Cách dùng kết hợp hàm index và match trong excel để lọc thông tin

Hàm index và hàm match kết hợp với nhau đem tới nhiều hữu ích trong quá trình học tập và làm việc. Đặc biệt, trong quá trình tìm kiếm giá trị tại các hàng, cột để tìm đến kết quả tốt nhất giúp bạn dễ dàng có thể thay thế được hàm tìm kiếm hàm vlookup và hàm hlookup. Để nắm rõ hơn chúng ta hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Việc dò tìm dữ liệu trong excel là một trong những công việc quen thuộc đặc biệt với các bạn học tin học hay lĩnh vực kế toán. Thông thường, sẽ áp dụng hàm vlookup để tìm dữ liệu theo cột, hàm hlookup dò tìm theo hàng để tìm kiếm dữ liệu mong muốn.

Tuy nhiên với cách này sẽ chỉ áp dụng trong quá trình so sánh mã hàng và giá trị tương ứng trong bảng dò tìm duy nhất. Bởi vậy, nếu như cần tìm giá trị ở cả hàng và cột thì nên áp dụng hàm index. Đặc biệt, khi hàm index kết hợp với hàm match thì đạt hiệu quả cao hơn so với hàm vlookup và hàm hlookup.

Cách dùng kết hợp hàm index và match trong excel để lọc thông tin - Ảnh 1
Hàm index và match trong excel

Hàm index và match

Hàm index trong excel

Hàm index là hàm tìm kiếm giá trị tại một ô nào đó hay giao cột dòng nhất định trả về mảng trong excel.

Hàm index dạng mảng cú pháp lệnh:

(Array,Row_num,[Column_num])

Trong đó:

  • Array: Phạm vi ô hoặc hằng số mảng (bắt buộc)
  • Row_num: Chọn hàng trong mảng để trả về giá trị
  • Column_num: Chọn cột trong mảng để trả về một giá trị
  • Điều kiện bắt buộc phải có một trong hai đối số là Row_num Column_num.

Hàm Index dạng tham chiếu cú pháp lệnh:

INDEX(Reference,Row_num,[Column_num],[Area_num])

Trong đó:

  • Reference: Vùng tham chiếu (bắt buộc)
  • Row_num: Số hàng trả về một tham chiếu (bắt buộc)
  • Column_num: Số cột trả về một tham chiếu (tùy chọn)
  • Area_num: Số vùng ô chứa giá trị trong reference. Trong trường hợp, Area_num được bỏ qua thì hàm index dùng vùng 1 (tùy chọn)

Hàm Match trong excel

Hàm match là một trong những hàm cơ bản trong excel hay hiểu đơn giản hàm này sẽ trả kết quả vị trí tương đối của giá trị cần tìm trong 1 vùng. Tuy nhiên thì hàm này còn có thể thực hiện nhiều hơn thế.

Cú pháp lệnh: MATCH(Lookup_value,Lookup_array,[Match_type])

Trong đó:

  • Lookup_value: Giá trị tìm kiếm bao gồm: con số, văn bản, giá trị logic, tham chiếu ô đến một số, văn bản, giá trị logic
  • Lookup_array: Mảng tìm kiếm (bắt buộc)
  • Match_type: Kiểu tìm kiếm (không bắt buộc)

Có 3 kiểu tìm kiếm cơ bản:

  • 1: Less than (
  • 0: Exact match (Chính xác giá trị tìm kiếm)
  • -1: Greater than (>giá trị tìm kiếm)

Sử dụng kết hợp index và match trong excel 

Để nắm rõ hơn cách kết hợp giữa hàm index và hàm match trong excel thì bạn có thể áp dụng qua Bài tập 1 như sau:

Cách dùng kết hợp hàm index và match trong excel để lọc thông tin - Ảnh 2
Sử dụng kết hợp hàm index và hàm match trong excel

Tại bảng dữ liệu, yêu cần tìm kiếm xem nước nào có thủ đô Seoul. Công thức áp dụng tìm ra kết quả là: =INDEX(B1:B10,MATCH(“Seoul”,C1:c10,0)

Trong đó: 

  • B1:B10 là cột chứa dữ liệu cần tra cứu, tìm kiếm
  • MATCH(“Seoul”,C1:C10,0) là điều kiện cho biết kết quả nằm ở vị trí nào trong bảng dữ liệu. Kết quả Seoul hiển thị tại vị trí hàng thứ 6 trong bảng tính. (Công thức INDEX sẽ là : INDEX(B1:B10,6)
  • Khi kết hợp 2 hàm trong bảng tính này, Seoul sẽ nằm cùng dòng với nước có thủ đô Seoul chính là Hàn Quốc.

