[Giải mã] Workflow là gì? Cách để xây dựng luồng công việc hiệu quả

Workflow mang ý nghĩa là luồng công việc, một phần không thể thiếu đối với các vị trí việc làm. Vậy cách tạo một workflow là gì? Các bước thực hiện workflow hiệu quả ra sao? Cùng News.timviec giải đáp trong bài viết sau nhé!

Tìm hiểu khái niệm workflow

Workflow là gì?

Workflow là một tập hợp các tác vụ hoặc trình tự cố định được thực hiện để hoàn thành quy trình nghiệp vụ theo một bộ quy tắc xác định trước. Đó là một quy trình lặp đi lặp lại các bước hay nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn thành một công việc.

Một tên gọi khác của Workflow là luồng công việc, có thể hiểu đơn giản nó như một sơ đồ miêu tả thứ tự thực hiện công việc, sự kiện. Ví dụ: Một luồng công việc thực hiện mua bán hàng hóa đơn giản sẽ gồm các bước quy trình. Đầu tiên là xem xét tính năng, giá thành sản phẩm rồi đến thỏa thuận mua bán, thanh toán đơn hàng.

Luồng công việc được sử dụng trong nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau. Việc xây dựng luồng công việc sẽ đảm bảo được quy trình thực hiện được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn.

Xem thêm: Kiểm soát chất lượng là gì và các quy trình kiểm soát ra sao?

Ý nghĩa của workflow

Workflow giúp cho công việc được thực hiện theo quy trình , đồng thời tiết kiệm thời gian làm việc. Đặc biệt hơn có thể chuyển đổi được nhiều khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức của doanh nghiệp.

Việc phân luồng công việc giúp các doanh nghiệp, công ty hoặc cá nhân thực hiện hiệu quả mục tiêu công việc đặt ra. Mỗi giai đoạn trong công việc được hoàn thành sẽ kích thích một giai đoạn mới trong tiến trình được tiếp tục. Nhờ đó công việc được thực hiện một cách liên tục đến khi hoàn thành công việc.

Lợi ích mà workflow mang lại

Sắp xếp công việc khoa học

Thay vì phải sắp xếp công việc theo một mớ hỗn độn thì luồng công việc sẽ cho phép người sử dụng có thể sắp xếp công việc một cách trực quan nhất. Nhờ vậy, việc quản lý công việc sẽ dễ dàng và logic phù hợp hơn. Cũng giúp quá trình làm việc được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi nhất, nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh.

Tăng khả năng tương tác giữa con người và phần mềm

Đối với các giao diện khác nhau thì workflow sẽ tăng khả năng tương tác phối hợp công việc giữa con người và phần mềm dễ dàng và nhanh gọn hơn. Ví dụ như là: Sơ đồ Gantt hay Gantt chart là công cụ tuyệt vời giúp các nhà quản lý thực thi việc quản lý dự án. Đây là công cụ giúp tóm tắt quá trình từ việc thực hiện lập kế hoạch dự án quan trọng đến thời gian thực hiện.

Tham khảo – Firebase là gì? Ứng dụng của firebase trong lập trình không cần back end

Cách tạo một workflow hiệu quả

Tại sao cần phải xây dựng một luồng công việc cụ thể

Việc sử dụng luồng công việc sẽ hợp lý hóa các quy trình làm việc phức tạp và rối rắm, đơn giản hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, cải thiện mức độ hiện quả quy trình. Ngoài ra, workflow còn có những ưu điểm sau:

• Hợp lý hóa quy trình
• Loại bỏ các nhiệm vụ dư thừa hoặc không mang lại hiệu quả
• Thiết lập các quy định về thời gian đảm bảo quy trình diễn ra theo đúng tiến độ
• Tăng cường trách nhiệm của từng cá nhân trong một công việc
• Giữ sự minh bạch trong quá trình thực hiện công việc
• Nhanh chóng phản hồi các vấn đề
• Theo dõi và đánh giá được hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân

Hướng dẫn cách xây dựng luồng công việc

Để có thể tạo một luồng công việc có sự sắp xếp hợp lý, có tính hiệu quả cao, các bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

• Xác định các bộ phận liên quan đến công việc cần thực hiện
• Biết rõ điểm khởi đầu và kết thúc
• Xác định các công việc cần phải thực hiện trong quy trình
• Xác định những nút thắt, những điểm cần phải đánh giá và đưa ra quyết định
• Xác định những dữ liệu cần phải sử dụng để hoàn thành công việc
• Xác định những điểm cần quản lý và giám sát

Một số ứng dụng của workflow

Hiện nay, các hệ thống quản lý thông tin chứa rất nhiều nghiệp vụ cần thực hiện như một luồng công việc. Vì vậy, có nhiều ứng dụng, phần mềm workflow tự động cho phép tạo mô hình luồng công việc và các thành phần như các form online, người dùng có thể đảm bảo tính nhất quán. Các bạn có tham khảo một số sản phẩm workflow tự động hiện nay:

Workflow trên Iphone/iPad

Đây là ứng dụng sở hữu có chức năng tự động hóa gần như mọi thứ người dùng có thể làm trên thiết bị iPhone/iPad của thương hiệu Apple. Ứng dụng này còn giúp người dùng có thể thực hiện các công việc trên thieets bị của mình một cách dễ dàng với chỉ một phím tắt đơn giản là xong.

Microsoft project

Microsoft là một ứng dụng chuyên nghiệp giúp bạn lên các kế hoạch công việc cá nhân. Microsoft Project sẽ không được bán kèm với bộ Microsoft Office, bởi vậy nên bạn cần phải mua ứng dụng này theo cách riêng lẻ. Với phần mềm này hỗ trợ người dùng tạo ra các mindmap (bản đồ tư duy) và workflow có thể thuyết trình các ý tưởng cá nhân, kế hoạch công việc một cách khoa học, logic.

Xem thêm: AWS là gì? Điểm mạnh đặc trưng của nền tảng aws amazon hiện nay

Qua bài viết trên, News.timviec đã giải mã khái niệm “workflow là gì?” một cách chi tiết và đầy đủ nhất. Mong rằng, những chia sẻ trên đã mang đến những thông tin hữu ích với bạn đọc. Đừng bỏ lỡ những bài viết hấp dẫn khác trên Cẩm nang nghề nghiệp nhé!