Phần mềm ERP là gì và cách sử dụng hệ thống quản lý này với DN

Phần mềm ERP là gì? Nó là một loại phần mềm quản lý thông minh có thể giúp doanh nghiệp thu thập, quản lý, lưu trữ, phân tích các dữ liệu…

Phần mềm ERP là gì?

ERP là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Enterprise Resource Planning“, dịch ra tiếng Việt có nghĩa là “hoạch định nguồn lực doanh nghiệp“. Nó là một giải pháp phần mềm thông minh, được tạo ra để giúp ích cho các doanh nghiệp trong việc thu thập, quản lý, lưu giữ, phân tích… dữ liệu từ hoạt động sản xuất – kinh doanh. Cụ thể hơn, hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp hoạch định, lên kế hoạch cho các khâu như: sản phẩm, việc sản xuất, bán hàng, thanh toán…

Chúng ta cũng có thể hiểu ERP là một mô hình All-In-One, tích hợp các ứng dụng khác nhau để biến chúng trở thành module của một phần mềm duy nhất. ERP sẽ tạo nên một hệ thống data có khả năng hợp nhất một cách tự động, hệ thống này sẽ xuyên suốt và bao quát tất cả các hoạt động như: sản xuất, mua hàng, nhân sự… của doanh nghiệp.

►► Xem thêm: SBU là gì? Ứng dụng của SBU trong việc xây dựng doanh nghiệp

Các phần mềm quản lý ERP hiện nay

Tiếp nối phần định nghĩa phần mềm ERP là gì, bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các phần mềm ERP hiện đang thịnh hành ở nước ta nhé!

Các phần mềm xuất xứ nước ngoài

Các hệ thống quản lý ERP của nước ngoài luôn được các doanh nghiệp Việt Nam đánh giá cao và tin tưởng sử dụng là:

• SAP
• Oracle
• SAGE
• Microsoft Dynamics…

+ Ưu điểm: Các giải pháp ERP này đều có chất lượng cao, đem lại hiệu quả rõ rệt khi sử dụng trong doanh nghiệp. Đây cũng là một điều dễ hiểu bởi các nhà cung cấp nước ngoài đã có bề dày kinh nghiệm trong việc sản xuất ứng dụng ERP. Họ hiểu rõ nhu cầu của khách hàng nên luôn tạo được những sản phẩm vừa ý khách hàng.

+ Nhược điểm: Vì là “hàng nhập ngoại” nên những phần mềm ERP này có giá thành rất cao. Các doanh nghiệp Việt Nam không chỉ phải chi một chi phí ban đầu mà còn phải bỏ thêm một khoản tiền không nhỏ cho các dịch vụ như: tư vấn, sửa đổi, bảo trì… Nếu không có “hầu bao” lớn thì họ chắc hẳn khó mà gánh được nguồn phí khổng lồ khi lựa chọn sử dụng phần mềm của nước ngoài.

Các phần mềm Việt Nam sản xuất

Cái tên sáng giá nhất trong danh sách hệ thống phần mềm ERP do Việt Nam sản xuất có lẽ là phần mềm Bravo.

+ Ưu điểm:

• Chi phí phải chẳng, phù hợp với doanh nghiệp Việt
• Hệ thống biểu mẫu báo cáo tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán của nước ta
• Việc cập nhật tương đối đơn giản
• Khả năng tùy biến cao

+ Nhược điểm: Tính chuẩn hóa trong vận hành chưa thể so sánh với các phần mềm ERP của nước ngoài.

Phần mềm quản lý ERP viết theo yêu cầu

Đây là loại phần mềm được xây dựng và thiết kế dựa trên yêu cầu cụ thể của một doanh nghiệp, sao cho thích hợp nhất với quy trình hoạt động của họ.

