Agenda là gì? Làm sao để có một agenda chuyên nghiệp và hiệu quả?

Thường thấy khi chúng ta đọc báo, hay xem chương trình truyền hình hoặc đơn giản là trong những công việc cũng thường xuyên thấy mọi người nhắc đến thuật ngữ agenda. Vậy agenda là gì?

Agenda là gì?

Agenda khi sử dụng từ điển Anh – Việt, thì nó được hiểu là việc phải làm, là chương trình nghị sự, nhật ký công tác, cũng như kế hoạch làm việc và các chương trình làm việc của các doanh nghiệp.

Dễ hiểu hơn thì các bạn có thể hiểu Agenda (chương trình nghị sự) là một thuật ngữ thường được sử dụng phổ biến chính là lĩnh vực kinh tế, cụ thể là những vấn đề phát sinh cần phải giải quyết ngay trong cuộc họp hoặc hội nghị.

Dưới đây là ví dụ khi bạn sử dụng thuật ngữ agenda đi kèm với các từ khác, giúp các bạn có thể hiểu rõ hơn:

• Environmental agenda: chương trình nghị sự môi trường
• Event agenda: chương trình sự kiện
• My agenda: nhật ký công tác cá nhân
• Feminist agenda: chương trình nghị sự nữ quyền
• Political agenda: chương trình nghị sự chính trị
• Domestic agenda: chương trình nghị sự trong nước

Và vô kể những cụm từ khác khi đi kèm agenda thì sễ có ý nghĩa khác nhau. Tuy nhiên chúng ta sẽ đi tùy từng hoàn cảnh cụ thể để dùng từ phù hợp nhất.

Xem thêm: Schedule là gì? Các bước lên kế hoạch hoàn hảo cho nhà quản trị

Sự khác nhau giữa agenda và một số thuật ngữ khác là gì  ?

Agenda nghĩa là Kế hoạch làm việc/Chương trình làm việc tại một buổi họp. Ví dụ: What the first item on the agenda? (Vấn đề đầu tiên trong chương trình nghị sự là gì?). Có khá nhiều từ đồng nghĩa với Agenda. Một số từ đồng nghĩa có thể dẫn tới nhầm lẫn, tham khảo cách phân biệt dưới đây để sử dụng cho đúng ngữ cảnh bạn nhé:

• Timetable: không có sự khác biệt với thuật ngữ agenda. Nhưng người ta thường sử dụng từ này để chỉ khoảng thời gian trên đó.
• Schedule: có nghĩa là lịch trình, được dùng để chỉ về kế hoạch của cá nhân hay tổ chức nào đó. Tuy nhiên agenda lại được sử dụng trong phạm vi rộng hơn. Thậm chí có thể bao gồm việc mô tả kế hoạch chi tiết nào đó.
• Diary: là danh từ mang nghĩa là Quyển sổ nhật ký ghi chép/Quyển số trong đó có ngày – tháng – năm và khoảng trống để ghi chép. Từ đồng nghĩa của Diary là Agenda, daily record, daybook, log, journal, notebook, register, year planner

Bên cạnh đó còn có một số từ đồng nghĩa với agenda có thể kể đến như: plan (kế hoạch), outline (đề cương), program (chương trình), schema (lược đồ), calendar (lịch), memo (ghi chú), itinerary (hành trình)…. Tùy vào các trường hợp, ngữ cảnh mà sẽ có cách sử dụng hợp lý.

Cách tạo một Agenda chuyên nghiệp là gì? 

Trước khi tổ chức một chương trình, sự kiện hay cuộc họp, bạn cần phải có sự chuẩn bị agenda một cách cẩn thận để đảm bảo mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ. Một số việc cần làm để sự chuẩn bị chỉn chu nhất có thể được đề cập dưới đây:

Bước 1: Đặt tiêu đề cho Agenda

Tiêu đề của bản Agenda là gì?, đây có thể nói là một phần quan trọng. Nhưng không vì thế bạn nặng nề đặt tên sao cho hoa mỹ. Thực chất, Agenda chương trình  chỉ cần được sáng tạo ngắn gọn, súc tích.

Ví dụ, bạn có thể đặt: “Meeting Agenda” hay “Eviroment Agenda”,…. Hoặc bạn dùng cách mô tả khái quát về nội dung  biên bản cuộc họp để đặt tiêu đề. Cụ thể như: “2019 Community support group summit Agenda”.

Lưu ý khi viết phần này, quý độc giả nên tạo tiêu đề với một font chữ dễ đọc, rõ ràng. Đồng thời, kích thước sẽ lớn hơn một chút so với những nội dung còn lại trong văn bản.

Bước 2: Nghiên cứu thông tin trước khi viết

Để kịch bản chương trình thực sự ý nghĩa, chỉn chu, có nội dung phù hợp ngữ cảnh thì nhất định không thể thiếu bước nghiên cứu thông tin. Càng nắm rõ thông tin về sự kiện, kịch bản sẽ càng truyền đạt đúng ý nghĩa, mục đích của chương trình. Điều này giúp chương trình diễn ra thành công, tốt đẹp.

