Flowchart là gì? Quy tắc vẽ flowchart chính xác và hiệu quả

Flowchart là một trong những loại sơ đồ được ứng dụng nhiều nhất trong các doanh nghiệp. Vậy Flowchart đem đến những lợi ích gì cho người sử dụng? Để hiểu rõ Flowchart là gì? Cách vẽ lưu đồ Flowchart chính xác cũng như cách sử dụng lưu đồ hiệu quả, hãy cùng News.timviec theo dõi bài viết sau nhé!

Flowchart là gì?

Flowchart là một dạng biểu đồ thường được dùng để trình bày những bước trong một quy trình nào đó. Việc sử dụng flowchart để hỗ trợ cho việc lập ra những kế hoạch hay các hoạt động đào tạo với những kiến thức khác nhau. Khi bạn muốn đưa ra những quyết định nào đó thì việc sử dụng flowchart trở nên rất hữu ích.

Thông thường khi vẽ flowchart thì người dùng sẽ sử dụng những mũi tên để minh họa cho các bước. Việc dùng mũi tên sẽ dẫn dắt các vấn đề đi theo những quy trình cụ thể, logic.

Biểu đồ flowchart có rất nhiều dạng biến thể khác nhau như: sơ đồ chi tiết, sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ vĩ mô… Đó là hình ảnh thể hiện những quy trình theo tuần tự, là công cụ có thể điều chỉnh cho nhiều mục đích khác nhau. Đây là một công cụ phân tích quy trình chung, một trong bảy công cụ chất lượng cơ bản.

Lợi ích của việc sử dụng flowchart trong công việc

Sử dụng flow chart có rất nhiều tác dụng trong việc hoàn thành kế hoạch và mục đích đặt ra. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng flow chart có thể thấy rõ:

Diễn giải từng quy trình nghiên cứu, hoạt động làm việc theo trình tự rõ ràng
Truyền đạt cho người nghe quá trình thực hiện bằng hình ảnh, dễ liên tưởng
Xâu chuỗi tất cả kiến thức, kĩ năng, nội dung, đơn giản hóa những vấn đề chính cần nêu
Xây dựng kế hoạch có mục tiêu, định hướng rõ ràng
xác định, đưa ra những quyết định mấu chốt nhanh chóng.

Flowchart là gì? Quy tắc vẽ flowchart chính xác và hiệu quả - Ảnh 2 — Lợi ích khi sử dụng flowchart là gì?

Khi nào cần sử dụng flowchart

Những trường hợp bạn nên sử dụng flow chart để đạt được hiệu quả và mục đích mà bản thân muốn hướng đến:

Nghiên cứu quá trình cải tiến của một công trình nào đó
Thuyết trình cho mọi người về quá trình nghiên cứu, quy trình làm việc
Ghi lại quá trình thực hiện một dự án, công trình nào đó
Xây dựng, lập kế hoạch cho những dự án, công trình mới
Báo cáo về kết quả nghiên cứu, giải quyết vấn đề, công việc.

Nếu biết cách sử dụng flow chart thì hiệu quả của nó đem lại sẽ khiến bạn phải ngạc nhiên. Ví dụ khi bạn muốn đào tạo cho các nhân viên mới về công việc, nghiệp vụ thì việc sử dụng flow chart sẽ giúp quá trình đó trở nên hiệu quả hơn. Đặc biệt, khi có những bài thuyết trình hay các buổi báo cáo bạn cũng nên sử dụng flow chart.

Flowchart là gì? Quy tắc vẽ flowchart chính xác và hiệu quả - Ảnh 3 — Nên sử dụng flowchart trong những trường hợp nào?

► Tìm hiểu những kiến thức ngành nghề hữu ích trong công việc hiện nay

Cách vẽ lưu đồ flowchart chính xác và hiệu quả

Để có thể xây dựng một sơ đồ flow chart cơ bản người thực hiện cần chuẩn bị một số dụng cụ sau: Ghi chú hoặc thẻ dính, một mảnh giấy lật hoặc giấy in báo lớn và bút đánh dấu.

Đầu tiên cần xác định được nên sử dụng dạng sơ đồ như thế nào sẵn trong đầu
Thực hiện viết tiêu đề cho hoạt động bạn muốn sơ đồ hóa nó lên giấy
Cùng những người trong team thảo luận và đưa ra những quyết định về những quy trình cần thực hiện. Nhất định phải xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc quá trình này.
PHác thảo ra những hoạt động sẽ thực hiện. Nên viết mỗi vấn đề trên một thẻ hoặc những tờ note.
Khi đã viết ra những kế hoạch, nội dung thực hiện cần sắp xếp lại theo trình tự hợp lí.
Khi đã thống nhất về kế hoạch và hoạt động thì bắt đầu sử dụng những chiếc mũi tên để hiển thị những luồng của quy trình.
Cùng những đồng nghiệp trong team kiểm tra lại lần nữa tất cả những vấn đề đưa lên sơ đồ để có thể kịp thời chỉnh sửa những sai sót đang diễn ra.

Flowchart là gì? Quy tắc vẽ flowchart chính xác và hiệu quả - Ảnh 4 — Quy tắc vẽ flowchart đạt hiệu quả cao

Một số lưu ý khi xây dựng flowchart

Không cần lo lắng về hình thức vẽ sơ đồ có theo chuẩn quy chuẩn hay không. Mục đích chính của việc sử dụng sơ đồ là thể hiện được nội dung cần trình bày.
Nên tập trung vào nội dung, vấn đề nêu ra trong sơ đồ, tóm tắt, đơn giản hóa mọi vấn đề sao cho dễ hiểu, dễ nhớ.
Không nên nhờ người vẽ sơ đồ mà cần chính những người tham gia vào quy trình phải thực hiện vẽ sơ đồ.
Xác định những người chủ chốt tham gia vào quy trình.

Hi vọng bài viết trên đã giúp bạn trả lời cho câu hỏi flow chart là gì và những vấn đề về flow chart cũng như cách sử dụng flowchart trong quá trình làm việc và xây dựng kế hoạch nghiên cứu. Vì vậy, hãy vận dụng nó vào công việc để đạt hiệu quả tốt nhất nhé!

► Khám phá ngay: Những thông tin tìm việc nhanh để nắm bắt cơ hội tốt nhất