Office manager là gì? Kỹ năng quản lý văn phòng cần thiết

Trong bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào, vai trò của office manager rất quan trọng để đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả trong hoạt động của văn phòng. Tuy nhiên, nhiều người không hiểu rõ office manager là gì và yêu cầu kỹ năng quản lý văn phòng cần thiết để làm việc hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về office manager là gì và kỹ năng cần thiết để làm việc trong vị trí này.

Office Manager là gì?

Office Manager là vị trí quản lý trong một văn phòng, người đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng liên quan đến quản lý văn phòng. Cụ thể, Office Manager là người chịu trách nhiệm về các hoạt động hàng ngày của văn phòng, bao gồm quản lý nhân sự, quản lý tài liệu và thiết bị văn phòng, quản lý các hoạt động hỗ trợ như lễ tân, bảo trì, vệ sinh và đặt các biện pháp để đảm bảo an toàn và bảo mật cho văn phòng.

Bỏ túi ngay : 7 Kỹ năng giao tiếp mà bạn cần có khi làm việc

Office Manager còn tham gia vào việc lập kế hoạch, theo dõi chi phí và quản lý ngân sách cho các hoạt động của văn phòng, đảm bảo sự phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức. Ngoài ra, Office Manager còn phối hợp với các bộ phận khác trong tổ chức, đảm bảo sự liên kết và tương tác giữa các bộ phận.

Với vai trò quan trọng và đa dạng như vậy, Office Manager là một trong những vị trí quản lý quan trọng và được đánh giá cao trong một tổ chức. Các kỹ năng quản lý văn phòng chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng để giúp Office Manager đạt được sự thành công trong vị trí của mình.

Công việc của Office Manager là gì

Công việc của Office manager là gì? Công việc của Office manager chủ yếu là tổ chức và điều phối hành chính để thực hiện các hoạt động của văn phòng, đảm bảo hiệu quả và an toàn của công ty. Các thủ tục hành chính phải được được sắp xếp hợp lý, kiểm soát hàng tồn kho, phân công trách nhiệm và giám sát nhân viên trong văn phòng.

Đừng bỏ lỡ: Các vị trí việc làm kinh doanh lương cao đang được tuyển dụng

Các nhiệm vụ cụ thể của Office manager là gì, chẳng hạn như:

• Sử dụng phần mềm và ứng dụng như email, bảng tính và cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả các tác vụ văn phòng chạy trơn tru.
• Các phương pháp hành chính và giấy tờ, cũng như quản lý thông tin trực tuyến.
• Các hệ thống hành chính mới, chẳng hạn như quản lý hồ sơ, đang được phát triển và thực hiện.
• Theo dõi chi phí văn phòng và theo dõi ngân sách.
• Tổ chức bố trí văn phòng và giữ cho văn phòng phẩm, thiết bị hoạt động tốt.
• Đảm bảo tình trạng của văn phòng và sửa chữa nếu cần.

• Tổ chức và chủ trì các cuộc họp của nhân viên.
• Giám sát việc tuyển dụng nhân sự mới, có thể bao gồm đào tạo.
• Đánh giá nhân viên, quản lý hiệu suất và trừng phạt là tất cả các khía cạnh quan trọng của công việc.
• Giao nhiệm vụ cho nhân viên và theo dõi khối lượng công việc và kết quả của họ.
• Quản lý cấp cao nên được thông báo.
• Trả lời các câu hỏi và khiếu nại của khách hàng.
• Kiểm tra và cập nhật các quy tắc về sức khỏe và an toàn của bạn, đồng thời đảm bảo rằng chúng được tuân thủ.
• Lên lịch kiểm tra thiết bị điện và an toàn một cách thường xuyên.
• Chăm sóc các tài khoản mạng xã hội của công ty.