Để xác định được nội dung trong kịch bản sẽ có gì, bạn cần trả lời được các câu hỏi sau:

• What: Thông điệp của sự kiện là gì?
• Who: Đối tượng mục tiêu của sự kiện là ai?
• Where: Sự kiện diễn ra ở đâu?
• When: Sự kiện diễn ra khi nào?
• Why: Vì sao sự kiện được tổ chức?
• How: Sự kiện được tổ chức như nào?

Hãy xác định rõ cho những việc làm cần thiết trước khi chương trình diễn ra, nó thể hiện một thái độ nghiêm túc cũng như sự chuyên nghiệp của agenda.

• Thời gian diễn ra – Ngày và giờ: Bạn có thể gộp chúng cùng một ô hoặc chia ra thành hai phần thông tin phân biệt. Tùy vào phong cách trình bày bố cục của từng người, vấn đề này hoàn toàn linh động được.

• Địa điểm diễn ra cuộc họp: Người tạo Agenda điền đầy đủ, chính xác nơi sẽ diễn ra. Tuy nhiên, bạn không nên viết chung chung như địa chỉ trụ sở, head office hay văn phòng của doanh nghiệp. Thay vào đó là số phòng họp, nơi diễn ra cuộc thảo luận đó.

• Thành phần tham dự: Để thuận lợi phân biệt những người bạn chưa biết, tốt nhất nên ghi cả tên kèm với chức danh của họ..

• Cá nhân đặc biệt: Đối tượng này là người diễn thuyết, nhà lãnh đạo, đối tác cao cấp,…

Bước 3: Lựa chọn kịch bản theo mục đích sử dụng

Dựa vào mục đích mà ta sẽ lựa chọn kịch bản agenda chủ yếu như sau:

Theo chương trình

Mỗi loại hình chương trình sẽ có tính chất và mục đích khác nhau. Ví dụ chương trình họp báo ra mắt sản phẩm sẽ khác với lễ ra quân khởi động chiến dịch kinh doanh. Sự kiên khai trương với hội nghị tri ân khách hàng cũng không giống nhau. Kể cả sự kiện kỷ niệm 5 năm, 10 năm, 20 năm cũng sẽ khác nhau.

Theo mục đích sử dụng

Bên cạnh phân loại theo loại hình chương trình, mục đích sử dụng cũng dùng để phân loại agenda cụ thể như sau:

• Kịch bản chương trình sự kiện tổng quát: Đây là mẫu kịch bản có đầy đủ thông tin tổng quát của một chương trình sự kiện như nội dung chính, timeline, người trụ trách. Người tổ chức sự kiện sử dụng kịch bản này để điều phối, giám sát và quản lý các chương trình trong sự kiện.
• Kịch bản âm thanh, ánh sáng: Mẫu kịch bản này dùng cho đội ngũ kỹ thuật viên sau cánh gà. Mục đích giúp kỹ thuật viên nắm bắt quy trình diễn ra sự kiện, điểu khiển ánh sáng, âm thanh phù hợp trong quá trình sự kiện diễn ra.
• Kịch bản cho MC: Kịch bản này dành cho MC – người dẫn chương trình. Kịch bản này cần có văn phong mượt mà, câu từ trau chuốt, lịch sự, trang trọng.

Khi đã lựa chọn được kịch bản phù hợp thì bạn cần dành ra từ 1 đến 4 câu để đề cập đến mục đích một cách ngắn gọn. Đồng thời bạn có thể biến tấu với định dạng chữ in đậm hoặc gạch chân. Nó sẽ làm cho bất kỳ ai khi vừa nhìn vào cũng thấy rõ được mục tiêu hay mục đích. Một lưu ý trong phần này là tuyệt đối không viết lan man, bạn cần phải đi thẳng vào trọng tâm vấn đề.

Bước 4: Viết lịch trình cuộc họp

Bản chất của mỗi cuộc họp thường diễn ra trong thời gian dài vì có nhiều vấn đề cần phải thảo luận. Chính vì vậy, vai trò của Agenda vô cùng quan trọng giúp tránh những sai sót.

Cũng như những phần trên, bạn nên cách một dòng trước khi viết nội dung này. Thêm nữa, từng đoạn nên được viết trên một dòng riêng.

Tham khảo: Gợi ý các mẫu giấy mời họp và cách viết đạt tiêu chuẩn quy định

Bước 5: Dành thời gian cho phần hỏi và giải đáp vướng mắc

Đối với phần hỏi đáp, có lẽ các bạn nên linh động dựa theo tình hình hoặc khoảng thời gian còn lại. Trường hợp còn nhiều đoạn trống hãy để mọi người đặt câu hỏi liên quan đến chủ đề thảo luận. Mục đích nhằm giải đáp hết những vướng mắc của cuộc họp.

