Công nợ là gì? Cách lập biên bản đối chiếu hiệu quả cho kế toán

Công nợ là gì? Làm sao để đối chiếu công nợ hiệu quả và có thời gian thu hồi nhanh chóng? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.

Công nợ là gì

Công nợ tiếng anh được gọi là Debt. Đây là một khái niệm chỉ về các khoản tiền phát sinh của doanh nghiệp trong các hoạt động mua bán sản phẩm, vật tư …. trong quá trình kinh doanh. Những khoản tiền này được doanh nghiệp chuyển sang thanh toán trong các kỳ kinh doanh tiếp theo.

Mảng Debt có thể coi như một hoạt động nhỏ của lĩnh vực kế toán tổng hợp. Trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì kế toán công nợ sẽ được bộ phận kế toán thực hiện luôn cũng với cả các hoạt động tài chính doanh nghiệp. Ngược lại, với những doanh nghiệp có quy mô lớn hơn thì nghiệp vụ kế toán công nợ sẽ được phân chia cho từng cá nhân cụ thể.

Công nợ phát sinh bởi nguyên nhân nào?

Để nói về nguyên nhân phát sinh công nợ là gì trong doanh nghiệp hiện có rất nhiều. Tuy nhiên, nguyên nhân phát sinh các khoản nợ trong hoạt động kinh doanh có thể kể tới như:

• Bên bán đã mua hàng nhưng chưa thanh toán hết số tiền cần trả cho bên mua. Lúc này bên mua có thể thống kê lại khoản tiền chưa trả này thành công nợ của bên bán để tiến hành thu hồi công nợ vào một thời gian tiếp theo.
• Đối với bên bán, doanh nghiệp thường mong muốn bán được hàng nhanh nên có thể cho các bên mua thực hiện việc mua hàng mà chưa thanh toán 100% tiền hàng ngay lập tức. Việc này nhằm nhanh chóng thúc đẩy quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp.
• Khách hàng chưa thanh toán ngay mặc dù bên bán có thể đủ tiền để thực hiện các giao dịch khác nhau nhằm thu lại lợi nhuận.

Trên đây là một số nguyên nhân dẫn đến công nợ trong các hoạt động kinh doanh. Mặc dù lợi ích của công nợ đó là giúp cho doanh nghiệp có thể nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Nhưng các công ty cần lưu ý tới điểm yếu của hoạt động đối trừ công nợ như:

• Gây ra các rủi ro về tài chính nếu hoạt động thu hồi công nợ không thực hiện được.
• Làm tổn thất các chi phí không đáng có trong việc theo dõi công nợ.
• Quá trình đòi nợ có thể gây ra tác động tiêu cực tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Xem thêm: Kế toán trưởng tiếng anh là gì? Thông tin về kế toán trưởng tiếng anh

Công nợ gồm những loại nào

Hiện nay, hoạt động quản lý công nợ trong doanh nghiệp sẽ được chia làm hai dạng chính là: công nợ phải thu; công nợ phải trả. Trong đó:

Công nợ phải thu

Công nợ phải thu của khách hàng được thể hiện ở các chứng từ kế toán,  hóa đơn xuất hàng hóa, sản phẩm của bên bán dành cho bên mua. Các khoản tiền này thông thường sẽ chưa được bên mua thanh toán 100% cho bên bán mà sẽ được cộng lại thành tiền nợ để có thể thu hồi lại vào những thời gian sau.

Đối với các nhân viên kế toán công nợ, bạn cần có trách nhiệm theo dõi, lập biên bản quản lý để có thể phân loại các đối tượng nhằm kiểm soát một cách hiệu quả.

Công nợ phải trả

Công nợ phải trả cho khách hàng là các khoản tiền mà doanh nghiệp cần phải trả cho các đơn vị cung cấp như: vật tư, công cụ, nguyên vật liệu … nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Các khoản tiền này trước đó chưa được doanh nghiệp lấy hàng thanh toán cho các đối tác và cần phải được thanh toán một cách đúng thời hạn.

