Admin Officer là gì? Bật mí công việc của một Admin Officer

Admin officer là gì? Công việc của một admin officer là gì bạn đã giờ tự hỏi điều đó chưa? Nếu thắc mắc hãy đọc bài viết này để biết thêm nhiều thông tin hữu ích về công việc này nhé!

• Team leader là gì? Làm thế nào để thành team leader giỏi?
• Operation Manager là gì? Tố chất mà một Operation Manager phải có

Admin officer là gì?

Bạn đã bao nghe nói đến admin officer hay được giới thiệu về công việc này chưa? Đã bao giờ bạn tự hỏi vậy admin officer là gì mà liên tục được nhắc đến hay chưa? Mới đầu khi nghe nhắc đến thuật ngữ này chắc chắn bạn sẽ tự hỏi đó là gì mà ngày nay trong tuyển dụng việc làm thường được nhắc đến như vậy.

Thực ra Admin officer có hiểu là quản lý văn phòng cũng như quản lý hành chính doanh nghiệp. Nói cách khác đây là công việc quản trị hành chính văn phòng trong các công ty, doanh nghiệp, cơ quan. Mỗi đơn vị nhất định cần phải có một bộ phận hành chính nhân sự, và admin officer là một vị trí công việc trong khối hành chính nhân sự đó.

Quản trị hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn chính là nơi chuyên lưu trữ, xử lý những hồ sơ, tài liệu liên quan đến nhân sự, công việc của một doanh nghiệp, công ty, cơ quan sự nghiệp.

Những công việc hành chính đó bao gồm:

• lễ tân,
• đưa đón tiếp đãi khách hàng,
• sắp xếp công việc cho các bộ phận,
• cung cấp những trang thiết bị cần thiết,….

Ngoài việc xử lý những vấn đề hành chính nội bộ của công ty, nhân viên thuộc bộ phận này còn đảm nhận những việc liên quan đến đối ngoại. Cũng có những người sẽ kiêm luôn việc hướng dẫn chỉ đạo những nhân sự mới để họ có thể làm quen với công việc.

Người làm vị trí admin officer là người đứng đầu của bộ phận hành chính nhân sự. Công việc chủ yếu của họ sẽ là quản lý các nhân viên dưới quyền, lên kế hoạch cũng như đảm bảo cho việc vận hành diễn ra được suôn sẻ. Đồng thời họ cũng sẽ là người kiểm soát, phân công những công việc cho từng nhân viên dưới quyền của mình.

► Tham khảo những kiến thức nghề nghiệp cập nhật hàng này TẠI ĐÂY

Công việc của một Admin Officer hiện nay

Công việc của một người admin officer là rất nhiệm vụ khác nhau. Mặc dù công việc này chỉ cần ngồi trong văn phòng làm việc với giấy tờ nhưng cũng tương đối phức tạp. Dưới đây là những công việc của nhân viên hành chính cần làm.

Lễ tân văn phòng

Đối với một cơ quan, doanh nghiệp bộ phận lễ tân được coi là

• Bộ mặt của chính công ty, doanh nghiệp
• Chịu trách nhiệm trả lời những cuộc điện thoại từ đối tác, khách hàng
• Tiếp đón những đối tác và khách hàng của công ty
• Hỗ trợ việc xử lý những tài liệu như: In ấn, đóng dấu, chuẩn bị các thiết bị cần thiết khi các phòng ban khác có yêu cầu

Tất cả những công việc này sẽ do sự phân công của người quản lý chính bộ phận hành chính điều hành.

Văn thư quản lý hồ sơ, sổ sách

Công việc cụ thể sẽ là tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ, công văn từ các bộ phận chuyển đến yêu cầu cần giải quyết. Sau khi tiếp nhận những giấy tờ, tài liệu, hồ sơ này thì họ sẽ cần phải sắp xếp, phân loại rồi chuyển đến từng bộ phận có thẩm quyền để giải quyết.

Ngoài ra, họ còn phải đảm nhận thêm nhiệm vụ in ấn giấy tờ, chuẩn bị tài liệu khi được yêu cầu. Họ cũng sẽ chính là người soạn thảo những văn bản cần thiết cho cấp lãnh đạo mỗi khi ban bố những quyết định, yêu cầu nào đó.

Lên bảng lương

Một nhiệm vụ nữa của bộ phận hành chính – nhân sự chính là theo dõi bảng chấm công của các nhân viên trong công ty hàng tháng. Họ cần tổng hợp bảng chấm công của nhân sự, rồi lên thang bảng lương vào cuối tháng để tính công cho nhân viên. Sau khi hoàn thành họ sẽ kết hợp với bộ phận kế toán để làm bảng lương theo quy định.

Làm nhiệm vụ quản lý tài sản và trang thiết bị

Nhiệm vụ cụ thể chính là thường xuyên kiểm kê, kiểm soát những tài sản chung của công ty. Giám sát và lên kế hoạch bảo trì những  trang thiết bị cũ bị hư hỏng. Dựa theo những đề xuất của các bộ phận lên kế hoạch bổ sung các thiết bị cần thiết để đảm bảo việc vận hành hoạt động công việc suôn sẻ.

Công việc của admin officer chính là quản lý tất cả những nhân sự trong khối hành chính – nhân sự của mình. Đây là một nhiệm vụ quan trọng và rất cần đến sự tỉ mỉ, kinh nghiệm và kĩ năng chuyên môn tốt. Qua bài viết này bạn cũng biết được admin officer là gì và công việc cụ thể của vị trí công việc này ra sao rồi đó.