PMS là gì? Cách chọn phần mềm PMS phù hợp dành cho khách sạn

PMS là gì? Những tiêu chí nào cần phải lưu ý khi lựa chọn phần mềm PMS cho hoạt động quản trị khách sạn? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau 

PMS là gì? 

PMS là dạng viết tắt của Property Management System – phần mềm quản lý khách sạn. Đây là một ứng dụng sẽ giúp cho các chủ khách sạn có thể dễ dàng quản lý, tối ưu hóa được hoạt động kinh doanh của mình.

Hiện nay, các phần mềm PMS được cài đặt vào hệ hống máy chủ của một khách sạn. Và dựa vào những thông số đã được thiết kế sẵn, PMS sẽ thực hiện các chức năng quy định của mình, tiến hành các giao dịch mỗi ngày để quản lý; lưu trữ hồ sơ của du khách. Không chỉ vậy, việc sử dụng PMS còn giúp cho chủ khách sạn có thể tối đa hóa doanh thu một cách đáng kể. Bên cạnh đó, với các khách sạn có quy mô khách nhau; các PMS cũng sẽ giúp chủ khách sạn điều chỉnh được những chiến lược kinh doanh của mình một cách hiệu quả.

Xem thêm: Kế toán khách sạn là gì? Công việc cụ thể của kế toán khách sạn

Có những loại phần mềm PMS nào? 

Phần mềm PMS quốc tế 

• Opera: Ứng dụng này chuyên dùng cho các khách sạn 5 sao, chuỗi khách sạn với quy mô lớn
• Smile: Chủ yếu sử dụng cho các khách sạn quy mô 3 – 4 sao với nhiều phòng
• Pegasus; Chủ yếu dùng cho khách sạn từ 3 – 4 sao với quy mô dưới 100 phòng

PMS Việt Nam 

• Newway: Phần mềm chủ yếu dùng cho khách sạn, resort với quy mô 3 – 4 sao
• Skyhotel: Chủ yếu dùng cho khách sạn vừa và nhỏ, homstay, nhà nghỉ
• Intelio: Ứng dụng này chủ yếu dùng cho khách sạn 1 – 3 sao
• Smart Hotel: Chủ yếu dùng cho khách sạn, homestay, villa với quy mô dưới 60 phòng

Cơ chế hoạt động của PMS là gì? 

Phần mềm PMS không đơn giản chỉ là một ứng dụng để giúp các chủ khách sạn có thể dễ dàng hơn trong việc quản trị doanh nghiệp, ứng dụng này còn giúp các chủ khách sạn theo dõi được toàn bộ quy trình trải nghiệm của khách hàng. Việc hoạt động của PMS hiện được thể hiện qua các yếu tối chính như:

• Quản lý hồ sơ khách hàng: Ứng dụng sẽ ghi lại các thông tin gồm: họ tên; giới tính, quốc tịch, loại phòng đặt, yêu cầu đặc biệt….. Điều này sẽ giúp khách sạn có thể phục vụ tối hơn trong thời gian lưu trú.
• Update thông tin thanh toán: Các PMS sẽ giúp dễ dàng cập nhật chi phí phát sinh, xử lý các hóa đơn; hoạt động thanh toán trực tiếp tại quầy lễ tân…
• Quản lý tiệc; sự kiện: Theo dõi, cung cấp các thông tin về khu vực tiệc còn trống hoặc đã đặt, xử lý; lên giao dịch sổ cái bán hàng để giúp khách hàng giữ chỗ
• Quản lý hoạt động kế toán dễ dàng: Kiểm soát chi phí, tính toán dòng tiền, thành quyết toán thuế, thu thập dữ liệu để phân tích báo cáo tài chính một cách hiệu quả .
• Quản trị nhân sự, lương thưởng: Theo dõi thông tin nhân viên gồm: ngày thử việc, ngày thăng chức, hệ số lương…..

Xem thêm: Công ty quản lý khách sạn tại Việt Nam đáng làm việc

Chức năng của PMS là gì? 

Đối với bộ phận sale, marketing 

• Theo dõi khách hàng từ các platform website
• Quản lý việc đặt phòng cho du khách
• Chăm sóc khách hàng quen thuộc, tạo ưu đãi cho khách hàng tiềm năng
• Quản lý bộ phận kinh doanh, marketing một cách hiệu quả
• Nghiên cứu insight khách hàng, lập báo cáo chiến lược kinh doanh một cách dễ dàng

Đối với bộ phận buồng phòng 

• Xử lý đồ đạc thất lạc của khách lưu trú
• Cập nhật tình trạng buồng phòng
• Bố trí đổi phòng cho khách lưu trú nếu có yêu cầu
• Hỗ trợ tính phí dịch vụ phòng nếu khách hàng sử dụng

Đối với bộ phận nhà hàng 

• Quản lý tồn kho, thống kê nhu cầu dự trữ thực phẩm theo kế hoạch từng ngày
• Quản lý các điểm bán hàng trong khách sạn

Đối với bộ phận nhân sự 

• Quản lý thông tin ca làm việc
• Phân bố nhân sự hợp lý cho từng ca làm việc
• Quản lý chấm công
• Đánh giá chất lượng công việc

Lưu ý khi lựa chọn phần mềm PMS dành cho các khách sạn 

Về chi phí 

Việc lựa chọn các phần mềm phù hợp sẽ phải phù hợp với quy mô; loại hình khách sạn. Các chủ khách sạn đừng vì ham rẻ mà lựa chọn những phần mềm không phù hợp với nhu cầu sử dụng

Về giao diện 

Từng phần mềm PMS la gì hiện nay đều có các giao diện khác nhau. Vì thế, các chủ khách sạn cần phải lựa chọn được những phần mềm có giao diện phù hợp với mình.

Về tính năng 

Các PMS có nhiều tính năng khác nhau. Bạn nên căn cứ vào các nhu cầu thực tế của việc quản lý để có thể lựa chọn được các ứng dụng có tính năng phù hợp với mình.

Về nhà cung cấp

Hãy lựa chọn các thương hiệu cung cấp phần mềm PMS có uy tín, được nhiều người sử dụng

Về thông tin review 

Bạn có thể tham khảo nhiều thông tin review về các ứng dụng định mua. Từ đó sẽ đưa ra được cơ sở chính xác để có thể lựa chọn được chương trình phù hợp cho nhu  cầu của mình.

Với những thông tin về PMS là gì. Hy vọng bạn sẽ tìm thấy được phần mềm quản trị doanh nghiệp hoàn hảo để phục vụ cho công việc kinh doanh khách sạn của riêng mình.