Lễ tân văn phòng là gì? Có nên theo đuổi công việc này?

Trong một doanh nghiệp, lễ tân văn phòng được đánh giá là “bộ mặt” của công ty. Thường xuyên tiếp đón các khách hàng của công ty, nên rất cần sự linh hoạt và khéo léo để tạo ấn tượng tốt. Cùng tìm hiểu rõ hơn về lễ tân văn phòng là gì? Những nhiệm vụ công việc phải làm? Ở bài viết sau nhé!

Lễ tân văn phòng là gì?

Lễ tân văn phòng có nhiệm vụ như một tuyến liên lạc của công ty,  đảm nhiệm vai trò tiếp đón khách hàng, trả lời điện thoại, cung cấp thông tin cho đối tác, phục vụ công việc của các phong ban trong công ty,….Đây là vị trí không thể thiếu trong bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.

Lễ tân văn phòng thường sẽ đứng làm việc tại quầy lễ tân hoặc sảnh chờ, tác phong làm việc chuyên nghiệp qua đó  tạo ra ấn tượng tốt ban đầu cho công ty, xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng.

Xem thêm: Từ A-Z cách viết CV xin việc lễ tân văn phòng, vừa gửi được đi làm ngay

Mô tả công việc lễ tân văn phòng 

Dưới đây là những nhiệm vụ cơ bản mà lễ tân văn phòng đảm nhiệm:

Xem thêm: [Khám phá] vai trò và công việc của các bộ phận trong khách sạn

• Tiếp nhận, phân loại thư của công ty
• Trực tổng đài và tiếp nhận trả lời điện thoại, sau đó  kết nối tới các phòng ban có liên quan
• Tiếp đón khách hàng, đối tác đến công ty
• Đưa khách tham quan văn phòng làm việc ở công ty
• Quản lý và cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho các phòng ban trong công ty, đề xuất mua nếu có yêu cầu
• Có nhiệm vụ dọn dẹp, làm sạch quầy lễ tân
• Kiểm soát và theo dõi an ninh tại văn phòng
• Chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ theo yêu cầu của cấp trên
• Lên lịch họp cho công ty
• Nhận và gửi thông tin tài liệu qua máy fax, máy tính hoặc thư
• Thực hiện các tác vụ hỗ trợ như: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện, giữ lịch cuộc hẹn,….
• Cập nhật các chi phí phát sinh ở văn phòng
• Tiếp nhận và xử lý các phản hồi, khiếu nại của khách hàng
• Tiếp nhận, truyền đạt thông tin đến ban lãnh đạo của công ty.

Mức lương của lễ tân văn phòng bao nhiêu?

Vị trí công việc này, thường được nhiều người đánh giá là không có triển vọng và cơ hội thăng tiến không có trong tương lai. Tuy nhiên, điều đó hoàn toàn sai lầm, khi lễ tân văn phòng có lộ trình thăng tiến rất rõ ràng với mức thu nhập tương đương, cụ thể:

Cấp bậc nhân viên

Phù hợp với các đối tượng mới vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm. Công việc chính là: Giao nhận thư, đón tiếp các khách hàng,….Với mức thu nhập trung bình khoảng từ 4,5 – 7 triệu đồng/tháng. Ngoài ra, còn được hưởng các khoản trợ cấp, lương thưởng theo quy định của từng công ty.

Cấp bậc thư ký

Cấp bậc này sẽ cao hơn nhân viên, thường sẽ có:

Thư ký tổng quát: Có trách nhiệm quản lý các giấy tờ, hồ sơ,…của công ty

Thư ký riêng: Có trách nhiệm lên lịch làm việc và soạn thảo các văn bản theo yêu cầu,…..

=> Mức thu nhập vị trí này mang lại sẽ dao động từ 8 – 9 triệu đồng/tháng 

Cấp bậc quản trị

Nếu bạn có đủ khả năng và trình độ tốt thì hoàn toàn có thể thăng tiến trở thành nhân viên hành chính văn phòng hoặc trưởng phòng/giám đốc hành chính:

Trưởng phòng/giám đốc hành chính: Có kinh nghiệm chuyên môn từ 4 năm trở lên, là người hội tụ đầy đủ các phẩm chất của nhà quản trị, năng lực làm việc tại lễ tân – văn thư tốt sẽ hưởng mức thu nhập trung bình khoảng từ 15 – 17 triệu đồng/tháng. 