Tham khảo thêm: Kỹ năng cứng là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng cứng

Với vai trò quản lý và điều hành hoạt động của văn phòng, Office Manager cần có nhiều kỹ năng và trình độ để làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu của tổ chức. Sau đây là một số yêu cầu kỹ năng và trình độ cần thiết cho vị trí Office Manager:

• Kỹ năng quản lý: Office Manager cần có khả năng quản lý và điều hành các hoạt động của văn phòng, bao gồm quản lý nhân sự, tài liệu và thiết bị văn phòng, quản lý ngân sách và chi phí, và các hoạt động hỗ trợ khác. Kỹ năng quản lý còn bao gồm khả năng lập kế hoạch, theo dõi và đánh giá hiệu quả.
• Kỹ năng giao tiếp: Office Manager cần có khả năng giao tiếp tốt để liên lạc với các bộ phận khác trong tổ chức, quản lý nhân viên và đối tác ngoài. Kỹ năng giao tiếp còn bao gồm khả năng lắng nghe, truyền đạt thông tin và giải quyết các vấn đề.
• Kỹ năng tổ chức: Office Manager cần có khả năng tổ chức và quản lý thời gian để đảm bảo các hoạt động của văn phòng được thực hiện đúng hạn và hiệu quả. Kỹ năng tổ chức còn bao gồm khả năng quản lý tài liệu, lưu trữ thông tin và đảm bảo an toàn và bảo mật cho thông tin.
• Kỹ năng về công nghệ thông tin: Office Manager cần có kiến thức về các công nghệ thông tin để quản lý và điều hành các hệ thống thông tin của văn phòng, bao gồm sử dụng phần mềm văn phòng, hệ thống email và các ứng dụng khác.
• Trình độ học vấn: Thường thì vị trí Office Manager yêu cầu tối thiểu trình độ đại học hoặc tương đương. Những ngành học như quản trị kinh doanh, quản lý nhân sự hay quản lý công nghiệp là những ngành học được đánh giá cao khi xét tới vị trí Office Manager.
• Kinh nghiệm: Kinh nghiệm là yếu tố quan trọng để giúp Office Manager thực hiện công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Thường thì các việc quản lý đều cần những kinh nghiệm nhất định thì mới đảm nhiệm tốt được vị trí này.

 Xem thêm: So sánh sự khác nhau giữa kỹ năng thuyết trình và kỹ năng đàm phán, bí quyết để đàm phán thành công

Những vị trí công việc quản lý văn phòng đang được tuyển dụng

Hiện nay, có rất nhiều vị trí công việc quản lý văn phòng đang được tuyển dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của từng tổ chức và doanh nghiệp. Dưới đây là một số vị trí công việc quản lý văn phòng phổ biến hiện nay:

Office Manager: Vị trí quản lý văn phòng chính là Office Manager, có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động của văn phòng như quản lý tài liệu, thiết bị, định hướng chiến lược cho văn phòng.

Administrative Assistant: Vị trí này thường được đặt ở vị trí trợ lý quản lý hoặc quản lý văn phòng. Công việc chính là hỗ trợ cho quản lý văn phòng trong việc quản lý các công việc hành chính, lưu trữ tài liệu và tổ chức sự kiện.

Facility Manager: Vị trí quản lý tòa nhà và cơ sở vật chất, bao gồm việc quản lý tài sản, vệ sinh, bảo trì và sửa chữa các thiết bị, cơ sở vật chất và các hệ thống điện, nước, không khí trong tòa nhà.

Receptionist: Vị trí tiếp tân, chịu trách nhiệm đón tiếp khách hàng, xử lý cuộc gọi, quản lý lịch trình và thông tin của khách hàng.

Event Coordinator: Vị trí tổ chức sự kiện, chịu trách nhiệm thực hiện các sự kiện của tổ chức từ việc lên kế hoạch, tổ chức, triển khai, đến quản lý ngân sách cho sự kiện.

HR Coordinator: Vị trí hỗ trợ quản lý nhân sự, thực hiện các công việc liên quan đến quản lý và phát triển nhân sự, bao gồm lập kế hoạch, tuyển dụng, đào tạo, và phúc lợi cho nhân viên.

Executive Assistant: Vị trí trợ lý cấp cao, chịu trách nhiệm hỗ trợ cho các giám đốc và ban lãnh đạo trong việc lên kế hoạch, tổ chức, triển khai các hoạt động và quản lý công việc hàng ngày của tổ chức.

Tham khảo thêm: Hàng nghìn tin tuyển dụng việc làm lương cao hấp dẫn