5S là gì? Lợi ích, cách thực hiện quy tắc 5s trong quản trị doanh nghiệp

5S là gì? Đâu là những lợi ích khi áp dụng mô hình quy tắc 5S trong hoạt động quản trị doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau 

Khái niệm 5S là gì? 

Tiêu chuẩn 5S là một quy tắc về quản trị doanh nghiệp được xuất phát từ Nhật Bản. Trong đó, nếu người lao động làm được công việc trong môi trường trong lành thì năng suất lao động, hiệu quả công việc cũng sẽ được nâng cao. Cùng với đó, các cơ hội thăng tiến của nhân sự cũng sẽ được nâng cao. Trong đó, 5S là viết tắt những chữ cái đầu tiên trong tiếng Nhật của :

1. Seri – sàng lọc: Đây là quá trình phân loại, xem xét, loại bỏ những điều không cần thiết tại nơi làm việc như: các vật dụng, đồ dùng không được dùng đến. Từ đó, môi trường làm việc tại doanh nghiệp sẽ luôn đạt được chất lượng tốt nhất. Hoạt động này sẽ cần phải được thực hiện định kỳ
2. Seiton – Sắp xếp: Các nhân viên sẽ cần phải sắp xếp một cách ngăn nắp, gọn gàn để khi tìm được vật dụng, nguyên vật liệu nào đó thì sẽ thấy một cách dễ dàng. Hoạt động này cũng cần phải được thực hiện một cách thường xuyên
3. Seiso – Sạch sẽ: Việc giữ không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp sẽ luôn đảm bảo mang đến hiệu quả làm việc tốt nhất. Các nhân viên sẽ hoàn thành tốt chỉ số KPI theo đúng yêu cầu được giao.
4. Seiketsu – Săn sóc: Chúng ta cần phải đảm bảo thực hiện 3 điểm đầu tiên trong quy tắc 5S một cách thường xuyên. Có thể nói, săn sóc là một trong những quá trình mà ý thức tuân thủ của mỗi cá bộ nhân viên sẽ được rèn luyện, phát triển một cách thường xuyên
5. Shitsuke – Sẵn sàng: Để có thể tạo được môi trường làm việc chuyên nghiệp, đây là việc thói quen tự giác tuân thủ nghiêm những quy định tại nơi làm việc, thể hiện ý thức tự giác của người lao động trong quá trình làm việc.

Xem thêm >>> Quản trị kinh doanh là gì? Ngành nghề cho những người đa năng

Lợi ích của 5S là gì? 

Trong hoạt động của các doanh nghiệp, nếu đơn vị thực hiện các bước trong quy tắc 5S là gì sẽ mang lại cho công ty rất nhiều lợi ích. Cụ thể:

• Nơi làm việc sẽ trở nên ngăn nắp hơn
• Các điều kiện hỗ trợ sẽ luôn sẵn sàng để cung cấp cho nhân sự nhằm phục vụ tối đa cho công việc
• Mở rộng thêm thị phần kinh doanh, từ đó tối đa hóa doanh thu của công ty trong kỳ kinh doanh
• Phát huy tối đa thế mạnh của doanh nghiệp khi thực hiện mô hình 5S là gì
• Các nhân viên sẽ có kỷ luật hơn trong việc thực hiện các quy định của công ty, từ đó tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp

Bên cạnh những lợi ích trên, nếu doanh nghiệp thực hiện tốt mô hình 5S thì cũng sẽ đóng góp rất nhiều cho chỉ số PQCDSM – hiệu suất sản xuất của công ty. Trong đó:

• P – productivity: Khả năng cải tiến sản xuất
• Q – Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm
• C – Cost: Giảm thiểu chi phí
• D – Delivery: Giao hàng đúng thời hạn
• S – Safety: Đảm bảo an toàn trong quá trình sản xuất
• M – Morale: Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên

Trong hoạt động kinh doanh, tiêu chuẩn 5S sẽ giúp những thứ không cần thiết được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc. Cùng với đó, những vật tư, nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất sẽ được đảm bảo đặt đúng vị trí giúp cho việc tìm kiếm trở nên đơn giản, thuận tiện hơn, giúp cho các CEO chắc chắn mọi thiết bị đều nằm trong tầm kiểm soát.

