Sử dụng mẫu đơn xin thôi việc thế nào cho chính xác và chuyên nghiệp?

Nghỉ việc không khó nhưng sử dụng mẫu đơn xin thôi việc thế nào để vừa chuyên nghiệp, vừa chuẩn xác, không làm mất lòng cấp trên và đồng nghiệp cũ lại là một nghệ thuật.

Không chỉ khi tìm kiếm việc làm chúng ta cần nộp đơn xin việc cho đơn vị tuyển dụng mà kể cả khi muốn từ chức, nhân viên cũng phải chuẩn bị đơn xin nghỉ việc theo những mẫu chuẩn nhất định cho đơn vị công tác. Đây là một phần bắt buộc trong thủ tục xin nghỉ việc.

Đơn xin thôi việc là gì?

Đơn xin nghỉ việc là giấy tờ viết sẵn theo mẫu hoặc viết tay của người lao động, bày tỏ nguyện vọng được chấm dứt công việc, chấm dứt hợp đồng lao động với các công ty doanh nghiệp.

Hay nói cách khác, lá đơn này là hình thức để kết thúc công việc để tìm kiếm công việc mới, môi trường mới, thể hiện sự lịch sự, văn minh của người lao động đối với công ty, doanh nghiệp mình từng làm việc. Đồng thời, nó giúp người lao động đảm bảo được quyền lợi, chế độ và thanh toán tiền lương sau khi kết thúc công việc, theo đúng luật lao động hiện hành.

Sử dụng mẫu đơn xin thôi việc thế nào cho chính xác và chuyên nghiệp? - Ảnh 1 — Đơn xin nghỉ việc và những điều cần biết

Kể cả khi nhân viên xin nghỉ có thời hạn cũng cần chuẩn bị đơn xin nghỉ việc tạm thời để đáp ứng yêu cầu quản lý hồ sơ nhân sự của đơn vị. Trường hợp này thường được xuất hiện với những nhân viên có vị thế, có năng lực xuất sắc, nhưng cần nghỉ tạm thời 1-3 tháng vì lý do nào đó.

Nếu thực hiện không chuẩn xác, người lao động có thể vi phạm hợp đồng mà chúng ta đã kí kết với công ty, dẫn đến việc phải bồi thường về mặt tài chính và không nhận được trợ cấp thôi việc, bảo hiểm thất nghiệp…

Ví dụ như:

Nghỉ việc không thông báo trước một khoảng thời gian nhất định
Nghỉ việc mà không được sự đồng ý của doanh nghiệp
Làm trái với các điều khoản trong hợp đồng lao động gây ảnh hưởng tới lợi ích doanh nghiệp
Nghỉ việc mà không hoàn tất đầy đủ các thủ tục liên quan như nộp đơn xin nghỉ việc công ty, bàn giao công việc, trang bị máy móc có liên quan…

Do đó, chuẩn bị một đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp, chuẩn xác, đúng thủ tục là cách tốt nhất để bảo vệ quyền lợi cũng như hoàn thành trách nhiệm, nghĩa vụ lao động cơ bản của chính mình.

Một số mẫu đơn xin thôi việc phổ biến

Thông thường, mọi người có thể sử dụng các file đơn xin nghỉ việc mẫu trên mạng Internet. Còn trong những trường hợp đặc biệt, nhân viên có thể áp dụng một số mẫu đơn nghỉ việc viết tay để thể hiện sự trang trọng hoặc chân thành của bản thân. Dưới đây là một số mẫu mà chúng ta có thể tham khảo nếu cần. Để có sự chuẩn bị tốt nhất, hãy linh hoạt trong việc tìm kiếm và điền các mẫu đơn xin thôi việc file word để dễ dàng chỉnh sửa, in ấn và lưu trữ.

Mẫu đơn xin thôi việc tiếng Anh

Đối với những nhân viên làm việc tại công ty, doanh nghiệp quốc tế, liên doanh nước ngoài thì việc nắm rõ cách viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh là vô cùng quan trọng. Thế nhưng, không phải ai cũng biết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh là gì và cách trình bày, kết cấu của một mẫu đơn đầy đủ, chuyên nghiệp nhất.

Phần mở đầu

Trước hết, mọi Resignation Letter/Letter of Resignation hoặc đơn xin nghỉ việc chuẩn dù dưới dạng ngôn ngữ nào thì đều bắt đầu bằng phần tiêu đề, kính thư, lời chào.

Ví dụ như: Dear Sir / Mr. / Mrs. / Department Manager / Directors…

(Kính gửi Ông/ Bà/ Ngài/ Trưởng phòng/ Giám đốc…)

Sau đó, trong đoạn mở đầu, chúng ta phải đề cập được mục đích mà mình hướng đến khi gửi thư là gì. Khi trình bày phần mở đầu, cần làm nổi bật những nội dung, thông tin bản thân nên đề cập, không lan man, dài dòng và diễn giải gì nhiều. Câu văn gãy gọn, súc tích, đi thẳng vào trọng tâm.