+ Ưu điểm: Đặc biệt tương thích với doanh nghiệp, tiện lợi với các tập đoàn quy mô lớn

+ Nhược điểm: mức chi phí đầu tư lớn cũng như thời gian triển khai lâu (từ 6 tháng trở lên)

Cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả

Sở hữu cả ưu và nhược điểm nhưng ERP vẫn là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam. Trên thực tế, chúng ta không cần quá lo lắng về những hạn chế của phần mềm này bởi vì chỉ cần chúng ta biết sử dụng nó đúng cách thì nó sẽ luôn phát huy được những lợi ích của chúng chính nó. Dưới đây là cách sử dụng ERP hiệu quả mà các doanh nghiệp nên ghi nhớ:

Lựa chọn phần mềm thích hợp

Trước khi tiến hành chọn ra ERP system, doanh nghiệp phải tiến hành tìm hiểu kỹ về các đơn vị cung ứng phần mềm ERP uy tín trên thị trường và chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất với mình dựa trên các tiêu chí như: chất lượng sản phẩm, giá thành, dịch vụ kèm theo… Sau khi “đánh tiếng” cho phía nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ được họ gửi cho các thông tin cần thiết về hệ thống ERP. Tuy nhiên, bản thân các doanh nghiệp cũng nên tự tìm hiểu về nó đồng thời liên hệ tới tình hình cụ thể của doanh nghiệp mình để phát huy được hết những lợi ích mà ERP có thể đem lại.

Tái cấu trúc lại bộ máy của doanh nghiệp

Tái cấu trúc là một việc làm cần thiết của doanh nghiệp trước khi chính thức triển khai phần mềm ERP. Những người đứng đầu doanh nghiệp cần xem xét lại bộ máy của doanh nghiệp xem xem có cần điều chỉnh về nhân sự hay không, liệu rằng bộ máy có kết hợp tốt với hệ thống ERP hay không… Xem xét và điều chỉnh lại những yếu tố chưa ổn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn “thích nghi” tốt hơn với ERP và thu về hiệu quả như mong muốn!

Chạy thử

Sau khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp nghiễm nhiên phải chạy thử để kiểm tra xem phần mềm này hoạt động ra sao, nó có tương thích với doanh nghiệp của bạn không… Nhờ việc chạy thử này, doanh nghiệp cũng sẽ đánh giá sự ổn định và hiệu quả của phần mềm ERP; từ đó giảm thiểu nguy cơ phát sinh các rắc rối, trục trặc không đáng có!

Đề xuất những cải tiến cần thiết

Nhiều người nhầm tưởng rằng ERP là một hệ thống tĩnh nhưng sự thực không phải vậy! Trong quá trình sử dụng, nếu bạn cảm thấy có vấn đề gì không ổn, có yếu tố nào đó không phù hợp với doanh nghiệp của bạn thì bạn hoàn toàn có thể đề xuất việc cải tiến và thay đổi. Doanh nghiệp có quyền làm điều đó và họ thực sự nên tinh chỉnh lại những thứ còn thiếu sót để hệ thống hoàn thiện hơn, mang lại kết quả tốt hơn. Lưu ý là những thay đổi bạn đưa ra phải phù hợp với hệ thống chính sách cũng như các quy định của Nhà nước Việt Nam nhé!

Đào tạo nhân viên

Đây là một khâu vô cùng quan trọng, nếu bạn muốn hệ thống ERP phát huy tối đa hiệu quả thì bạn phải đảm bảo rằng các nhân viên của bạn biết cách sử dụng nó. Họ chính là những người trực tiếp tiếp xúc và sử dụng phần mềm này. Nếu họ am hiểu kỹ về nó thì chắc chắn hệ thống này sẽ phát huy được 100% công dụng của nó! Ngược lại, sự thiếu hiểu biết của những con người sẽ khiến doanh nghiệp không thể đạt được kết quả như mong muốn!

►► Tham khảo: Hris là gì và tính năng cần nắm rõ của phần mềm quản lý Hris

Điểm vượt trội của ERP

Rõ ràng không phải ngẫu nhiên mà hệ thống ERP lại được các doanh nghiệp yêu thích và lựa chọn đến thế. Dưới đây là một số điểm vượt trội của phần mềm này:

Kiểm soát thông tin tài chính

Ưu điểm đầu tiên của hệ thống ERP đó là nó giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin tài chính. Thông tin tài chính của một doanh nghiệp thường được tập hợp từ nhiều nguồn số liệu khác nhau và giữa các nguồn ấy nghiễm nhiên phải có một chút chênh lệch. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp ấy sử dụng phần mềm ERP thì mọi chuyện sẽ khác!

