Business Intelligence là gì? Quy trình của hệ thống business intelligence

Business Intelligence là gì? Đâu là các bước cơ bản của hệ thống BI trong hoạt động quản trị doanh nghiệp hiện nay. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau

Business Intelligence là gì? 

Business intelligence được hiểu là hoạt động phân tích kinh doanh. Đây là một vị trí công việc thường xuyên tận dụng các phần mềm, dịch vụ cung cấp thông tin để có thể chuyển đổi lại thành các quyết định có liên quan đến chiến lược kinh doanh, marketing cho một doanh nghiệp bất kỳ trên thị trường. Những công cụ thu thập thông tin phân tích kinh doanh sẽ tập hợp, trình bày các thông tin dưới dạng bảng biểu, biểu đồ, tóm tắt để giúp cho người dùng có thể hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Mục đích chính của hệ thống Business Intelligence đó là hỗ trợ chủ doanh nghiệp đưa ra được những quyết sách trong hoạt động kinh doanh một cách tốt nhất. Đôi khi việc sử dụng Business Intelligence cũng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi tiến hành việc lập báo cáo công việc định kỳ.

Đối tượng của hệ thống Business Intelligence là gì? 

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp được hưởng lợi thông qua việc sử dụng business intelligence analyst. Tuy nhiên, đây sẽ là những đối tượng chính được hưởng lợi từ hệ thống BI gồm:

• Ban quản trị doanh nghiệp
• Giám đốc điều hành trực tiếp đưa ra quyết định kinh doanh 
• Khách hàng 
• Chuyên viên phân tích chiến lược doanh nghiệp

Lưu ý: 

• Các doanh nghiệp nên kết hợp giữa business intelligence với các công cụ phân tích hoạt động kinh doanh khác nhau để có thể lên kế hoạch được tốt hơn
• Công cụ BI sẽ hỗ trợ mọi doanh nghiệp ở bất cứ lĩnh vực, bất cứ quy mô kinh doanh nào
• Công cụ BI sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp trong các lĩnh vực như: FMCG, F&B

Xem thêm: Business development là gì? Các vị trí công việc và MỨC LƯƠNG

Các thành phần chính của BI là gì? 

Data sources 

• Data sources được hiệu là một cơ sở dữ liệu gốc. Nguồn của hệ thống dữ liệu này thường đến từ nhiều bộ phận khác nhau như: báo cáo nhân sự của HRM, báo cáo từ phần mềm CRM của bộ phận kinh doanh, lưu lượng truy cập tới từ website sàn thương mại điện tử….. Những nguồn dữ liệu gốc này thường được thiết kế dưới dạng dữ liệu quan hệ. Tuy nhiên trong một vài trường hợp cũng có thể là các dạng data phi quan hệ, big data……

Data warehouse 

• Data warehouse là dạng cơ sở dữ liệu được thiết kế dành cho việc đọc, ghi thường xuyên. Đây cũng là nơi lưu trữ thông tin lâu dài của tổ chức; doanh nghiệp. Trong đó, các dữ liệu tới từ data warehouse được dùng vào mục đích duy nhất là đọc. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu business intelligence này cũng không thể ghi hay update thêm bởi quản trị viên server. Những thông tin này chỉ được ghi lại bởi Extract transform load. Đây là công cụ chuyển để từ dữ liệu gốc vào data warehouse

Integrating Server 

• Công cụ này chịu trách nhiệm trung gian vận hành công cụ ETL để chuyển đổi dữ liệu từ Data Sources vào Data Warehouse

Analysis Server 

• Chịu trách nhiệm thực thi các cube được thiết kế dựa trên các chiều dữ liệu và tri thức nghiệp vụ
• Cube chịu trách nhiệm nhận dữ liệu đầu vào từ DWH và thực thi theo nghiệp vụ định nghĩa sẵn để trả về kết qu

Reporting Server 

• Thực thi các report với output nhận được từ Business Analyst.
• Nơi quản trị tập trung các report trên nền web, các report này có thể được attach vào ứng dụng web, hay application

Data mining 

• Là quá trình trích xuất thông tin dữ liệu đã qua xử lý (phù hợp với yêu cầu riêng của doanh nghiệp) từ Data Warehouse rồi kết hợp với các thuật toán để đưa ra ( hoặc dự đoán ) các quyết định có lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.
• Đây là một quá trình quan trọng trong BI, thông thường một doanh nghiệp muốn sử dụng giái pháp BI thường kèm theo về Data Mining.

