Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN]

Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel theo tên, giá trị, hay chuỗi ký tự… là việc mà bạn không thể bỏ qua trong quá trình quản lý dữ liệu. Với những ai chưa có kinh nghiệm thành thạo, hãy cùng tham khảo hướng dẫn chi tiết dưới đây nhé!

Tìm kiếm bằng chức năng Find trong Excel

Để thực hiện thao tác tìm kiếm trong Excel điều đầu tiên bạn cần mở cửa sổ  Find & Replace.

Cách 1: Mở ribbon Home, tìm mục Editing ở cuối thanh ribbon bên phía tay phải.

Sau đó, chọn biểu tượng hình kính lúp Find & Select rồi chọn dòng Find đầu tiên.

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl F.

Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN] - Ảnh 1
Sử dụng tổ hợp phím tìm kiếm hàm trong Excel

Xuất hiện cửa sổ Find and Replace, bạn nhập từ khóa vào Find what sau đó click Find Next để tìm kiếm từ khóa.

Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN] - Ảnh 2
Sử dụng tổ hợp phím tìm kiếm hàm trong Excel

Hoặc chọn Find All thao tác này đưa cho bạn mộ danh sách những vị trí của từ khóa.

Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN] - Ảnh 3
Sử dụng tổ hợp phím tìm kiếm hàm trong Excel

XEM THÊM NGAY: Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản nhất dành cho các newbie

Hàm tìm kiếm có điều kiện trong Excel

Sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

Với những bạn đang sử dụng hàm Vlookup thì việc tra cứu điều kiện là hai cột bằng biện pháp thêm cột phụ. Cột phụ sẽ chứa nội dung ghép cột Họ và Tên. Trong trường hợp này hàm Vlookup 2 điều kiện cho hàm Vlookup 1. Các bước thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1: Tạo cột phụ, sau đó bạn nhập công thức toán tử hoặc sử dụng hàm CONCATENATE nối các chuỗi trong cột với nhau.

(Lưu ý: Cột phụ cần được tạo từ phía bên trái cột điểm tổng kết)

Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN] - Ảnh 4
Tạo cột hàm có điều kiện

Bước 2: Sao chép lại công thức xuống các dòng phía dưới để hoàn thành thông tin cột phụ.

Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN] - Ảnh 5
Tìm kiếm hàm có điều kiện

Bước 3: Nhập công thức hàm Vlookup =VLOOKUP(C15&” “&D15;E6:F12;2;0) với

  • C15&” “&D15 chính là điều kiện dò tìm ghép 2 ô
  • E6:F12 là bảng dò tìm
  • 2 là giá trị trả về trong cột 2
  • 0 là kiểu dò tìm tương đối
Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN] - Ảnh 6
Nhập công thức hàm có điều kiện

XEM THÊM NGAY: [Hướng dẫn] Cách ẩn dòng, cột trong Excel siêu dễ siêu nhanh

Hàm Index và hàm Match để tìm nhiều điều kiện

Không giống như hàm VLOOKUP chỉ có thể quét tìm từ trái qua phải, hàm INDEX có khả năng tìm kiếm rộng hơn và thuận tiện hơn.

Hàm INDEX có hai phương thức:

  • Cách 1: =INDEX(Array, Row_num, [Column_num])
  • Cách 2: =INDEX(Reference, Row_num, [Column_num], [Area_num]) 

Tùy từng hoàn cảnh mà các bạn chọn sử dụng một trong hai phương thức trên. Ví dụ sau đây sẽ hướng dẫn bạn sử dụng cách 1 để lọc giá trị:

Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN] - Ảnh 7
Bảng giá trị ví dụ

Bước 1: Bạn sử dụng hàm MAX để tìm ra lượng tiêu thụ lớn nhất và lượng tồn kho lớn nhất. Trong đó:

  • Lượng tiêu thu lớn nhất: =MAX(B3:B11)
  • Lượng tồn kho lớn nhất: =MAX(C3:C11) 

Bước 2: Sử dụng hàm INDEX để tìm mã hàng tương ứng với mã hàng nào có lượng tiêu thụ lớn nhất và mã hàng nào có lượng tồn kho lớn nhất:

  • Mã hàng có lượng tiêu thụ lớn nhất: =INDEX(A3:A11, MATCH(H2,B3:B11,0))
  • Mã hàng có lượng tồn kho lớn nhất: =INDEX(A3:A11, MATCH(H4,C3:C11,0))

Trong đó:

  • A3:A11 xác định vùng tìm mã hàng
  • MATCH(vị trí giá trị lượng tiêu thụ lớn nhất vừa tìm được, giá trị lượng tiêu thụ lớn nhất tìm thấy trong vùng B3:B11, 0) — tương tự với lượng tồn kho lớn nhất.
Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN] - Ảnh 8
Nhập công thức hàm Index và hàm Match

Hàm tìm kiếm tên trong Excel

Bước 1: Bạn tìm kiếm tên trong Excel, chọn cột tên sau đó nhấn tổ hợp Ctrl + F hoặc Home -> Find & Select -> Find mở cửa sổ tìm kiếm.

Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN] - Ảnh 9
Hàm tìm kiếm tên trong Excel

Bước 2: Cửa sổ  Find and Replace trong thẻ Find bạn nhập tên cần tìm kiếm ở ô Find What. Để tìm kiếm nâng cao bạn nhấn Options và thiết lập lại tùy chỉnh.

Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN] - Ảnh 10
Tìm kiếm tên trong Excel lần lượt

Bước 3: Chọn Find Next tìm kiếm lần lượt hoặc Find All tìm kiếm tất cả.

(Find Next thì Excel sẽ thao tác lần lượt tới tên bạn tìm kiếm Find All hiện một danh sách tên hiển thị bạn bạn chọn tên tìm kiếm thì Excel sẽ hiển thị kết quả.)

Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN] - Ảnh 11
Hàm tìm kiếm tên trong Excel tất cả

Hàm Search trong Excel

Muốn tìm kiếm một vị trí hay cần xác định một thông tin chuỗi văn bản hay ký tự nào đó, ngoài chức năng Find bạn có thể sử dụng hàm Search. Công thức hàm Search như sau:

=SEARCH (find text, within text, start num)

Trong đó:

  • SEARCH: Tên hàm tìm kiếm
  • Find text: Ký tự, văn bản bạn muốn tìm kiếm
  • Within text: Văn bản, chuỗi ký tự cần tìm kiếm
  • Start num: Vị trí bắt đầu tìm kiếm
Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN] - Ảnh 12
Hàm Search trong Excel

Với những chia sẻ trên đây đã một phần giúp các bạn nắm rõ hơn về cách sử dụng hàm tìm kiếm trong Excel đơn giản và hiệu quả. Đây là những kỹ năng văn phòng cơ bản trong quá trình làm việc. Đặc biệt, với lĩnh vực kế toán thường xuyên làm việc với Excel và thống kê số liệu nên nắm kỹ kỹ năng này. Đừng quên cập nhật thêm kỹ năng cơ bản nhé!

►► XEM THÊM NGAY: Tìm việc làm, thông tin việc làm, mẫu CV hoàn toàn miễn phí