Tổng quát lại:

Cú pháp lệnh: =INDEX(Cột cần tra cứu giá tị, (MATCH(giá trị dùng tra cứu, cột chứa giá trị này,0))

Bài tập áp dụng hàm index match

Trong bài tập 2, cho bảng dữ liệu về hàm index và hàm match, yêu cầu áp dụng 2 hàm điền vào cột đơn giá cho mỗi mặt hàng.

Cách dùng kết hợp hàm index và match trong excel để lọc thông tin - Ảnh 3
Bảng dữ liệu hàm index và hàm match

Nhập công thức lệnh tại ô E6 =INDEX($B$15:$F$19,MATCH(A6,$B$15:$B$19,0),MATCH(B6,$B$15:$F$15,0))

Kết quả hiển thị như sau:

Cách dùng kết hợp hàm index và match trong excel để lọc thông tin - Ảnh 4
Nhập công thức hàm index và hàm match

XEM THÊM NGAY: Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN]

Cách lọc thông tin bằng hàm Vlookup và hàm index/match 

Sử dụng hàm VLOOKUP

Khi cần tìm kiếm giá trị nhiều điều kiện mọi người thường áp dụng ngay tới hàm vlookup để dò tìm. Với cú pháp lệnh cụ thể: =VLOOKUP(Giá trị dò tìm, Vùng dữ liệu [có: Cột dò tìm + Cột kết quả], Thứ tự cột trả về, Tìm chính xác/gần đúng)

Từ công thức trên, ta áp dụng vào Bài tập 3 như sau:

Cách dùng kết hợp hàm index và match trong excel để lọc thông tin - Ảnh 5
Ví dụ hàm vlookup tìm kiếm nhiều điều kiện

  • “Huỳnh Văn Lê” chính là giá trị tìm kiếm, cột vùng từ A1:A8 cột chứa sẽ luôn nằm bên trái ngoài cùng với dữ liệu (A1:C8).
  • A1:C8 vùng dữ liệu các bạn quét cần phải cố định bằng cách ấn F4 trước khi thao tác tiếp theo.
  • Cột chứa giá trị trả về tính theo thứ tự từ trái sang phải, từ cột chứa giá trị dò tìm.
  • Nhập 0 tương ứng với FALSE sẽ trả về kết quả tìm kiếm chính xác.

Tại đây ta sẽ có công thức lệnh: =VLOOKUP(E2, $A$1:$C$8, 3, 0)

  • E2: Giá trị cần tìm trong vùng dữ liệu tính từ A1:C8, dấu $ có ý nghĩa định vùng dữ liệu để tìm kiếm
  • Cột thứ 3 chính là cột chứa dữ liệu trả về tính từ vị trí giá trị dò tìm về bên phải. Kết quả đưa ra là 0

Sử dụng hàm Index và Match

Vậy với hàm index/match sẽ cho thấy sự thay đổi khác biệt:

Cú pháp lệnh cụ thể: =INDEX(Cột kết quả, MATCH(Giá trị dò tìm, Cột dò tìm chứa giá trị cần tìm, Tìm chính xác/gần đúng)

Tại đây bạn sẽ thấy hàm có cú pháp như sau hiện ra: =INDEX(Vùng kết quả, Dòng, Cột).