Khi ấy, toàn bộ thông tin, dữ liệu liên quan đến tài chính của doanh nghiệp sẽ được tổng hợp ở một nơi duy nhất. Phần mềm đặc biệt này quản lý xuyên suốt tất cả các phòng ban cho nên sẽ không có sự chênh lệch hay bất cập nào xuất hiện cả. Nếu có một thông số bất kỳ bị thay đổi thì hệ thống cũng sẽ tiến hành tính toán lại toàn bộ dữ liệu và hiển thị kết quả đúng nhất.

Cũng nhờ có ERP mà các doanh nghiệp lớn không cần chờ tới tận cuối tháng/quý để tổng hợp dữ liệu nữa. Khi được yêu cầu nộp báo cáo tài chính, người phụ trách chỉ việc nhìn vào các thông số, dữ liệu hiển thị trên hệ thống ERP và lập báo cáo dựa trên những dữ liệu ấy là được.

Hạn chế các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người nhập cùng một dữ liệu

Việc nhầm lẫn thông tin khi thông tin được chuyển giao giữa các bộ phận là chuyện xảy ra như “cơm bữa” ở các doanh nghiệp. Một thùng hàng có số hiệu “14” ở bộ phận A nhưng khi chuyển sang bộ phận B n lại bị nhầm thành “19” do ai đó viết ẩu khiến người nhìn không thể xác định rõ. Hoặc nhân viên của bộ phận X do vội vàng mà gõ nhầm tên khách từ “Trần Văn Quý” thành “Trần Văn Quy”, để rồi dữ liệu ấy được gửi đi khắp các phòng ban khác và gây ra nhầm lẫn hàng loạt.

Những sai sót ấy có thể ảnh hưởng lớn tới doanh nghiệp, khiến công ty thất thoát tiền bạc hoặc gây khó chịu cho khách hàng khiến họ mất đi sự tín nhiệm đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, vấn đề này có thể giải quyết triệt để nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng hệ thống ERP. Bạn chỉ cần nhập data một lần duy nhất và sau chúng sẽ được lưu trữ trên hệ thống. Ai cũng có thể xem và sử dụng dữ liệu gốc này ngay khi cần chứ không cần copy thông tin theo kiểu truyền thống để rồi truyền cho nhau các phiên bản “tam sao thất bản” không chính xác.

Giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

ERP có thể giúp các lãnh đạo của doanh nghiệp kiểm soát, giám sát quá trình làm việc của các nhân viên cấp dưới của họ. Phần mềm này có tính năng cực hay ho là “Audit Track”; nó giúp truy ra nguồn gốc của các bút toán và những người phụ trách bút toán đó. Với hệ thống ERP, những người đứng đầu doanh nghiệp thậm chí còn có thể kiểm tra từng ly từng tí về hiệu quả làm việc của nhân viên, ví dụ như: ngày hôm đó họ bán được bao nhiêu sản phẩm, đem về cho doanh nghiệp doanh thu là bao nhiêu…

Một vài loại phần mềm ERP còn tích hợp cả tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để giao nhiệm vụ thích hợp cho từng nhân viên dựa vào thế mạnh, sở trường của họ. Như vậy thì các nhà quản lý không cần phải lo lắng về khâu này nữa mà có thể tập trung làm các công việc khác.

Tạo nên một “mạng xã hội” nội bộ cho doanh nghiệp

Hệ thống ERP cung cấp tính năng liên lạc giữa các thành viên nội bộ trong cùng hệ thống. Người dùng có thể cập nhật các trạng thái cũng như chat riêng tư với nhau. Nó không khác nào một “mạng xã hội” thu nhỏ!

