File PDF là gì? Cách chỉnh sửa trên file PDF không phải ai cũng biết

File PDF là một khái niệm rất quen thuộc nhưng không phải ai cũng biết cách chỉnh sửa trên file PDF. Hãy học cách làm qua bài viết này nhé!

• Cách chuyển từ file PDF sang file Word cực đơn giản và nhanh gọn
• Cách lấy lại file Word chưa lưu, không còn nỗi lo file đột nhiên “biến mất”

ĐỊnh dạng file PDF hiện đang là một trong những loại file văn bản phổ biến nhất trên thế giới, với đặc điểm nổi bật nhất là tính thống nhất về hình thức nội dung của file. Tuy nhiên, file PDF lại khá khó để chỉnh sửa hay biên tập lại mà không có phần mềm chuyên biệt. Vậy có bao nhiêu cách chỉnh sửa trên file PDF? Cùng tìm hiểu nhé!

File PDF là gì?

Trước khi tìm hiểu cách chỉnh sửa trên file PDF, chúng ta cần có một chút kiến thức cơ bản về loại file đặc biệt này đã!

PDF là viết tắt tiếng Anh của cụm từ tiếng Anh “Portable Document Format”, dịch ra là định dạng văn bản di động. Đây là một định dạng file văn bản được nhà đồng sáng lập của hãng Adobe, John Warnock phát mình và phát triển trong thập kỉ 90 của thế kỉ 20 nhằm tạo nên một loại file trình bày văn bản, bao gồm định dạng chữ, hình ảnh, biểu đồ,… độc lập hoàn toàn với các phần mềm ứng dụng, phần cứng hay hệ điều hảnh.

Nói ngắn gọn lại, định dạng PDF sẽ luôn hiển thị nội dung theo một bố cục và chỉnh sửa thống nhất cho dù có được mở bằng các phần mềm khác nhau trên máy tính hoặc hệ điều hành khác nhau. Tuy nhiên, vì tính năng này nên các cách chỉnh sửa trực tiếp trên file PDF cũng khá hạn chế.

Ưu và nhược điểm của định dạng file PDF

Ưu điểm

• Định dạng PDF phổ biến và mang tính thống nhất cao. Bất kể là phần mềm hay hệ máy tính nào, file có định dạng PDF sẽ luôn hiển thị nội dung giống nhau.
• Dễ dàng xem, trao đổi hoặc in ấn. Các phần mềm đọc file PDF thường được cài đặt mặc định trên các máy tính và cả điện thoại thông minh, giúp người dùng có thể nhanh chóng mở, đọc và trao đổi với nhau.
• Nhỏ gọn, chiếm ít dung lượng so với các loại file văn bản khác. File PDF hỗ trợ rất nhiều loại thuật toán nén hình ảnh để giúp giảm thiểu dung lượng của file, giúp file có thể được mở nhanh hơn, đặc biệt là với các file PDF có nội dung dài.
• Dễ dàng cài đặt các tính năng bảo mật hoặc bảo vệ file. Chỉ cần có một phần mềm đọc file DPF đơn giản, người dùng có thể cài đặt mật khẩu bảo vệ file PDF của mình, ngăn chặn việc chỉnh sửa hoặc in khi chưa có sự cho phép. Định dạng file PDF còn hỗ trợ chữ ký điện tử để tăng tính xác thực của văn bản.

Nhược điểm

• Việc chỉnh sửa hay biên tập lại nội dung trong file khá khó khăn. Không có cách chỉnh sửa trên file PDF nào ngoài việc sử dụng các phần mềm chỉnh sửa chuyên biệt vì văn bản hay các đối tượng nội dung đặc biệt như biểu đồ hay bảng trong file PDF được đọc như hình ảnh thay vì định dạng văn bản truyền thống.
• Khó khăn trong việc chuyển đổi. Vì file PDF biến đổi tất cả các định dạng văn bản sang hình ảnh, việc chuyển đổi nội dung từ định dạng PDF sang một loại định dạng khác dễ chỉnh sửa hơn như DOC sẽ không được như ý nếu không sử dụng các phần mềm nhận diện văn bản.

Cách chỉnh sửa trên file PDF

Hiện nay đã có rất nhiều phần mềm hỗ trợ việc chỉnh sửa file PDF một cách đơn giản và dễ thao tác. Dưới đây là 2 cách chỉnh sửa trên file PDF đơn giản và hiệu quả nhất:

Sử dụng Adobe Acrobat

• Bước 1: Mở Adobe Acrobat. Nhấn vào file, chọn Open để chọn file PDF bạn cần. Nếu bạn đặt Acrobat là phần mềm mặc định để mở file PDF, bạn chỉ cần nhấn đúp chuột vào file PDF bạn muốn chỉnh sửa.
• Bước 2: Trên thanh cộng cụ ở bên phải cửa sổ ứng dụng, chọn Edit PDF.
• Bước 3: Nếu bạn muốn chỉnh sửa văn bản, đặt con trỏ chuột vào phần văn bản bạn muốn chỉnh sửa và chọn Format trên thanh công cụ.
• Bước 4: Nếu bạn muốn chỉnh sửa một hình ảnh, đặt con trỏ chuột vào hình ảnh đó và chọn Objects.

Sử dụng Microsoft Word 2013

Kể từ phiên bản Word 2013, Word cho phép bạn mở trực tiếp một file PDF và chuyển đổi sang một file Word có thể chỉnh sửa được. Sau khi đã chỉnh sửa xong, bạn có thể lưu file đã chỉnh sửa dưới định dạng PDF. Các thao tác cụ thể gồm:

• Bước 1: Mở Word 2013. Mở tab File, vào Open để chọn file PDF bạn cần chỉnh sửa. Word sẽ hiển thị một thông báo rằng phần mềm sẽ chuyển đổi file PDF của bạn thành một văn bản có thể chỉnh sửa được. File PDF gốc sẽ không bị thay đổi.
• Bước 2: Nhấn OK. Khi file chuyển đổi được mở ra, bạn thực hiện các thay đổi như mong muốn và lưu lại file dưới dạng PDF.

Bài viết trên đây của News.timviec.com.vn đã cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về file PDF cũng như cách chỉnh sửa trên file PDF. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp cho cơ hội việc làm của bạn trở nên tốt đẹp hơn.

►► Tất tật tần về các kỹ năng văn phòng cơ bản, mời bạn tham khảo Tại đây