Data Presentation 

• Công cụ này thường được dùng để tạo ra những báo cáo nhằm giúp cho chủ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lên những quyết định quan trọng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Lợi ích của hệ thống business intelligence là gì? 

• Hệ thống phân tích hoạt động kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng thông tin hiệu quả để thích ứng với sự cạnh tranh gắt gao từ đối thủ.
• Giúp hỗ trợ quản trị doanh nghiệp nhanh chóng trong việc đưa ra các quyết định kịp thời về mặt chiến lược
• Định vị chính xác khả năng kinh doanh của doanh nghiệp
• Phân tích, nghiên cứu các thông tin insight khách hàng
• Dự đoán tương lai của doanh nghiệp
• Lên chiến lược marketing rõ ràng với các công cụ phù hợp
• Lên kế hoạch giữ chân khách hàng cũ, mở rộng tập khách hàng tiềm năng mới
• Giúp chủ doanh nghiệp hình dung rõ hơn về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
• Thu thập nhanh chóng báo cáo công việc định kỳ của các phòng ban
• Hỗ trợ quá trình đánh giá nội bộ, cải thiện, tối ưu khả năng, quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Điểm khác biệt của business intelligence và business analyst là gì? 

• Về đối tượng của dữ liệu: Công cụ Business Intelligence sẽ xử lý toàn bộ các dữ liệu gốc mà doanh nghiệp sở hữu. Trong đó, công cụ BA chỉ tập trung phân tích các dữ liệu đã có trong quá khứ.
• Về mục đích sử dụng: Business Intelligence sẽ được sử dụng để có thể đánh giá được tình trạng kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Từ đó giúp cho các chủ doanh nghiệp có thể tiến hành những giải pháp tối ưu cho hoạt động kinh doanh. Còn business analytics sẽ phân tích dữ liệu để cho ra những dự đoán về xu hướng kinh doanh trong tương lai.
• Đối tượng sử dụng: Business Intelligence phù hợp để ứng dụng trong những doanh nghiệp có quy mô lớn, đang sở hữu nhu cầu tối ưu các hoạt động vận hành cồng kềnh. Business Analytics, mặt khác, có thể triển khai đối với tất cả các đối tượng tổ chức đang hướng tới mục tiêu phát triển và đẩy mạnh hiệu suất làm việc.

Quy trình thực hiện Business Intelligence

Bước 1: Thu thập data sources

Phòng phân tích hoạt động kinh doanh sẽ thu thập các dữ liệu gốc thông qua các hệ thống chuyên dụng của công ty như:

• Hệ thống supply chain – quản lý chuỗi cung ứng
• Hệ thống hoạch định t ài nguyên doanh nghiệp
• Các dữ liệu có liên quan đến hoạt động lưu lượng của website trong doanh nghiệp
• Cơ sở giao dịch dữ liệu
• Hệ thống  quản lý chăm sóc khách hàng
• Các cơ sở dữ liệu bên ngoài

Xem thêm: CRM là gì? Quy trình cơ bản của hệ thống customer relationship

Bước 2: Extract, Load, Transform

• Extract – Trích xuất: Là hoạt động sao chép các dữ liệu gốc về hệ thống nguồn. Từ đó sẽ giúp cho hiệu năng của những data nguồn này không bị ảnh hưởng bởi các hoạt động phân tích về sau.
• Transform – Biến đổi: Những data đã hoàn thành từ bước trích xuất sẽ được chia tách thành từ nhóm nhất định để lưu trữ và sử dụng được.
• Load – Nhập: Bước này sẽ đưa những dữ liệu đã biết đổi vào kho của hệ thống business intelligence và tiếp tục tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 3: Lưu trữ dữ liệu

Data sau khi đã được xử lý ở bước 2 sẽ được lưu trữ, xử lý dưới các định dạng để có thể xử dụng được ngay lập tức trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 4: Trích xuất, phân tích 

Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu từ kho lưu trữ để phân tích, đưa ra đánh giá về những điểm mạnh yếu của doanh nghiệp. Qua những phân tích này, bạn có thể đưa ra những quyết định để cải thiện, tối ưu hoạt động vận hành, kinh doanh chính xác hơn.

Trên đây là chi tiết về business intelligence là gì. Bài viết hy vọng sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức chuyên môn cho hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp mình theo đuổi trong tương lai.