Phát triển kỹ năng mềm: 7 điểm cộng trong giao tiếp

Trong môi trường công sở, kỹ năng chuyên môn vững vàng, tầm nhìn chiến lược và đạo đức nghề nghiệp là những yếu tố cốt lõi. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn thường xuyên gặp khó khăn trong giao tiếp với đồng nghiệp, có lẽ đã đến lúc bạn cần chú trọng hơn vào trí tuệ cảm xúc (EQ) và các kỹ năng mềm. Dù EQ không phải là món quà bẩm sinh mà ai cũng sở hữu, bạn hoàn toàn có thể trở thành một đồng nghiệp dễ chịu và hiệu quả hơn bằng cách trau dồi những điểm cộng quan trọng trong giao tiếp. Việc nâng cấp kỹ năng mềm thông qua đối thoại thành công không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn xây dựng các mối quan hệ bền vững, từ đó mở ra cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. Dưới đây là 7 phương pháp bạn có thể áp dụng để nâng cao khả năng giao tiếp của mình:

1. Truyền đạt rõ ràng và súc tích

Dù là giao tiếp bằng lời nói hay văn bản, sự rõ ràng luôn là yếu tố then chốt. Việc diễn đạt quá phức tạp có thể khiến thông điệp của bạn trở nên khó hiểu. Để giao tiếp hiệu quả hơn, bạn nên:

• Tập trung vào chủ đề chính: Xác định rõ mục đích của cuộc trò chuyện. Ví dụ, nếu bạn muốn mời đồng nghiệp đi ăn trưa, hãy thẳng thắn đưa ra lời mời.
• Sử dụng từ ngữ cụ thể: Tránh các từ ngữ chung chung hoặc thông tin mơ hồ về thời gian, địa điểm. Càng cụ thể, thông điệp của bạn càng dễ được tiếp nhận và hiểu đúng.

2. Duy trì giao tiếp bằng mắt

Giao tiếp bằng mắt là cách hiệu quả để thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với người đối diện, cho thấy bạn đang thực sự lắng nghe. Hãy quay người và đối diện trực tiếp với họ.

Nếu bạn cảm thấy không thoải mái khi nhìn thẳng vào mắt, bạn có thể chọn nhìn vào một điểm nhỏ ngay dưới mắt, chẳng hạn như sống mũi. Để giao tiếp bằng mắt trở nên tự nhiên, hãy tránh nhìn chằm chằm mà thay vào đó, hãy chớp mắt hoặc gật đầu nhẹ nhàng để thể hiện sự đồng tình. Ngay cả khi có tiếng ồn hoặc những yếu tố gây xao nhãng khác trong phòng, hãy cố gắng duy trì sự tập trung vào người đang trò chuyện. Để ánh mắt của bạn lơ đãng có thể bị coi là thiếu lịch sự.

3. Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn

Ngôn ngữ cơ thể cũng đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông điệp. Hãy thể hiện sự quan tâm bằng cách ngồi thẳng lưng và hơi nghiêng người về phía trước. Tránh các hành động thể hiện sự mất kiên nhẫn như gõ ngón tay hay rung chân. Một cách hiệu quả để kết nối với người đối diện là bắt chước tư thế của họ một cách tinh tế. Điều này nghe có vẻ lạ, nhưng việc vô thức sao chép tư thế giúp gửi đi thông điệp rằng cả hai có sự tương đồng, từ đó tạo cảm giác thoải mái và gần gũi hơn. Đồng thời, hãy cố gắng kiềm chế những chuyển động vô thức có thể tạo ấn tượng sai lệch về bạn, như nghịch tóc hay gõ mũi giày liên tục.

4. Rèn luyện kỹ năng nói và thuyết trình

Kỹ năng nói không chỉ giới hạn trong thuyết trình trước đám đông mà còn bao gồm giao tiếp hàng ngày. Nếu bạn cảm thấy không thoải mái khi phát biểu trước nhiều người, việc luyện tập thường xuyên sẽ giúp bạn tự tin hơn. Hãy chú ý đến nhịp điệu và âm lượng của giọng nói khi luyện tập:

• Bắt đầu luyện tập với những người thân thiết như bạn bè hoặc thành viên gia đình để cảm thấy thoải mái nhất.
• Nếu chưa sẵn sàng cho các buổi thuyết trình lớn, hãy xung phong thuyết trình trong các nhóm nhỏ trước để làm quen dần.

5. Phát triển kỹ năng viết

Tương tự như kỹ năng nói, việc viết lách càng nhiều sẽ giúp bạn cải thiện đáng kể khả năng của mình. Bạn có thể tham gia các khóa học chuyên sâu hoặc tự đặt ra lịch trình viết hàng ngày. Ngoài ra, hãy tìm kiếm các tổ chức, câu lạc bộ về phát triển ý tưởng hoặc nội dung (content) thường xuyên tổ chức các buổi tọa đàm hay khóa đào tạo viết lách.

• Sau khi hoàn thành một bài viết, hãy dành 1-2 phút để rà soát ngữ pháp và chính tả. Việc này tuy đơn giản nhưng có thể nâng cao chất lượng bài viết của bạn.
• Tập trung viết thẳng vào vấn đề thay vì trình bày quá chi tiết. Dù ban đầu có thể chưa quen, nhưng cách viết trực tiếp sẽ giúp bạn diễn đạt ý tưởng một cách rõ ràng và mạch lạc hơn.

6. Luyện tập kỹ năng lắng nghe chủ động

Lắng nghe là một kỹ năng đòi hỏi sự tập trung và kỷ luật. Chúng ta lắng nghe vì nhiều mục đích khác nhau: để hiểu hướng dẫn, để chia sẻ sự đồng cảm, hoặc để đánh giá một dự án. Để người nói thấy rằng bạn đang thực sự tập trung, hãy:

• Diễn giải và đặt câu hỏi: Tóm tắt lại những gì họ đã nói và đặt câu hỏi làm rõ. Điều này không chỉ thể hiện sự quan tâm mà còn giúp bạn hiểu sâu hơn về tình hình.
• Ghi chép khi cần thiết: Việc ghi chú, đặc biệt trong các cuộc họp hoặc buổi đào tạo, cho thấy bạn coi trọng chủ đề đang được thảo luận.
• Tránh ngắt lời: Hãy tôn trọng người đang nói bằng cách để họ trình bày hết ý kiến của mình trước khi bạn đưa ra phản hồi.

7. Quan sát ngôn ngữ cơ thể của đối phương

Việc chú ý đến tư thế, giọng điệu, cách họ giao tiếp bằng mắt (hoặc không), cử chỉ và nét mặt của người đối diện là rất quan trọng. Điều này giúp bạn thấu hiểu hơn về suy nghĩ của họ và đưa ra phản ứng phù hợp nhất.

Chẳng hạn, nếu đồng nghiệp của bạn có mắt đỏ và nghẹt mũi, bạn có thể suy đoán rằng họ đang bị dị ứng hoặc cảm lạnh. Trong tình huống này, bạn nên thể hiện sự nhạy cảm và quan tâm hỏi xem họ có muốn tiếp tục trò chuyện hay không, vì có thể họ đang cảm thấy không khỏe. Tương tự, nếu đối phương liên tục kiểm tra đồng hồ, có thể họ vẫn muốn trò chuyện nhưng lại có một cuộc hẹn sắp tới.