Chẳng hạn như: Please accept this letter as my formal resignation from my position as…….(position name)………… at ABC Company, effective from …….. weeks from today’s date ………(current date)………

(Mong lá đơn này được quý công ty chấp thuận như đơn xin nghỉ việc chính thức của tôi tại vị trí …… ở công ty ABC, có hiệu lực bắt đầu sau ….. tuần tính từ ngày gửi đơn hôm nay là…..)

Hoặc là: With this letter, I hereby announce my resignation from the position of ………… for DEF Company, my last day will be………………… Regrettably, I will be unable to come into the office or work past that date.

(Thông qua đơn này, tôi xin chính thức thông báo tới quý công ty quyết định nghỉ việc của mình, rời khỏi chức vị…………….. của công ty DEF, ngày cuối cùng tôi làm việc sẽ là ngày………………….. Rất lấy làm tiếc là sau ngày đó, tôi sẽ không thể tới văn phòng hay làm việc tại quý công ty được nữa.)

Đây là một số kiểu câu thường được áp dụng trong đơn xin thôi việc đơn giản để mở đầu, có chức năng thông báo cho người đọc mục đích mình gửi thư.

Phần nội dung đơn thôi việc

Đây sẽ là những đoạn chứa đựng nội dung chính, có vai trò quan trọng trong đơn nghỉ việc của mỗi người. Vì thế, cách trình bày trong phần thân đóng vai trò quan trọng, thể hiện sự chân thành, chuyên nghiệp của bản thân cũng như quyết định thiện cảm của người đọc.

Tùy vào từng trường hợp cụ thể khác nhau mà những nội dung cần trình bày trong đơn xin nghỉ có thể linh động thay đổi nhưng nhìn chung, có một số thông tin chính cần bao gồm như sau:

Có sự đánh giá chung về đơn vị công tác cũ (về môi trường, về văn hóa, về đồng nghiệp, về công việc…)
Giải trình lý do khiến bạn nộp đơn xin thôi việc, từ chức
Đưa ra sự cam kết sẽ hoàn thiện hoặc chứng nhận đã hoàn tất toàn bộ những thủ tục thôi việc và trách nhiệm còn lại đối với đơn vị công tác trước khi chính thức nghỉ việc, dựa theo đúng quy định, quy trình mà công ty đề ra, cũng như tuân thủ đạo đức nghề nghiệp, phong thái chuyên nghiệp của mình

Cụ thể như là, nếu bạn là nhân sự hành chính, cần bàn giao toàn bộ sổ sách, các dữ liệu, văn bản, hợp đồng… có liên quan tới công việc; hoặc là nhân viên sales kinh doanh bán hàng thì cần tổng hợp và gửi lại hồ sơ khách hàng; hoặc là nhân sự PR – quảng cáo – Marketing thì cần bàn giao lại các dự án đã và đang tham dự…

Trong rất nhiều mẫu đơn xin thôi việc làm, người ta đưa ra một số gợi ý sau đây:

Contributing to ABC company has been an immensely rewarding experience for me over the last 3 years, and I want to thank you and the rest of the team for all the support all of you are given me.

(Được đóng góp cho công ty ABC là một kinh nghiệm bổ ích cho tôi trong 3 năm vừa qua và tôi muốn cảm ơn anh/chị cũng như tất cả mọi người trong nhóm vì đã hết mình hỗ trợ tôi rất nhiều trong công việc thời gian qua.)

I am very thankful for the opportunity the company given me to learn all about store managemant and proper customer service. I have genuinely enjoyed my time with the company, and I believe the experience has taught me much about the furniture industry as well as how to effectively manage employees.

(Tôi rất biết ơn cơ hội mà công ty đã cho tôi để hiểu biết nhiều hơn về cách thức quản lý cửa hàng và chăm sóc khách hàng hợp lý. Tôi thực sự rất trân trọng khoảng thời gian làm việc với công ty và tôi tin rằng những kinh nghiệm vừa qua đã dạy cho tôi nhiều điều về ngành nội thất cũng như cách quản lý nhân viên hiệu quả.)

I have enjoyed my time with ABC company and feel that over the past 3 years that I have learnt a great deal. You have been thorough in my training and for that I am greatful. My university course is now coming to an end and I will be relocating back to my home town so will be unable to work afte March 15, 2019.

(Tôi đã trân trọng và làm việc vui vẻ trong thời gian 3 năm qua khi được làm việc tại công ty ABC và đã học được rất nhiều điều. Anh/Chị đã đào tạo và hỗ trợ tôi rất kỹ càng, giúp tôi có được những kỹ năng tuyệt vời. Thời gian học đại học của tôi sắp kết thúc và tôi cần phải trở lại quê hương của mình sau khi hoàn tất thủ tục tốt nghiệp, vì vậy, tôi sẽ không thể tiếp tục làm việc tại công ty sau ngày 15 tháng 3 năm 2019.)

During my notice period, I am happy to train any new staff that you may bring in and help to get new people on board. Please do not hesitate to ask me if there is something that I can help with.

