm', mỗi tháng kiếm 40 triệu
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:38Hóa ra việc nhẹ lương cao là có thật. Dịch vụ độc đáo của cô gái Nga khiến dân mạng trên khắp thế giới vô cùng thích thú. Các bài báo đã gọi cô là “Người làm ấm giường đầu tiên trên thế giới”. Nghĩa là sao chứ? [caption id="attachment_98919" align="aligncenter" width="600"] Lạ lùng với...

Thầy giáo giàu nhanh nhờ “nghề tay trái', 36 tuổi sở hữu tài khoản hàng triệu đô
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:36Từ một chàng trai gánh trên vai khoản vay gần 300 triệu đồng, thầy giáo trẻ đã trở thành triệu phú nhờ cách này. [caption id="attachment_98923" align="aligncenter" width="600"] Thầy giáo giàu nhanh nhờ “nghề tay trái', 36 tuổi sở hữu tài khoản hàng triệu đô[/caption] Andrew Hallam trở thành triệu phú năm 36 tuổi. Đến...

9x thu nhập tiền tỷ nhưng chỉ tiêu 2 triệu đồng/tháng: Không cần thì một đồng cũng không chi
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:33Từng hai lần loay hoay khởi nghiệp, có những lúc phải bán cả ô tô và tất cả cổ phiếu, chàng trai sinh 26 tuổi hiện tại đã có thu nhập trên dưới 1 tỷ mỗi tháng nhưng có tháng chỉ tiêu vỏn vẹn có 2 triệu đồng. [caption id="attachment_98913" align="aligncenter" width="600"] 9x thu nhập...

Làm việc quần quật 16 tiếng/ngày mà mãi chưa giàu, tôi nhận ra: Bỏ lỡ 3 điều này thì khó mà thành công
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:22Ta đánh đổi thời gian và tiền bạc, nhưng không phải lúc nào cũng nhận về kết quả như ý. Nguyên nhân có thể xuất phát từ 3 điều sau đây. [caption id="attachment_98920" align="aligncenter" width="600"] Làm việc quần quật 16 tiếng/ngày mà mãi chưa giàu, tôi nhận ra: Bỏ lỡ 3 điều này thì khó...

Giúp việc cho giới siêu giàu: Tưởng "ăn sung mặc sướng" nhưng sự thực khiến nhiều người "ngã ngửa"
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:19Nhà xã hội học người Pháp Alice Pierre đã dành nhiều thập kỷ để phỏng vấn hàng trăm người giúp việc gia đình và người sử dụng lao động, thậm chí bản thân còn làm bảo mẫu và trợ lý đầu bếp để trải nghiệm. Bà đã viết kết quả nghiên cứu trong cuốn sách...

Cô gái 26 tuổi có thu nhập hơn 10 tỷ đồng/năm nhờ tháo dỡ điện thoại cũ
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:18Cô gái người Trung Quốc Lin Xi có khả năng biến một thiết bị điện tử cũ kỹ trở thành một tác phẩm nghệ thuật và kiếm bộn từ công việc độc đáo này. [caption id="attachment_98922" align="aligncenter" width="600"] Cô gái 26 tuổi có thu nhập hơn 10 tỷ đồng/năm nhờ tháo dỡ điện thoại cũ[/caption]...