Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Khám phá chi tiết nhất về Document staff

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?Công việc chính của Document staff ra sao? Bài viết dưới đây của News.timviec.com.vn sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc trên.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu hay có tên gọi tiếng Anh là Document staff. Trong lĩnh vực logistics thì nghề làm chứng từ xuất nhập khẩu khá phổ biến và giữ vai trò quan trọng. Họ sẽ làm việc với các loại văn bản, chứng từ có liên quan đến xuất – nhập hàng hóa cho các doanh nghiệp chuyên về xuất nhập khẩu.

Ở một số công ty, vị trí này cũng có thể có tên gọi khác là nhân viên mua hàng.

Một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực như:

• Chứng từ hàng biển xuất/nhập
• Chứng từ khai báo về các thủ tục hải quan
• Chứng từ hàng hóa đường hàng không xuất/nhập
• Chứng từ về thanh toán quốc tế
• Chứng từ về cước – logistics

Xem thêm >> Nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải làm những công việc gì?

 Đối với hàng hóa nhập khẩu

• Làm việc với đối tác nước ngoài và khách hàng một cách chặt chẽ. Nắm rõ tiến trình đóng hàng và vận chuyển hàng hóa. Đảm bảo các thông tin chứng từ không có bất kỳ sai sót nào.
• Khai E-manifest: Khi tàu gần cập cảng, bạn sẽ phải đi khai báo manifest với hải quan các thông tin như loại hàng, số lượng… Thông tin này phải khớp với thông tin trong giấy tờ liên quan đến lô hàng.
• Khi hàng đến sân bay hoặc cảng, cần phát hành thông báo hàng đến, lệnh giao hàng và các giấy tờ ủy quyền để thuận tiện cho việc khách hàng lấy hàng hóa.
• Kiểm tra và theo dõi quá trình thanh toán với đầu nước ngoài cho đến khi hoàn tất giao dịch.

Hàng hóa xuất khẩu

• Làm việc với đơn vị vận chuyển ( hãng tàu hoặc hàng không) để booking cho lô hàng
• Theo dõi quá trình vận chuyển, liên hệ với các bộ phận liên quan trong quá trình làm thủ tục hải quan và bốc dỡ hàng hóa để tránh các phát sinh không mong muốn.
• Làm vận đơn cho lô hàng. Đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác
• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa

Một số công việc khác

Ngoài công việc chính liên quan đến logistic hàng hóa xuất nhập khẩu thì nhân viên chứng từ sẽ phải đảm nhiệm thêm một số công việc khác sau đây:

• Tìm kiếm và mở rộng quan hệ với các đối tác ở nước ngoài để có được mức giá ưu đãi nhất.
• Soạn thảo hợp đồng, hóa đơn thương mại, đơn đặt hàng, bảng kê hàng hóa…
• Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ liên quan đến hàng hóa như nguồn gốc xuất xứ lô hàng, lấy mẫu kiểm định với một số hàng hóa đặc biệt
• Giám sát một số chi phí lưu kho, phí vệ sinh, vận chuyển…
• Chuẩn bị chứng từ theo nhiều hình thức như thư tín dụng, chuyển tiền bằng điện, trao đổi chứng từ cho các hợp đồng thanh toán quốc tế.
• Sắp xếp và lưu trữ các sổ sách, giấy tờ, hồ sơ liên quan đến xuất nhập khẩu.

Xem thêm >> Kinh doanh xuất nhập khẩu là gì? Tìm hiểu về kinh doanh xuất nhập khẩu

Yêu cầu kỹ năng của nhân viên chúng từ xuất nhập khẩu

Về kiến thức

Nắm vững các kiến thức chuyên môn liên quan đến nghề như kiến thức về ngoại thương, logistic, kinh tế và pháp luật…

Về kỹ năng

• Kỹ năng tin học văn phòng, soạn thảo chứng từ
• Kỹ năng đàm phán- thuyết phục khách hàng và đối tác
• Kỹ năng phân tích vấn đề và quản trị hệ thống: giúp quản lý thời gian và công việc một cách khoa học, có hệ thống
• Kỹ năng giao tiếp: Bạn sẽ phải giao tiếp thường xuyên với khác hàng, đối tác nước ngoài, hải quan…
• Giao tiếp tiếng Anh cơ bản, đọc và hiểu một số giấy tờ bằng tiếng Anh cố định.
• Thái độ làm việc cẩn thận, tỉ mỉ tránh sai sót.

Cơ hội nghề nghiệp và mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Nghề làm chứng từ xuất nhập khẩu thiên về tính ổn định hơn là cơ hội thăng tiến. Bởi một công ty chỉ cần 1-2 đảm nhiệm vị trí này và cũng không cần tách riêng ra thành một bộ phận riêng biệt.

Nhưng bạn cũng đừng quá lo lắng nếu muốn theo đuổi ngành nghề này. Bởi khi đã có kinh nghiệm, bạn có thể đảm nhiệm các vị trí khác chuyên môn hơn như nhân viên quan hệ quốc tế, nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu…

Đối với một nhân viên mới ra trường, còn chưa có nhiều kinh nghiệm, mức lương của một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu dao động khoảng 5-8 triệu đồng. 

Làm việc ở vị trí đã có kinh nghiệm, mức thu nhập tăng lên từ 8-15 triệu đồng. Với vị trí quản lý hoặc giám đốc, thu nhập lên đến 20 triệu đồng.

Tham khảo thêm >> [Hé lộ] Mức lương ngành Logistics và cơ hội việc làm hiện nay

Như vậy thông qua bài viết bạn đã hiểu rõ hơn về nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Các công việc liên quan. Nếu bạn muốn tìm kiếm công việc liên quan đến lĩnh vực này có thể tham khảo tại timviec.com.vn với rất nhiều ngành nghề và mức thu nhập hấp dẫn nhé.