PERT là gì? Cách để xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT chuẩn nhất

Phương pháp sơ đồmạng lưới PERT là một trong những công cụ quản lý và giám sát dự án đang được các doanh nghiệp sử dụng rất phổ biến. Vậy PERT là gì? Đâu là cách xây dựng mạng lưới PERT chuẩn? Tất cả sẽ đượcđề cập đến trong bài viết sau

Sơ đồ mạng lưới PERT là gì?

PERT được hiểu là kỹ thuật đánh giá chương trình, dự án. Đây là loại biểu đồ mô tả tiến trình để hoàn thành một dự án, bao các đầu việc cần thiết, thời gian hoàn thành, chi phí có liên quan đến từng đầu việc cụ thể.

PERT cung cấp một biểu diễn đồ họa về tiến trình của dự án, điều này giúp cho các quản lý bộ phận; trưởng phòng có thể chia nhỏ nhiệm vụ cho từng cá nhân trong dự án để phân tích hiệu quả công việc.

Khi nào thì sử dụng sơ đồ PERT?

Sơ đồ mạng lưới được áp dụng khi một nhà quản trị tiến hành hoạch định các kế hoạch lớn. Ví dụ: cơ cấu nhân sự phòng ban, thực hiện chương trình giảm chi phí.

Phương pháp này rất thích hợp để ứng dụng cho dự án lớn phối hợp rất nhiều hoạt động. Trong đó,  sẽ có một số dự án được thực hiện đồng thời và một số sẽ bắt đầu sau khi dự án trước hoàn thành.

Xác định đường dẫn quan trọng

Nhiệm vụ chính đầu tiên của sơ đồ mạng lưới chính là khả năng xác định được đường dẫn của dự án. Đây chính là sự khác biệt mà PERT đem lại so với các sơ đồ quản trị khác.

Đánh giá tài nguyên

Thông qua sơ đồ có thể dễ dàng phân biệt được nhiệm vụ nào cần tài nguyên và nhiệm vụ nào thì không. Mặt khác đồ thị này giúp tiết kiệm tối đa thời gian cho cả bạn và đối tác có liên quan thông qua mở truy cập vào các dữ liệu thông tin.

Ước tính thời gian

Biểu đồ pert giúp nhà quản trị có thể đánh giá được thời gian làm việc của nhân sự, bao gồm cả nhiệm vụ riêng cũng như nhiệm vụ tổng thể của dự án.

Tóm lại, Bạn có thể xem xét và sử dụng biểu đồ Pert này để chia sẻ tài nguyên và tiến trình hoạt động dễ dàng tới các thành viên trong nhóm hơn.

Xem thêm: Bullet Journal là gì? Cách sử dụng để quản lý thời gian hiệu quả

Các yếu tố tác động chủ yếu đến lập sơ đồ mạng lưới PERT

Sơ đồ mạng lưới PERT phụ thuộc vào một số yếu tố chính sau đây:

Sự kiện

Trong PERT, sự kiện thường được biểu diễn qua các hình tròn có đánh số.

Sự kiện đầu tiên sẽ chỉ có cung đi ra và ngược lại sự kiện kết thúc chỉ có cung đi vào. Giữa các sự kiện còn lại liên kết với nhau bởi dấu mũi tên vừa đi vào vừa đi ra.

Công việc

Yếu tố công việc sẽ được biểu diễn bằng mũi tên chỉ hướng, độ dài của cung chính là thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc.

Thời gian dự trữ

Thời gian dự trữ là khoản thời gian các công việc có thể bị chậm trễ nhất định. Các công việc có thể bị trì hoãn tuy nhiên không được phép làm ảnh hưởng tới tiến độ chung.

Đường găng

Được hiểu là đường nối các công việc và dài nhất tính từ điểm đầu, điểm cuối của sơ đồ PERT. Trong quá trình thực hiện, nếu ở  bất kỳ sự kiện trên đường găng bị trậm trễ thì tiến độ hoàn thành dự án cũng sẽ bị trì hoãn.

Xem thêm: [Giải mã] Workflow là gì? Cách để xây dựng luồng công việc hiệu quả

Cách vẽ sơ đồ mạng lưới PERT

Không chỉ hiểu rõ về khái niệm PERT là gì, bạn còn có thể vẽ sơ đồ mạng lưới PERT chuẩn theo các bước sau:

Bước 1: Lên checklist những công việc cần làm để hoàn thành dự án

Bước 2: Đặt thứ tự những công việc cần ưu tiên thực hiện lên trên

Bước 3: Vẽ sơ đồ các nhiệm vụ từ đầu đến cuối, trong đó có sự liên kết theo mối quan hệ

Bước 4: Ước tính thời gian để hoàn thành từng nhiệm vụ

Ước tính khung thời gian tổng thể bằng cách sử dụng phương pháp đường dẫn (CPM) và pert.

• Thời gian lạc quan: Đây là khoảng thời gian tối thiểu và cần để hoàn thành một nhiệm vụ
• Thời gian bi quan: Đây là khoảng thời gian tối đa và cần để hoàn thành một nhiệm vụ.
•  Nhiều khả năng là thời gian: Ước tính tốt nhất về thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ.

Bước 5: Tính toán đường găn của công việc sao cho phải đi qua những sự kiện quan trọng dài hơi nhất trong dự án

Những nguyên tắc khi xây dựng sơ đồ PERT

Hai nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ khi xây dựng sơ đồ PERT

• Chỉ có 1 điểm bắt đầu, 1 điểm kết thúc
• Mỗi công việc được biểu diễn bằng một mũi tên và có độ dài tương ứng với thời gian của dự án.

Ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng sơ đồ PERT

Bất kể phương pháp nào cũng sẽ có những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Vì vậy doanh nghiệp cần phải cân nhắc trước khi ứng dụng chúng.

Ưu điểm của Pert là gì?

• Biểu đồ hữu ích trong việc phân tích những gì đã xảy ra, giúp các doanh nghiệp hiểu được tất cả các quy trình công việc và chọn con đường hiệu quả và có lợi nhất.
• Giúp xác định trách nhiệm rõ ràng cho từng đội nhóm, đồng thời tạo môi trường nơi mỗi bộ phận sẽ phải chịu trách nhiệm về công việc của mình.
• Cho phép tập trung vào các dự án sẽ nâng cao vị trí chiến lược của bộ phận.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm trên, phương pháp còn tồn tại một số nhược điểm:

• Khiến cho nhà quản trị khó có thể thấy toàn bộ định vị tài chính của dự án khi tập trung quá nhiều vào thời hạn.
•  Thiếu khả năng linh hoạt để thích ứng với các thay đổi nếu có khó khăn
• Nếu con số biểu đồ thể hiện không chính xác thì sự chậm trễ vẫn có thể xảy ra, tác động tiêu cực đến ngày hoàn thành dự án.
• Thành công của dự án phụ thuộc vào kinh nghiệm làm việc của quản lý
• Đòi hỏi khá nhiều nguồn lực của đội nhóm

Xem thêm: Quản lý dự án xây dựng là gì? Phương pháp quản lý dự án xây dựng

Trên đây là những kiến thức mà chúng tôi chia sẻ về PERT là gì? Chúc bạn vận dụng chúng một cách hữu ích để có thể tạo nên một kế hoạch toàn diện nhất cho dự án của doanh nghiệp