Sổ cái là gì? Hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ cái kế toán

Sổ cái là gì? Gồm có các loại sổ cái kế toán phổ biến nào? Vốn là thuật ngữ sử dụng khá nhiều trong kế toán bởi có vai trò rất tất yếu trong doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu về loại chứng từ kế toán rất quan trọng này trong bài viết sau

Sổ cái là gì?

Sổ cái hay còn được gọi là ledger trong thuật ngữ Tiếng Anh, đây là nơi để ghi chép lại toàn bộ quá trình giao dịch của doanh nghiệp với bên ngoài tại từng loại tài khoản khác nhau như: mua bán, nợ, thu, chi,..Sẽ được ghi lại một cách đầy đủ, rõ ràng trong cuốn sổ.

Xem thêm: Kết chuyển là gì? Tại sao phải thực hiện bút toán kết chuyển trong kế toán

Sổ cái còn được biết đến là sổ kế toán tổng hợp, có chức năng cụ thể là ghi lại toàn bộ quá trình hoạt động về kinh tế tài chính của một tổ chức, doanh nghiệp nhằm phản ánh tình hình vốn, tài sản, kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Số liệu sẽ được so sánh và đối chiếu với các số liệu thống kê để kiểm tra về sự chênh lệch để biết được tình hình Doanh nghiệp chính xác và tổng quát nhất.

Các loại sổ cái kế toán phổ biến nhất

Hiện nay, có khá nhiều loại sổ cái khác nhau với các mục đích khác nhau, dưới đây là các loại sổ phổ biến nhất:

Phân chia theo hình thức 

Đối với loại sổ cái được phân chia theo hình thức, sẽ gồm có 5 loại:

• Hình thức nhật ký chung
• Hình thức chứng từ ghi sổ
• Hình thức nhật ký chứng từ
• Hình thức nhật ký – sổ cái
• Hình thức trên máy tính

=> Mỗi loại hình sẽ có các nội dung, chức năng và đặc điểm khác nhau, các hình thức này ra đời, nhằm phục vụ cho mục đích chung là hỗ trợ công việc của kế toán viên được thực hiện một cách tốt nhất.

Dựa vào thiết bị, công cụ hỗ trợ hiện đại, điều kiện, đặc điểm và quy mô sản xuất kinh doanh mà mỗi tổ chức, doanh nghiệp sẽ lựa chọn ra hình thức phù hợp nhất với mình

Mẫu sổ kế toán thường xuyên được dùng nhiều nhất là: hình thức kế toán nhật ký chứng từ, hình thức kế toán nhật ký chung

Phân chia theo nội dung

Dựa vào nội dung, Sổ cái kế toán phân chia cụ thể như sau:

• Sổ kế toán tổng hợp
• Sổ kế toán tổng hợp và sổ cái chi tiết
• Sổ kế toán chi tiết

Xem thêm: Kế toán tổng hợp là gì? Mô tả công việc của kế toán tổng hợp

Sổ cái có các loại tài khoản nào?

Mọi loại tài khoản của Doanh nghiệp thường đều có thể lập sổ cái, dưới đây là các loại tài khoản cụ thể:

Xem thêm: Kế toán là gì? Tất tần tật những điều cần biết về nghề kế toán

Dựa theo thông tư 133, tài khoản kế toán được phân chia cụ thể như sau:

Tài sản

• Tiền mặt: Sổ cái tài khoản 111, còn được gọi là sổ cái tiền mặt.
• Nguyên liệu đầu vào: Sổ cái tài khoản 152

Vốn chủ sở hữu

Nợ phải trả

Thu nhập khác

Doanh thu

• Doanh thu bán sản phẩm, dịch vụ: Sổ cái tài khoản 511

Chi phí sản xuất kinh doanh

• Giá vốn phục vụ hoạt động bán hàng: Sổ cái tài khoản 632

Chi phí khác

Xác định chi phí kinh doanh

• Kết quả kinh doanh: Sổ cái tài khoản 911

Quy định pháp luật về sổ cái trong hoạt động kế toán doanh nghiệp 

Theo một số văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động kế toán doanh nghiệp, sổ cái cần phải đảm bảo những quy định như sau:

• Phải có ghi rõ các thông tin gồm: ngày, tháng, năm lập sổ; khóa sổ, chữ ký của người lập, kế toán trưởng và đại diện doanh nghiệp làm việc trực tiếp với cơ quan chức năng, có đóng dấu giáp lai.
• Sổ cái cần phải đáp ứng đủ các nội dung gồm: ngày, tháng, năm ghi sổ, số liệu mà kế toán viên sử dụng làm căn cứ, nội dung nghiệp vụ về tài chính có phát sinh, số dư đầu kỳ; trong kỳ và cuối kỳ.

Cách ghi chép sổ cái kế toán theo đúng quy định pháp luật 

Dưới đây là cách ghi sổ cái kế toán dựa theo 2 hình thức:

Cách ghi sổ dựa trên hình thức nhật ký chung 

Được quy định cụ thể và thống nhất như sau:

• Cột A: Ngày, tháng ghi sổ.
• Cột B, C: Số hiệu, ngày nhân viên kế toán lập chứng từ.
• Cột D: Các nghiệp vụ phát sinh được ghi rõ ràng.
• Cột E: Chú thích số trang trong sổ nhật ký chung.
• Cột G: Số thứ tự dòng tương ứng với số ghi trong nhật ký chung.
• Cột H: Số hiệu TK cần đối ứng
• Cột 1, 2: Tiền phát sinh của bên nợ hoặc có dựa theo nghiệp vụ tài chính.

Vào đầu tháng, nhân viên kế toán ghi lại số dư đầu kỳ tại dòng trên cùng của cột có hoặc nợ

Cuối tháng, tính số dư dựa vào số tiền phát sinh tại bên có hoặc nợ

=> Đây sẽ là cơ sở để nhân viên kế toán làm báo cáo và lập bảng cân đối tài chính

Ghi sổ cái dựa trên hình thức nhật ký chứng từ

Được quy định cụ thể như sau:

• Hàng ngày: Kế toán viên lấy số liệu từ chứng từ để ghi vào nhật ký, đây là các số liệu đã được kiểm tra và thông qua như: số liệu về chi phí quản lý, chi phí sản xuất, chi phí phát sinh,…
• Cuối tháng: Nhân viên kế toán sẽ khóa sổ lại, các số liệu được sử dụng để kiểm tra, đối chiếu với các loại hồ sơ. Khi đã được thông qua, các số liệu sẽ ghi vào sổ cái.. Bảng tổng hợp cũng được lập  theo từng tài khoản

Trên đây là những thông tin chi tiết giải thích về sổ cái là gì? Mong rằng với những chia sẻ trên đây  bạn sẽ hiểu hơn về thuật ngữ này.