Cách giảm dung lượng file Excel với 4 mẹo siêu nhanh gọn

21/04/2020 09:27 AM    |    Tìm việc   >  Kỹ Năng Văn Phòng

Giảm dung lượng file Excel không phải là nhiệm vụ khó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn không chỉ 1 mà tới 4 cách thực hiện. Đọc ngay nhé!

Các file Excel thường trở nên khá nặng và chậm mỗi khi bạn thêm dữ liệu hoặc chỉnh sửa. Việc file Excel có dung lượng quá lớn sẽ ảnh hưởng đến việc mở đọc, chỉnh sửa hay gửi cho người khác, đặc biệt là qua mạng Internet. Vậy có những cách giảm dung lượng file Excel mà không làm mất đi dữ liệu quan trọng?

Loại bỏ dữ liệu/trang tính không cần thiết

Đây là cách giảm dung lượng file Excel đơn giản và dễ thực hiện nhất. Nếu file Excel của bạn có vài trang tính không cần thiết (trang nháp, dữ liệu không liên quan, trang tính không nối với hyperlink hay hàm nào trong file), bạn có thể xóa các trang tính đó đi để giảm lượng dữ liệu có trong file Excel của mình.

Ngay cả các trang tính trống trong Excel cũng chiếm một lượng dung lượng nhất định, vậy nên nếu bạn muốn giảm dung lượng cho file Excel, bạn nên xóa các trang tính cùng dữ liệu không cần thiết, hoặc sao chép phần dữ liệu bạn muốn chỉnh sửa hoặc gửi cho một ai đó sang một file Excel mới.

Chuyển đổi file Excel sang định dạng nhị phân (XLSB)

Đây là một mẹo khá hay để có thể giảm dung lượng file Excel mà không phải chỉnh sửa đến nội dung của file. Các bước để chuyển file hoặc lưu file Excel dưới định dạng XLSB gồm:

  • Bước 1: Mở file Excel bạn muốn chuyển đổi. Mở tab File, chọn Save As.
  • Bước 2: Khi giao diện Save As được mở, chọn Browse để mở hộp thoại Save As.
  • Bước 3: Trong hộp thoại Save As, ở mục Save as type (dưới File name), bạn chọn định dạng Excel Binary Workbook (.xlsb).
Cách giảm dung lượng file Excel với 4 mẹo siêu nhanh gọn - Ảnh 2

Giảm dung lượng file Excel bằng cách chuyển file thành XLSB

Loại bỏ hàm/công thức dư thừa để giảm dung lượng file Excel

Khi file Excel của bạn có quá nhiều công thức hoặc hàm được áp dụng, file sẽ có dung lượng khá lớn và mất nhiều thời gian xử lý. Nếu bạn đã sử dụng hàm để tính toán xong và muốn biến kết quả của hàm thành văn bản giá trị đơn thuần, bạn có thể làm theo các bước sau:

  • Bước 1: Chọn toàn bộ trang tính hoặc miền dữ liệu bạn muốn bỏ công thức.
  • Bước 2: Nhấn phím F5.
  • Bước 3: Khi hộp thoại Go To được mở, bạn chọn Special (bên trái OK).
  • Bước 4: Trong hộp thoại Go To Special, tích vào ô Formulas. Nhấn OK để hoàn thành. Sau khi nhấn OK, tất cả các ô có chứa hàm hoặc công thức sẽ được bôi đen. Bạn tiếp tục thực hiện theo các bước sau:
  • Bước 5: Sao chép tất cả các ô được chọn bằng tổ hợp phím Ctrl + C.
  • Bước 6: Mở tab Home, trong nhóm công cụ Clipboard, nhấn vào Paste.
  • Bước 7: Chọn Paste Value.

Tất cả các ô chứa công thức giờ sẽ chỉ chứa giá trị số, các công thức đã được loại bỏ, đồng thời làm giảm dung lượng file Excel của bạn.

➤ Bạn nên tham khảo thêm các kỹ năng văn phòng phù hợp với công việc của mình

Giảm dung lượng file Excel bằng cách nén ảnh có trong file

Nếu file của bạn có chèn nhiều ảnh, bạn cần phải tối ưu hóa các ảnh đó để đảm bảo dung lượng của file không quá lớn.

