Kế toán công nợ là gì? Công việc của một nhân viên kế toán công nợ

Không chỉ quan tâm đến khái niệm “Kế toán công nợ là gì?” mà nhiều người mới vào nghề còn muốn biết công việc kế toán công nợ phải làm là những gì. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp giúp bạn điều đó.

• Kế toán doanh nghiệp là gì? Các công việc cần làm khi vào nghề
• Kế toán thuế là gì? Những công việc phải thực hiện hàng ngày

Kế toán công nợ là một bộ phận nhỏ của ngành kế toán, nó không phổ biến và bao quát rộng như kế toán tổng hợp nhưng cũng nắm vị trí vô cùng quan trọng trong một doanh nghiệp, công ty. Khái niệm, công việc cụ thể và những áp lực mà một kế toán công nợ phải làm sẽ được trình bày cụ thể trong bài viết này!

Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ là người chịu trách nhiệm giám sát, thúc giục và giải quyết các khoản công nợ của công ty, doanh nghiệp. Người làm công việc kế toán công nợ phải luôn đảm bảo công nợ chỉ tồn tại trong mức độ cho phép, tránh để tình trạng tồn đọng công nợ, ảnh hưởng đến tình hình phát triển tài chính của công ty.

Kế toán công nợ dịch sang tiếng Anh có thể hiểu là Accounting liabilities.

Kế toán công nợ là một phần nhỏ của kế toán tổng hợp nhưng một vài công ty, doanh nghiệp nhỏ và vừa, kế toán tổng hợp sẽ kiêm luôn công việc của kế toán công nợ. Đối với những doanh nghiệp lớn, quy mô rộng thì kế toán công nợ sẽ làm nguyên mảng này và đảm bảo chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với tình hình công nợ của công ty.

Công việc kế toán công nợ là gì?

Nhìn chung, mô tả công việc kế toán công nợ liên quan hoàn toàn đến tình hình công nợ của công ty, doanh nghiệp. Nhưng đi vào cụ thể, kế toán công nợ cần làm những công việc như sau:

• In sổ các khoản công nợ đã giải quyết và chưa giải quyết rồi đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng tháng, từng quý, từng năm
• Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của các hóa đơn, chứng từ có liên quan đến khoản công nợ
• Theo dõi tình hình công nợ chung, thúc giục công nợ tồn đọng của các khách hàng bằng cách gọi điện, nhắc nhở khách hàng.

• Theo dõi công nợ tồn đọng của công ty với các đối tác, báo cáo lên lãnh đạo các khoản công nợ cần thanh toán
• Đôn đốc, nhắc nợ, đòi nợ và thu nợ: Công nợ sắp đến hạn thì điện thoại báo trước vài ngày cho khách hàng; Nếu công nợ đến hạn nhưng chưa thu được thì điện thoại trực tiếp; Đối với công nợ đã quá hạn, kế toán công nợ có thể điện thoại hoặc đến trực tiếp đối tác để đòi nợ
• Đối chiếu, báo cáo tình hình công nợ lên lãnh đạo. Trong báo cáo bao gồm những công nợ thu được, công nợ chưa thu được. Ngoài ra nên đề xuất giải pháp nhằm thu hồi công nợ với cấp trên.
• Với công nợ phải trả thì kế toán công nợ cần liệt kê rõ ràng các khoản công nợ theo thời gian, giá trị mặt hàng để đưa lên lãnh đạo ký duyệt trả nợ cho đối tác.
• Ngoài ra còn những công việc khác do cấp trên giao phó.

► TÌM HIỂU NGAY: Những thông tin tìm việc làm mới nhất đang được rất nhiều người quan tâm hiện nay.

Lý do phát sinh công nợ 

Nhắc đến những vấn đề phát công nợ sẽ có rất nhiều nguyên nhân,ví dụ cụ thể như:

• Khách hàng mua nhưng chưa có khả năng thanh toán được những số tiền cần phải chi trả nên có thể lấy hàng và nợ và sẽ trả tiền sau một thời gian nhất định.
• Hoặc vấn đề ở chính người bán, mong muốn bán được hàng với số lượng nhiều nên chưa cần phải thanh toán ngay mà vẫn được lấy hàng. Đây chính là hành vi thúc đẩy kinh doanh của người bán.
• Hoàn tất những công việc hoạt động thương mại thì người mua mới thanh toán. Đây chính là những nguyên nhân gây ra những chi phí cho người mua và ít vốn vẫn có thể hoạt động dễ dàng.
• Nợ tiền lãi suất mức thấp, vay tiền trả những lãi suất cao đây chính là một lợi thế đối với bên mua.
• Chưa thanh toán được khi chưa đủ tiền để hoạt động giao dịch để với mục đích thu lợi nhuận.

Sự tồn tại của công nợ cũng tạo ra những nhược điểm cho doanh nghiệp như là:

• Gây ra những rủi ro và không thu hồi được nợ.
• Tổn thất chi phí và quản lý, theo dõi mất thời gian.
• Đòi nợ tốn thời gian và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động kinh doanh.