Ngược lại, nếu không còn nhiều thời gian, bạn có thể hạn chế lại số lượng câu hỏi. Tuy nhiên, không vì vậy cách xử lý luôn cứng nhắc, tốt nhất nên xem xét mức độ quan trọng của từng cuộc họp.

Bước 6: Rà soát lỗi trước khi phân phát Agenda

Cho dù bạn đã thạo việc tạo lập Agenda là gì nhiều năm, cũng nên dành thời gian kiểm tra lại nó. Mục đích để rà soát một lượt những nội dung được trình bày còn mắc lỗi nào không.

Điều này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, còn thể hiện được sự tôn trọng đối với người đọc. Và đặc biệt, trong cuộc họp sự sai sót không được diễn ra.

Xem thêm: Business model là gì? Tìm hiểu chi tiết về mô hình kinh doanh

Một agenda đạt chuẩn thì cần những gì?

Một vấn bản agenda đẹp mắt sẽ tạo thiện cảm với người đọc. Họ sẽ cảm nhận và đánh giá tính chuyên nghiệp, sự trau chuốt, tỉ mỉ của bạn trong khâu chuẩn bị. Thêm vào đó, người đọc cũng sẽ dễ dàng tiếp thu những thông tin quan trọng nhằm có sự thu xếp, chuẩn bị tốt cho cuộc họp.

Dưới đây là một số tiêu chí để đánh giá một văn bản agenda là gì  chuẩn và đẹp:

Tiêu đề ấn tượng

Tiêu đề thường sẽ được đặt trên cùng, ngắn gọn, súc tích và bao quát. Chẳng hạn như meeting agenda, hidden agenda, HR’ meeting agenda,…hay bạn cũng có thể mô tả chi tiết hơn về nội dung và mục đích cuộc họp.

Về cách thức trình bày bạn nên lựa chọn font chữ dễ học, đẹp mắt và size chữ lớn hơn các đề mục còn lại để người đọc dễ phân biệt. Một lời khuyên hữu ích dành cho bạn là nên phối hợp hài hòa giữa màu chữ, font chữ và logo công ty. Tránh làm rối mắt và gây khó chịu cho người xem.

Bên cạnh đó cách in đậm, tô màu các ô trong bảng cũng cần tuân thủ quy tắc nhất định để mẫu agenda trông chuyên nghiệp, dễ đọc và thu hút hơn.

Thông tin chi tiết, rõ ràng

Phần thông tin này được trình bày ngay dưới tiêu đề của chương trình nghị sự. Nêu rõ ngày, tháng, năm và thời gian cuộc họp sẽ diễn ra. Địa điểm cũng cần cụ thể, không nên để tên công ty chung chung nào đó . Chẳng hạn như phải là: phòng số 3, lầu 7, tòa nhà A,….

Nội dung chương trình cụ thể

Những nội dung sẽ được chia một cách cụ thể và sắp xếp theo trình tự thời gian diễn ra. Những đề mục quan trọng sẽ được sắp xếp ở những vị trí ưu tiên, nhằm đảm bảo những đề mục cần giải quyết sẽ được thông qua trong cuộc họp. Vì thông thường một cuộc họp sẽ khá dài, mọi người sẽ không còn giữ được sự tập trung như ban đầu.

Bạn cũng có thể thêm một cột điền tên ai sẽ là người phụ trách công việc nào. Điều này cũng giúp gia tăng trách nhiệm của mỗi người với phần công việc được giao, đảm bảo chương trình diễn ra thành công tốt đẹp.

Lưu ý ước tính thời gian thực tế cho mỗi đề mục. Ví như thời gian giới thiệu, trình bày vấn đề, giải đáp thắc mắc…Nhằm giúp người chủ trì buổi họp và cả những người tham gia có thể phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi chủ đề được thảo luận trong cuộc họp.

5 lưu ý để thực hiện một Agenda hiệu quả là gì? 

• Kết cấu kịch bản cần đủ 3 phần: Mở đầu, nội dung chính và kết thúc
• Kịch bản chứa đầy đủ nội dung chương trình, làm nổi bật thông điệp, ý tưởng, chủ đề mà chương trình muốn truyền tải
• Tính toán thời lượng chương trình phù hợp: Sự kiện không nên diễn ra quá lâu vì sẽ khiến khách mời cảm thấy nhàm chán, mệt mỏi. Tuy nhiên, sự kiện cũng không thể quá ngắn vì sẽ không truyền tải đủ thông điệp bạn mong muốn.
• Kịch bản cần có tính logic: Nội dung kịch bản phải được sắp xếp với trình tự hợp lý, cuốn hút, tạo được sự liền mạch.
• Sự kiện cần có một điểm nhấn: Sự kiện có chi tiết điểm nhấn sẽ khiến khách mời cảm thấy ấn tượng hơn.

Hi vọng bài viết trên sẽ giúp bạn nắm rõ khái niệm bản chất agenda là gì? để có thể áp dụng nó vào công việc và cuộc sống của mình.