Quản lý vật tư là gì? Lý do nên quản lý vật tư là gì?

Trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp sản xuất, các hoạt động cốt lõi như quản lý các thiết bị, vật tư,… rất quan trọng và gần như là không thể thiếu. Bởi khi khối lượng hàng hóa quá lớn, nhưng không có cách quản lý hiệu quả sẽ dẫn đến thất thoát, tổn thất chi phí. Vậy để hiểu rõ hơn về quản lý vật tư là gì? Cùng nhau tìm hiểu ở bài viết sau nhé!

Quản lý vật tư là gì? 

Quản lý vật tư là một chuỗi các hoạt động gồm lập kế hoạch chuỗi cung ứng và khả năng thực hiện chuỗi cung ứng, nhằm bảo đảm, kiểm soát được số lượng vật tư, hàng hóa trong kho. Đảm bảo được các hàng hóa đủ điều kiện cung ứng cho các hoạt động sản xuất, phân phối kịp thời, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu được các chi phí liên quan.

Các vai trò tiêu biểu trong quản lý vật tư đó là: Quản lý kiểm soát hàng tồn kho, Quản lý vật liệu, phân tích kho, Expediter,….Quản lý vật tư cũng là tiền đề doanh nghiệp lường trước những rủi ro, nguy cơ, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, uy tín trước mặt khách hàng.

Xem thêm: Kế toán vật tư là gì? Nhiệm vụ của kế toán vật tư trong doanh nghiệp

Lý do nên quản lý vật tư là gì? 

Quản lý nguyên vật liệu nắm giữ vai trò rất quan trọng, nhằm đảm bảo được chuỗi nguyên liệu phục vụ liên tục cho mục đích sản xuất, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, dưới đây là một số lý do:

• Tránh thất thoát: Khi có kiến thức về quản lý tồn kho sát sao sẽ ngăn chặn  việc hàng hóa bị đánh cắp, đánh mất, số lượng hàng hóa so với ghi nhận trong sổ sách trùng khớp
• Củng cố doanh thu và tối đa lợi nhuận: Quản lý được vật tư sẽ cung cấp nguyên vật liệu chất lượng vào đúng nơi, đúng thời điểm. Đó cũng là điều kiện tiên quyết quyết định lợi nhuận, doanh thu.
• Đảm bảo nguồn cung vật tư sản xuất: Có kế hoạch quản lý, lưu trữ bảo quản nguyên liệu sản xuất bảo quản trong môi trường tốt nhất. Giúp cho dây chuyền sản xuất được diễn ra trơn tru nhất.
• Hỗ trợ vận chuyển: Một trong các lợi ích phổ biến nhất là kiểm soát hàng tồn kho kịp thời, tăng thêm độ chính xác và tối ưu được chi phí vận chuyển.

Cách quản lý vật tư hiệu quả nhất 

Hiện nay, các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều các phương pháp khác nhau để thực hiện quản lý kho. Dưới đây là cách quản lý vật tư phổ biến, bạn có thể tham khảo:

Xem thêm: Vật tư là gì? Những điều cần biết để làm kế toán vật tư

Phương pháp FIFO và LIFO 

FIFO được hiểu là nhập trước – xuất trước. Phương này thường áp dụng đối với các sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn

Ví dụ: Sản phẩm theo trend, đồ công nghệ, thực phẩm,….

=> Cần chú ý đến việc bố trí, sắp xếp thông thoáng để dễ dàng và thuận tiện trong việc xuất – nhập diễn ra

LIFO được hiểu là nhập sau – xuất trước. Nghĩa là những sản phẩm gần đây được nhập vào trong kho sẽ xuất ra đầu tiên. Các hàng hóa mới sẽ được dùng trước và ưu tiên hơn cả hàng hóa cũ

Sử dụng phần mềm quản lý vật tư 

Ngày nay, phần mềm quản lý vật tư trở nên rất tiên tiến và có thể phục vụ cho việc quản lý tại doanh nghiệp, đây được đánh giá là sự lựa chọn tối ưu và tốt nhất. Nó sẽ hỗ trợ các chức năng thông minh và thay thế được các cách quản lý truyền thống, thủ công. Bảo đảm được tính chính xác và cập nhật được các số liệu thường xuyên theo thời gian thực tế.

Sử dụng Excel 

Có thể sử dụng phần mềm Excel đối với các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh, số lượng và mẫu mã ít. Để có thể quản lý kho đạt hiệu quả cao, cần tối ưu, liên tục tiến hành kiểm kê kho vật tư. Nhằm đảm bảo tránh xảy ra sai sót hay chênh lệch giữa các con số để bảo đảm hàng hóa không bị tồn kho quá lâu, làm giảm chất lượng hay hư hỏng.

Sắp xếp kho hàng vật tư 

Đối với không gian mà kho có diện tích, việc sắp xếp hàng hóa một cách logic sẽ hỗ trợ cho việc quản lý vật tư được đơn giản và dễ dàng hơn. Tránh được trường hợp bỏ sót hoặc nhầm lẫn hàng hóa trong kho. Hạn chế trường hợp bị tác động bởi ngoại lực hoặc thời tiết, làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, mặt hàng

Những khó khăn khi quản lý vật tư

Khi quản lý vật tư, sẽ gặp phải một số vấn đề, cụ thể dưới đây:

Xem thêm: Quản lý dự án xây dựng là gì? Phương pháp quản lý dự án xây dựng 

• Sắp xếp hàng hóa không hợp lý: Khi không sắp xếp hàng hóa có logic, doanh nghiệp sẽ rất mất thời gian, không tối ưu diện tích kho bãi. Tuy nhiên, việc sắp xếp hàng hóa liên tục sẽ mất rất nhiều công sức, thời gian của nhiều người
• Khó khăn khi kiểm tra hàng hóa: Các công việc thường xuyên như: Kiểm tra số lượng hàng trong kho, kiểm tra chất lượng, quản lý, nhập xuất,…nếu diễn ra thường xuyên sẽ mất rất nhiều thời gian, khiến công việc thường xuyên bị gián đoạn.
• Không cập nhật được số lượng hàng tồn kho: Đối với các doanh nghiệp lớn, sẽ có rất nhiều sản phẩm, nếu không có kế hoạch quản lý sẽ dễ khiến cho quá trình cập nhật số liệu trở lên khó khăn hơn. Đặc biệt, nếu chỉ xem số liệu trên giấy sẽ khó xác minh được số lượng tồn kho thực tế.

Bài viết trên đây của News.timviec đã giúp bạn hiểu hơn về quản lý vật tư là gì? Quy trình quản lý vật tư hiệu quả nhất. Mong rằng qua những thông tin trên, bạn sẽ nắm được các phương pháp quản lý vật tư hiệu quả nhất, hỗ trợ trong công việc của mình. Chúc bạn thành công!