Đối tượng theo dõi

• Nợ phải thu – TK 131: Công nợ phải thu của khách hàng.
• Nợ phải trả – TK 331: Công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
• Tạm ứng/ Hoàn ứng – TK 141: Nội bộ doanh nghiệp.
• Những khoản thu khác – TK 138
• Những khoản thu khác – TK 338
• TK 136 và TK 336: Nội bộ giữa những chi nhánh và công ty.

Phân loại công nợ 

Công nợ phải thu của khách hàng

Kế toán công nợ cần phải thu của khách hàng thể hiện quá trình xuất hàng hóa và sản phẩm của công ty cung cấp cho khách hàng hoặc chính là quá trình xuất hoàn thành công cho chính chủ đầu tư để viết được những hóa đơn và kê khai thuế và khách hàng chưa thực hiện thanh toán hoặc đã thanh toán một phần.

► Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ mà kế toán nên biết

Công nợ phải trả cho nhà cung cấp 

Quá trình theo dõi và đối chiếu với bên mua hàng, đã nhận được hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp nhưng chưa hoàn thành thanh toán hay chỉ thanh toán một phần. Dưới đây là một số giấy tờ để theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp:

Lưu ý khi định khoản công nợ

Kế toán công nợ ngoài việc phải làm những công việc giải quyết kế toán công nợ thì cũng cần phải định khoản kế toán công nợ một cách rõ ràng. Đặc biệt hơn, trong quá trình kiểm soát, đôn đốc công nợ, kế toán phải có những lưu ý quan trọng về các khoản công nợ như sau:

Với công nợ phải thu

• Kế toán công nợ phải hạch toán rõ ràng từng khoản, từng đối tượng nợ, từng lần nợ phát sinh và chú ý đến thời gian hẹn thanh toán của khách hàng để gọi điện, gửi fax đến nhắc khách hàng trả tiền.
• Những giấy tờ, hóa đơn chứng từ vay nợ, thể hiện công nợ giữa công ty và khách hàng phải giữ gìn, cất giữ cẩn thận để đối chiếu khi hai bên thanh toán công nợ cho nhau.
• Trong trường hợp có những khoản công nợ bị quá hạn thanh toán hoặc khách hàng dây dưa không chịu trả, kế toán phải báo cáo với lãnh đạo để có phương án giải quyết kịp thời

Với công nợ phải trả

• Dù không gặp nhiều khó khăn như công nợ phải thu nhưng công nợ phải trả, kế toán công nợ cũng cần phải chủ động giải quyết để đảm bảo uy tín của công ty, doanh nghiệp
• Hạch toán rõ ràng chi tiết từng đối tượng, khoản nợ, chú ý đến thời hạn thanh toán để thanh toán cho nhà đối tác, nhà cung cấp của doanh nghiệp, công ty
• Công nợ phải trả cho nhà nước, cho người lao động cần chi trả đúng thời hạn và đúng luật lao động
• Chú ý các khoản công nợ phải trả chưa có hóa đơn, kế toán công nợ phải theo dõi sát sao, bổ sung hóa đơn ngay vào sổ sách khi có

Những kỹ năng cần thiết đối với kế toán công nợ

Nhiệm vụ của kế toán công nợ xoay quanh việc định khoản kế toán công nợ, thanh toán nợ đúng hạn cho doanh nghiệp đối tác, đôn đốc thu hồi công nợ từ khách hàng…nhưng không vì thế mà nhà tuyển dụng không đòi hỏi các kỹ năng từ người kế toán viên.

Để có thể làm tốt được công việc của kế toán công nợ, người kế toán viên cần có những kỹ năng phẩm chất như sau:

• Có chuyên môn nền tảng: Chưa đòi hỏi kinh nghiệm cao về chuyên môn nhưng không vì thế mà kế toán công nợ là người không có chuyên môn. Khi có chuyên môn nền tảng, người kế toán sẽ biết cách định khoản kế toán công nợ, biết cách hạch toán công nợ…
• Có trách nhiệm với công việc: Tinh thần làm việc cao, có trách nhiệm với công việc là yếu tố vô cùng quan trọng của kế toán công nợ. Vì nếu không có đam mê, không có trách nhiệm thì bạn khó có thể sống sót với nghề khi đi đòi nợ mãi mà không được.
• Tính trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ: Vì kế toán công nợ làm việc liên quan trực tiếp đến tiền nong nên tính trung thực là điều mà nhà tuyển dụng nào cũng đặt lên hàng đầu. Nếu bạn không trung thực ai dám giao cho bạn đi đòi tiền, nếu bạn không cẩn thận, tỉ mỉ ai dám giao cho bạn quản lý công nợ, quản lý hóa đơn công nợ….

Tóm lại, kế toán công nợ là gì? Kế toán công nợ là người đi “đòi nợ” và giám sát các khoản nợ của công ty. Từ bài viết này, hi vọng bạn đã có kinh nghiệm bước đầu khi bắt tay vào làm công việc của kế toán công nợ. Chúc bạn thành công!