Nhân viên hành chính văn phòng: Có kinh nghiệm chuyên môn từ 2 năm trong nghề lễ tân – văn thư. Có kiếm thức, am hiểu sâu rộng trong lĩnh vực sẽ nhận được mức thu nhập dao động từ 9 – 10 triệu đồng/tháng 

Kỹ năng cần có của lễ tân văn phòng

Để có thể thành công tại vị trí công việc này, dưới đây là một số kỹ năng không thể thiếu:

Xem thêm: Những mẹo phỏng vấn xin việc thành công nghề lễ tân bằng tiếng Anh

Kỹ năng tin học văn phòng

Thường xuyên phải làm việc qua máy tính để chuẩn bị tài liệu và xử lý giấy tờ, kỹ năng tin học tính là yếu tố cần phải trang bị. Thành thạo Word, Excel, Powerpoint, Google Docs là lợi thế rất lớn để ứng tuyển thành công, ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Kỹ năng giao tiếp

Trực tiếp đón tiếp các khách hàng, đối tác và truyền tải các thông tin của công ty đến khách hàng. Kỹ năng giao tiếp sẽ giúp cho lễ tân văn phòng có thể dễ dàng truyền đạt thông tin một cách logic, chính xác và dễ hiểu nhất.

Đặc biệt trong quá trình giao tiếp, có khả năng kiểm soát cảm xúc, không bị chi phối, thể hiện sự chuyên nghiệp khi làm việc và tạo dựng hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng.

Kỹ năng ngoại ngữ 

Đặc thù của công việc không chỉ tiếp xúc với khách hàng trong nước mà đối với các khách hàng nước ngoài, lễ tân cũng cần đón tiếp. Vì vậy, trình độ ngoại ngữ tốt là yêu cầu tiên quyết không thể thiếu ở vị trí này.

Bạn có thể giỏi các tiếng như Trung, Hàn, Nhật và đặc biệt là Tiếng Anh tùy vào từng đơn vị hợp tác. Nhiều doanh nghiệp lớn còn yêu cầu ứng viên phải thành thạo từ 2 ngoại ngữ trở lên. Nên trình độ ngoại ngữ thực sự rất cần được trau dồi nếu bạn mong muốn theo đuổi vị trí này.

Có nên làm lễ tân văn phòng? 

Đây là câu hỏi mà không ít người đã đặt ra, khi đứng giữa vô vàn những lời nhận định về lễ tân là một nghề không có tương lai, ít có cơ hội phát triển, dưới đây là một số góc nhìn mới mẻ bạn có thể tham khảo:

• Khi làm tại vị trí này bạn sẽ có cơ hội được tiếp xúc với nhiều khách hàng, đối tác cấp cao, hay đơn giản là việc bạn gặp gỡ và trò chuyện với nhiều người tại sảnh => Điều này sẽ giúp bạn không chỉ cải thiện khả năng xử lý tình huống, kỹ năng giao tiếp mà còn có cơ hội mở rộng networking của mình.
• Với trách nhiệm công việc khác nhau, sẽ là cơ hội tốt để nhân viên lễ tân có thể rèn luyện khả năng tổ chức, xử lý công việc, rèn luyện được nhiều kỹ năng mà không phải ngành nghề nào cũng làm được.
• Trên thực tế, đây là công việc khá bao quát, nên khi được đào tạo và làm việc bạn sẽ có một vốn kinh nghiệm rất phong phú và đa dạng. Nếu năng làm việc tốt, công ty hoàn toàn có thể chuyển bạn lên làm nhân viên chăm sóc khách hàng hoặc quản lý,….

=> Với những góc nhìn trên đây, thì việc trở thành một nhân viên lễ tân văn phòng là hoàn toàn có thể. Tùy thuộc vào định hướng và mong muốn nghề nghiệp trong tương lai, bạn cần xác định mình muốn phát triển như thế nào? để đưa ra được những quyết định đúng đắn cho mình.

Trên đây là tất tần tật những giải đáp xoay quanh câu hỏi: Lễ tân văn phòng là gì? Mức lương của lễ tân văn phòng bao nhiêu? Đây là ngành nghề hứa hẹn sẽ mang đến cho bạn nhiều trải nghiệm, kinh nghiệm mới mẻ. Chính vì vậy, News.timviec mong rằng nếu bạn thực sự yêu thích, hãy dành thời gian xem xét để đưa ra quyết định tốt nhất. Chúc bạn thành công!