Bên cạnh hai dạng nợ phổ biến mà các kế toán công nợ cần phải theo dõi. Vẫn còn đó những khoản tiền khác mà bộ phận kế toán doanh nghiệp cần phải theo dõi gồm: Các khoản tạm ứng, thu tiền bồi thường, tiền nộp ngân sách nhà nước….

Đây đều là những khoản tiền rất cần được cập nhật định kỳ một cách cẩn thận. Sau đó, các kế toán viên cũng cần phải đối trừ công nợ một cách rất chi tiết. Sau đó, lập biên bản đối chiếu công nợ để đề xuất lên ban lãnh đạo doanh nghiệp nhằm xuất tiền trả những khoản nợ cần kíp trước mắt cũng như triển khai công tác thu hồi nợ đọng khó đòi.

Cách quản lý công nợ hiệu quả cho các kế toán

Quy trình quản lý công nợ cho các kế toán viên

• Bước 1: Lập bộ phận chuyên môn về quản lý nợ một cách chặt chẽ.
  Mục đích của việc này nhằm hạn chế tối đa các rủi ro không đáng có. Bên cạnh đó, trước khi khách hàng ký hợp đồng giao dịch. Các doanh nghiệp cũng cần phải yêu cầu phía đối tác ký cam kết sẽ thanh toán một cách đầy đủ, đúng thời hạn. Và ngoài ra cũng cần có những mức phạt nếu khách hàng trì hoãn thời gian thanh toán.
• Bước 2: Lập quy trình quản lý hạn mức công nợ thật chuẩn, bám sát đúng các mục tiêu cần đạt được. Bộ phận thu hồi công nợ cần xác định rõ những nhân sự nào sẽ chịu trách nhiệm với từng khách hàng một để có các biện pháp thu hồi một cách phù hợp.
• Bước 3: Gửi hóa đơn tới đối tác nhằm thúc giục thanh toán công nợ một cách nhanh chóng nhất.
• Bước 4: Nhắc nhở đối tác về những hình thức phạt nếu thanh toán hạn mức công nợ chậm thời hạn đã cam kết trong hợp đồng.

Cách lập biên bản đối chiếu công nợ cho doanh nghiệp

Để lập được biên bản đối chiếu công nợ cho doanh nghiệp. Các kế toán viên có thể sử dụng phần mềm Microsoft Excel nhằm lập bảng theo dõi với các bước như sau:

• Bước 1: Tạo file mới bằng Microsoft Excel
• Bước 2: Lập bảng biểu với các thông tin gồm: STT, tên khách hàng/ nhà cung cấp, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, nợ cuối kỳ, các khoản phát sinh
• Bước 3: Nhập thông tin tương ứng vào các cột khác nhau. Với cột nợ cuối kỳ, các kế toán viên cần sử dụng hàm tính toán với công thức: Nợ đầu kỳ – Nợ phát sinh.

Xem thêm: [Giải đáp] Chuyên viên hoạch định tài chính là gì? Mô tả công việc cụ thể

Lưu ý nếu muốn quản lý công nợ hiệu quả

Để quản lý công nợ một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần chú ý những điều sau:

• Phải phân loại khách hàng, đặt ra các chính sách nợ cho từng nhóm khách hàng.
• Xây dựng kế hoạch kinh doanh hợp lý cho từng nhóm khách hàng khác nhau. Điều này nhằm hạn chế tối đa tình trạng mua nhưng chưa thanh toán.
• Có sự đào tạo kỹ càng cho nhân sự chuyên đi thu hồi nợ. Trong đó cần chú ý một vài điều như: Thái độ chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp khéo léo, biết ghi chép thông tin rõ ràng để tránh những nhầm lẫn không đáng có.
• Cần lập các chỉ số KPI cho bộ phận kế toán công nợ một cách rõ ràng. Điều này sẽ thúc đẩy cho nhân viên làm việc một cách hiệu quả hơn.

Bài viết trên của news.timviec.com.vn đã chia sẻ một số thông tin về công nợ là gì. Hy vọng việc kiểm soát nợ đọng trong tài chính doanh nghiệp sẽ không còn khó khăn sau những lưu ý trong bài viết.