Những thông tin cần lưu trữ trước khi nghỉ việc

Khi quyết định rời khỏi một công ty, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là vô cùng quan trọng, đặc biệt là trong việc bảo mật và lưu trữ những thông tin cá nhân và chuyên môn cần thiết. Điều này giúp bạn tránh gặp phải tình huống bị ngắt quyền truy cập đột ngột vào hệ thống dữ liệu của công ty, một động thái phổ biến nhằm ngăn chặn việc rò rỉ thông tin khách hàng hay bí mật kinh doanh.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mọi thông tin như bí mật thương mại, thiết kế sản phẩm hay tài liệu nội bộ độc quyền của công ty đều không được phép sao chép hay sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc đối thủ. Trước khi thực hiện bất kỳ hành động lưu trữ nào, bạn nên xem xét kỹ các quy định của công ty và điều khoản trong hợp đồng lao động để hiểu rõ giới hạn và quyền lợi của mình.

Lý do cần bảo quản dữ liệu trước khi nghỉ việc

Nhiều công ty có chính sách khóa tài khoản truy cập của nhân viên ngay sau khi họ nộp đơn xin nghỉ việc. Mục đích chính là để bảo vệ thông tin nhạy cảm, ngăn chặn nhân viên cũ tiếp cận hoặc mang đi dữ liệu về khách hàng, đối tác hay các tài liệu nội bộ khác. Do đó, việc chủ động sao lưu các thông tin cá nhân và chuyên môn hợp pháp là cần thiết để đảm bảo quá trình chuyển đổi công việc của bạn diễn ra suôn sẻ và an toàn.

Các loại thông tin nên giữ lại trước khi nghỉ việc

Để tránh những rắc rối pháp lý, bạn cần phân biệt rõ ràng giữa thông tin của công ty và thông tin cá nhân có thể lưu giữ. Dưới đây là những loại thông tin bạn hoàn toàn có thể và nên lưu trữ:

Dẫn chứng về thành tích cá nhân

Hãy tự gửi email cho mình những bằng chứng cụ thể về các thành tích nổi bật trong công việc, bao gồm các thông báo khen thưởng, số liệu thống kê chứng minh kết quả làm việc xuất sắc (lưu ý không phải tài liệu mật). Những thông tin này sẽ là minh chứng giá trị cho năng lực của bạn khi ứng tuyển vào các vị trí mới trong tương lai.

Sản phẩm thuộc sở hữu trí tuệ cá nhân

Đây là những tài liệu, mẫu biểu (như bản trình bày, mẫu Word, Excel) do chính bạn sáng tạo mà không thuộc về tài sản trí tuệ được phát triển bằng chi phí của công ty. Các mẫu này có thể rất hữu ích cho công việc của bạn sau này.

Những thành tựu quan trọng

Lưu giữ các tài liệu chứng minh những đóng góp tích cực và tầm ảnh hưởng của bạn đối với công ty, chẳng hạn như báo cáo kết quả dự án, đánh giá hiệu suất hàng năm. Đây sẽ là những bảo chứng vững chắc cho hồ sơ xin việc (CV) tiếp theo của bạn.

Chi tiết công việc

Ghi lại các thông tin quan trọng như ngày bắt đầu làm việc, mức lương, các lần thăng tiến và chức danh đã nắm giữ. Những chi tiết này không chỉ giúp bạn cập nhật CV mà còn hỗ trợ việc đánh giá và so sánh các cơ hội nghề nghiệp trong tương lai.

Email cá nhân

Nếu bạn có các email mang tính cá nhân, bản tin ngành hoặc tin nhắn hữu ích được gửi đến địa chỉ email công ty, hãy chuyển tiếp chúng sang email cá nhân của mình.

Các trang web hữu ích

Trong quá trình làm việc, có thể bạn đã tích lũy được một danh sách các trang web, công cụ hoặc ứng dụng hữu ích. Hãy chuyển các liên kết URL này đến email cá nhân và lưu trữ trên một thiết bị khác để dễ dàng truy cập khi cần.

Thông tin liên hệ

Bạn có thể lưu trữ thông tin liên hệ của khách hàng, nhà cung cấp và đồng nghiệp, miễn là bạn chắc chắn mình có quyền sở hữu hợp pháp những thông tin này và việc lưu trữ không vi phạm chính sách của công ty.

Dữ liệu từ dịch vụ đám mây

Nếu bạn có dữ liệu quan trọng lưu trữ trên các dịch vụ đám mây của công ty, hãy tải chúng xuống và lưu vào tài khoản cá nhân của mình.

Tất cả thông tin cá nhân

Kiểm tra máy tính và trình duyệt của công ty để sao lưu mọi thông tin cá nhân quan trọng. Đồng thời, hãy xóa những dữ liệu không cần thiết nhưng tuyệt đối không xóa các tài liệu liên quan trực tiếp đến công việc để tránh bị coi là phá hủy tài sản công ty và dẫn đến các vấn đề pháp lý.

Để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào, bạn nên bắt đầu quá trình lưu trữ dữ liệu trước khi chính thức nộp đơn xin nghỉ việc. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn có một khởi đầu mới thuận lợi và chuyên nghiệp.

(Nguồn: CareerBuilder)