(Trong thời gian công tác của tôi còn chưa kết thúc, tôi rất vinh dự nếu được giao nhiệm vụ đào tạo bất kỳ nhân viên mới nào mà công ty và cấp trên cần để bàn giao lại những nhiệm vụ hiện có. Xin đừng ngần ngại yêu cầu nếu có điều gì tôi có thể giúp đỡ.)

Thank you for the work experience you have given me. I have enjoyed my time here and I do hope ABC company has a very successful and promising future.

(Cảm ơn anh/chị/công ty đã cho tôi rất nhiều kinh nghiệm làm việc tại đây. Tôi đã tận hưởng quãng thời gian của mình ở công ty và tôi hy vọng công ty ABC có một tương lai thành công và đầy hứa hẹn phía trước.)

Working for ABC company has given me the opportunity to start a career as a sound technician and I will be forever grateful for that. I cannot think of another company which could have provided a better training. I have always been impresses by the professional attitude of all my co-workers, both in the field and at the office. I hope to continue my career in this spirit and I would like to thank you for the many lessons that you taught me.

(Làm việc cho công ty ABC đã cho tôi cơ hội bắt đầu sự nghiệp với tư cách là một kỹ thuật viên âm thanh và tôi sẽ mãi biết ơn vì điều đó. Tôi không nghĩ sẽ có một công ty nào khác có thể cung cấp quá trình đào tạo tốt hơn ABC dành cho người mới. Tôi luôn bị ấn tượng bởi thái độ chuyên nghiệp của tất cả các đồng nghiệp, cả trong hay ngoài văn phòng. Tôi hy vọng sẽ tiếp tục sự nghiệp của mình với tinh thần như vậy và tôi muốn cảm ơn anh/chị/công ty rất nhiều vì những bài học đã nhận được.)

Phần cuối

Đây là phần mà người viết cần đưa ra những lời chúc, cảm ơn chân thành và kính thư kết thúc. Nếu bạn gửi đơn xin nghỉ việc qua email thì dòng cuối cùng cần có chữ ký, tên bạn như mọi thư điện tử thông thường:

Sincerely yours, (Trân trọng)

(Ký tên)

Lưu ý khi điền mẫu đơn nghỉ việc

Sử dụng các mẫu đơn có sẵn của doanh nghiệp hoặc các form được chia sẻ rộng rãi trên mạng Internet sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

Tuy nhiên, khi điền thông tin có liên quan, vẫn cần lưu ý một số điểm quan trọng, đặc biệt là phần lý do xin từ chức. Đây chính là nhân tố quan trọng giúp chúng ta để lại hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt những đồng nghiệp và cấp trên cũ.

Do đó, nên lưu ý tránh sử dụng những lý do không chính đáng như sau:

Không yêu thích công việc
Do người khác bắt phải thôi việc
Do bị đồng nghiệp nói xấu
Do tâm trạng không tốt…

Thay vào đó, nên đưa ra những lý do phù hợp với hoàn cảnh của bản thân như là:

Xin nghỉ để đi học thêm chứng chỉ, gia tăng kiến thức
Không thích nghi được với văn hóa doanh nghiệp
Doanh nghiệp không đưa ra những chế độ đãi ngộ thích hợp
Không tìm thấy khả năng phát triển lâu dài, ổn định của công việc
Muốn thay đổi ngành nghề thích hợp hơn với bản thân
Nghỉ hưu…

Một số trường hợp cần dùng mẫu đơn xin nghỉ việc riêng

Trong quá trình công tác, đôi khi người lao động vẫn bắt buộc phải xin tạm nghỉ trong một khoảng thời gian ngắn hạn nào đó vì lý do việc riêng. Các trường hợp này có thể được chia ra làm 2 loại như sau:

Nghỉ việc riêng được hưởng lương

Nghỉ để bản thân lập gia đình, cưới hỏi
Nghỉ vì con cái lập gia đình, cưới hỏi
Người trong gia đình qua đời (bố mẹ đẻ, bố mẹ vợ, vợ, chồng, con cái)

Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ không lương đúng thủ tục cần biết

Nghỉ việc riêng không lương

Người trong gia đình qua đời (ông bà nội, ông bà ngoại, anh chị em ruột)
Bố hoặc mẹ lập gia đình, cưới hỏi
Anh chị em ruột lập gia đình, cưới hỏi
Một số trường hợp khác có thể linh động thỏa thuận với công ty như là: Người thân đau ốm, bệnh tật, đi làm giấy tờ thủ tục, đi đám cưới, đi đám tang…

Người lao động cần tuân thủ theo các quy định, thủ tục của chính đơn vị công tác khi muốn làm đơn xin nghỉ để đảm bảo những quyền lợi và trách nhiệm của mình.

Với những thông tin trên đây, có thể thấy rằng, một mẫu đơn xin thôi việc công ty thích hợp, chuyên nghiệp và trình bày tốt sẽ đem lại thiện cảm nhiều hơn cho người đọc, giúp quá trình thôi việc, từ chức của nhân sự đạt được hiệu quả dễ dàng hơn, lại không làm mất lòng người khác, để lại ấn tượng chuyên nghiệp trên chặng đường sự nghiệp sau này.