Một vấn đề khi nén ảnh, cho dù là trước hay sau khi chèn vào file là ảnh sau khi nén sẽ mất đi một phần chất lượng. Vậy nên việc có nén ảnh hay không tùy thuộc vào lựa chọn của bạn.

Đối với nén ảnh trước khi chèn vào file, bạn có thể sử dụng các ứng dụng nén ảnh trực tuyến rất phổ biến trên Internet hoặc dùng các phần mềm chỉnh sửa ảnh chuyên biệt như Photoshop.

Nếu bạn muốn nén một ảnh đã được chèn vào file, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Chọn ảnh trong file mà bạn muốn nén.
  • Bước 2: Mở tab Picture Tools Format. Nếu bạn không thấy tab này có nghĩa là bạn chưa chọn ảnh.
  • Bước 3: Trong nhóm công cụ Adjust, bạn chọn Compress Picture.
Cách giảm dung lượng file Excel với 4 mẹo siêu nhanh gọn - Ảnh 3

Compress Picture

  • Bước 4: Trong hộp thoại Compress Picture, bạn tích vào Apply only to this picture nếu bạn chỉ muốn nén một ảnh vừa chọn hoặc để trống nếu bạn muốn áp dụng nén cho toàn bộ ảnh trong file.
  • Bước 5: Ở mục resolution, bạn chọn E-mail (96 ppi) để có mức độ nén cao nhất.
  • Bước 6: Nhấn OK để hoàn thành việc nén ảnh. Sau đó lưu lại file.

Trên đây là 4 cách giảm dung lượng file Excel mà News.timviec muốn dành riêng cho bạn, hãy làm thử ngay và chờ xem kết quả nhé!

►► Đọc thêm: Cách chèn ảnh vào MS Excel cực dễ, nhanh gọn, lưu ngay để áp dụng!

TimViec.com.vn - Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Bài viết liên quan

Lập trình VBA Excel là gì và ứng dụng của VBA trong Excel

Lập trình VBA Excel là gì và ứng dụng của VBA trong Excel

VBA Excel hiểu đơn giản là một ứng dụng ngôn ngữ lập trình áp dụng cho Microsoft Excel. Những thông...

Kỹ năng đàm phán là gì? Bí quyết để đàm phán thành công

Kỹ năng đàm phán là gì? Bí quyết để đàm phán thành công

Kỹ năng đàm phán, thương lượng là một kỹ năng cực kỳ quan trọng với mỗi chúng ta dù là...

Kỹ năng giao tiếp là gì? Yếu tố nào ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp?

Kỹ năng giao tiếp là gì? Yếu tố nào ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp?

Kỹ năng giao tiếp đơn giản là tập hợp các quy tắc ứng xử giữa người với người. Cùng chúng...

Bài đọc nhiều

B&B là gì? Hãy cùng tìm hiểu về những tiện ích B&B thu hút nhất hiện nay

B&B là gì? Hãy cùng tìm hiểu về những tiện ích B&B thu hút nhất…

B&B là gì? B&B là tên viết tắt của cụm từ Bed and Breakfast! Vậy B&B có chức năng và…

Cách khôi phục ảnh đã xóa trên Android đơn giản dễ thực hiện

Cách khôi phục ảnh đã xóa trên Android đơn giản dễ thực hiện

Cách khôi phục ảnh đã xóa trên Android đơn giản, bạn có thể thực hiện ngay tại nhà mà không…

Bài mới nhất

Thuế thu nhập cá nhân của bạn thay đổi như thế nào từ hôm nay?

Thuế thu nhập cá nhân của bạn thay đổi như thế nào từ hôm nay?

Mức giảm trừ gia cảnh được nâng từ 9 triệu lên 11 triệu đồng một tháng cho bản thân và…

Foxconn đề xuất chi 7.400 tỷ để xây nhà ở cho công nhân

Foxconn đề xuất chi 7.400 tỷ để xây nhà ở cho công nhân

Thời gian gần đây, Foxconn Việt Nam đề xuất xây dựng 3 dự án nhà ở xã hội tại các…

Theo dõi chúng tôi

Chúng tôi thích chia sẻ những ưu đãi mới và các chương trình

Đăng ký nhận tin

Nhận bài viết qua email cùng HR Insider - Timviec.