Ý nghĩa của 5S là gì? 

Tiêu chuẩn 5S trong hoạt động quản trị có ý nghĩa rất lớn trong sự phát triển bền vững của các công ty, giúp cho hiệu quả công việc của nhân sự được nâng cao. Cụ thế:

• Nhân viên có thể đảm bảo được sức khỏe của bản thân khi thực hiện đúng mô hình 5S
• Mọi công việc sẽ trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian
• Tạo cho nhân viên tinh thần làm việc, không khí cởi mở giữa các thành viên trong đội nhóm, phòng ban.

Nguyên tắc 5S là gì hiện thường được sử dụng rất nhiều trong các công ty của Nhật Bản. Tại đây, những người quản lý của các doanh nghiệp Nhật sẽ luôn khơi dậy ý thức của nhân sự rằng đây là công việc của tôi, chỗ làm việc của tôi, máy móc, thiết bị này là của tôi. Từ đó, các nhân viên sẽ có nhận thức rõ ràng về việc chăm sóc, bảo vệ tài sản chung của công ty một cách tốt nhất.

Xem thêm>>> Quản trị kinh doanh tổng hợp là gì? Cơ hội việc làm ra sao?

Các bước áp dụng mô hình 5S trong quản trị doanh nghiệp 

Để áp dụng mô hình 5S là gì trong hoạt động kinh doanh của các công ty. Ban lãnh đạo của các tổ chức, doanh nghiệp nên áp dụng theo các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị, nghiên cứu tình hình thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào
• Bước 2: Phát động chương trình quản trị doanh nghiệp theo mô hình 5S đến rộng rãi các nhân sự từ khi bắt đầu nhận việc
• Bước 3: Thực hiện việc tổng vệ sinh không gian làm việc
• Bước 4: Thực hiện bước sàng lọc để mở đầu việc áp dụng 5S
• Bước 5: Thực hiện các S tiếp theo trong quy trình 5S thường xuyên hàng ngày
• Bước 6: Đánh giá định kỳ kết quả áp dụng quy chuẩn 5S để có những phương án thay đổi phù hợp

Các yếu tố để áp dụng mô hình 5S thành công 

Lãnh đạo cam kết, hỗ trợ

Điều đầu tiên để tạo ra sự thành công của mô hình quản lý doanh nghiệp theo tiêu chuẩn 5S đó là sự cam kết thực hiện của ban lãnh đạo. CHính sự ủng hộ, hỗ trợ của ban lãnh đạo khi thực hiện mô hình này sẽ vô cùng quan trọng đối với hoạt động vận hành của công ty

Thực hiện đào tạo thường xuyên 

Nhằm mục đích giúp người lao động nhận thức được vai trò, ý nghĩa của 5S nên bộ phận nhân sự của các công ty cần phải tiến hành hoạt động đào tạo thường xuyên. Trong các chương trình này, cần cung cấp cho nhân sự những kiến thức cơ bản nhất của mô hình 5S là gì để họ có thể tự ý thức trong công việc của bản thân

Tinh thần tự nguyện  

Sau khi đã tìm hiểu kỹ càng về mô hình, các nhân sự sẽ tự giác tiến hành hoạt động 5S như thói quen thông thường. Từ đó sẽ tạo ra môi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện của mỗi cá nhân. Đây chính là những yếu tố cơ bản của 5S là gì.

Lặp lại chu trình với tiêu chuẩn cao hơn 

Để cho nhân sự hiểu rõ được về mô hình quản lý này, các bước trong cách thực hiện 5S sẽ cần phải lặp lại liên tục. Điều này sẽ khiến cho công tác quản lý của tổ chức được duy trì, cải tiến rõ ràng qua từng ngày.

Tham khảo: Cẩm nang nghề nghiệp giúp nâng cao kiến thức chuyên môn nhanh chóng

Hy vọng với những chia sẻ về 5S là gì trên đây của News.timviec.com.vn các bạn đã thấy được tầm quan trọng của việc thực hiện tiêu chuẩn mô hình 5S vào công ty của mình nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh được vận hành một cách trôi chảy nhất có thể.