►► Tham khảo: SME là gì? Tìm hiểu về doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ

Những hạn chế của ERP

Những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận nhưng ngược lại, nó vẫn có nhiều điểm bất cập. Cũng vì những nhược điểm ấy mà người ta cho rằng nó dần trở nên lỗi thời và không còn phù hợp trong thời đại 4.0 này nữa!

Chi phí cao nhưng đôi khi không đáp ứng đúng nhu cầu

Một nhược điểm lớn của phần mềm ERP đó là nó đòi hỏi chi phí đầu tư rất cao nhưng đôi khi lại không đáp ứng đúng nhu cầu của các doanh nghiệp. Chi phí để cài đặt hệ thống ERP thường rơi vào khoảng từ 30.000 USD trở lên và cấc nhà cung cấp không đồng ý việc tách lẻ từng ứng dụng mà chỉ cung cấp kiểu trọn gói.

Thế nhưng thực tế là nhiều doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng hết tất cả các phân hệ của ERP, vì vậy việc mua cả gói trở thành một việc lãng phí tiề n bạc không cần thiết. Bạn cũng không thể xóa những ứng dụng không cần thiết ấy đi, nó sẽ luôn tồn tại ở đó dù bạn chẳng bao giờ dùng tới.

Ngược lại nhiều doanh nghiệp lại có nhu cầu sử dụng thêm một số phần mềm khác, thế nhưng họ lại lo lắng chúng không tương thích với hệ thống ERP mà họ đang sử dụng. Việc tích hợp chúng với nhau là tương đối khó vì phần mềm ERP đã được lập trình cố định. Nói tóm lại, không ít chuyên gia nhận xét rằng ERP đắt đỏ cồng kềnh và cứng nhắc. Vì vậy các doanh nghiệp cần suy nghĩ kỹ càng trước khi sử dụng phần mềm này!

Tốc độ triển khai tương đối chậm chạp

Như đã nói thì hệ thống ERP tương đối cồng kềnh bởi nó tích hợp quá nhiều loại ứng dụng khác nhau. Cũng vì thế mà tốc độ triển khai loại phần mềm không thể nào nhanh được. Từ việc tích hợp ERP vào máy chủ của doanh nghiệp cho đến việc bảo mật dữ liệu rồi hướng dẫn các nhân viên trong doanh nghiệp sử dụng phần mềm này đều iêu tốn rất nhiều thời gian va công sức của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc sử dụng ERP luôn gây ra nhiều bình luận trái chiều.

Khó nâng cấp/cải tiến

Không chỉ cồng kềnh mà ERP còn được đánh giá là “cứng nhắc”. Nó đã được lập trình sẵn và người dùng chỉ có thể cứ vậy mà sử dụng chứ có mà nâng cấp theo ý mình được. Trong thời đại công nghệ phát triển vũ bão này, các doanh nghiệp chắc hẳn muốn tiến hành một vài cải tiến để không bị tụt hậu. Thế nhưng bản chất của ERP là cồng kềnh và cứng nhắc, cho nên nếu họ muốn nâng cấp thì doanh nghiệp sẽ phải tạm ngừng hoạt động và lập trình lại cả hệ thống ERP. Điều này thực sự bất tiện!

Nhiều nhà cung cấp hiện đã tung ra các loại phần mềm chuyên biệt, sở hữu nhiều tính năng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp đồng thời chúng đều dễ dàng cải tiến, nâng cấp. Họ cũng sẵn sàng hỗ trợ 24/7 cho các doanh nghiệp khi họ cần tư vấn. Chính vì vậy, phần mềm ERP có nguy cơ “thất sủng” rất cao!

Qua bài viết trên đây, News.timviec.com.vn đã giúp bạn lý giải phần mềm quản lý ERP là gì và những điểm vượt trội cũng như những mặt còn hạn chế của nó. Vậy bạn nghĩ sao về phần mềm này? Doanh nghiệp của bạn có đang sử dụng nó hay không? Hãy chia sẻ với chúng tôi nhé!

►► Tham khảo: Những điều cần biết về phần mềm quản lý bán hàng kiotviet