  • $C$1:$C$8: Vùng kết quả khác hoàn toàn khi sử dụng hàm vlookup. Tại đây bạn chỉ chọn mỗi vùng dữ liệu cột điểm không chọn cả cột chứa giá trị dò tìm.
  • Hàm match (giá trị dò tìm, vùng tìm kiếm, chính xác/tương đối). Tại E3 giá trị dò tìm, vùng tìm kiếm chỉ đúng vùng chứa giá trị dò tìm (A1:A8). Tương tự với hàm vlookup vùng tìm kiếm luôn cần cố định vùng ($A$1:$A$8) cho ra kết quả chính xác là 0 hoặc FALSE.
  • Áp dụng công thức trên có thể thấy, hàm match sẽ trả về giá trị kết quả là 2 tương ứng dòng tìm kiếm từ trên xuống INDEX($C$1:$C$8, 2) => Kết quả là 7.
Cách dùng kết hợp hàm index và match trong excel để lọc thông tin - Ảnh 6
Ví dụ hàm index/match tìm kiếm nhiều điều kiện

XEM THÊM NGAY: Hàm vlookup trong excel, cách sử dụng chi tiết và ví dụ cụ thể

Vì sao hàm index/match sử dụng tốt hơn hàm vlookup?

So sánh hàm vlookup và hàm index/match

Vlookup là công thức một chiều 

Vlookup sử dụng tra cứu dữ liệu từ trái qua phải. Quay lại Bài tập 1 đã áp dụng ở mục trên, chúng ta không thể sử dụng hàm vlookup để tìm kiếm kết quả. Hàm áp dụng hiệu quả nhất chính là hàm index và hàm match mới tìm kiếm được kết quả này.

Cách dùng kết hợp hàm index và match trong excel để lọc thông tin - Ảnh 7
Bảng dữ liệu so sánh hàm vlookup và hàm index/match trong excel

Vlookup bị sai nếu thêm hoặc bớt cột trong bảng tính

Khi sử dụng hàm vlookup bạn cần chỉ ra cột muốn áp dụng lấy giá trị về. Trong trường hợp thêm cột ở giữa cột đầu tiên sẽ khiến giá trị bị thay đổi vị trí, điều này sẽ khiến hàm vlookup trả kết quả không chính xác. Ngược lại, khi sử dụng hàm index và hàm match, kết quả hiển thị chính xác không xảy ra tình trạng thay đổi dữ liệu.

Vlookup gặp nhiều khó khăn khi tra cứu 2 chiều 

Khi chúng ta muốn tra cứu dân số của Seoul vào năm 2001, nếu áp dụng hàm vlookup sẽ rất phức tạp, nhưng dùng hàm index và hàm match sẽ nhanh chóng hơn. Công thức lệnh như sau:

=INDEX(A1:F10,MATCH(“Seoul”,C1:C10,0), MATCH(“Năm 2001”, A1:F1,0))

Trong đó:

  • Hàm match đầu tiên cho biết Seoul của Hàn Quốc nằm ở ở vị trí nào trong bảng dữ liệu.
  • Hàm match thứ hai cho biết dân số năm 2001 của Seoul nằm ở cột nào.
  • Hàm index sử dụng 2 thông tin và tìm ra chính xác dữ liệu bạn cần.

Bài tập so sánh thực tế

Quay lại bảng dữ liệu ở Bài tập 3, hàm vlookup yêu cầu cột chứa giá trị dò tìm nằm ngoài cùng phía bên trái của dữ liệu. Trong trường hợp, dữ liệu nằm phía bên phải thì phải kết hợp hàm choose để tìm kết quả tương ứng.

Cách dùng kết hợp hàm index và match trong excel để lọc thông tin - Ảnh 8
Ví dụ áp dụng hàm dò tìm giá trị

Cú pháp lệnh hàm vlookup kết hợp hàm choose: =CHOOSE({1,2}, Cột chứa giá trị dò tìm, Cột Kết quả)

Cú pháp lệnh tổng quát: =VLOOKUP(Giá trị dò tìm, CHOOSE({1,2}, Cột chứa giá trị dò tìm, Cột kết quả), Cột trả về[2], Tìm chính xác [0])

Trong trường hợp, dấu phẩy phân cách là dấu chấm phẩy “;” thì công thức lệnh sẽ là: =VLOOKUP(Giá trị dò tìm; CHOOSE({1 \ 2}; Cột chứa giá trị dò tìm; Cột kết quả); Cột trả về[2]; Tìm chính xác [0])

Với hàm index/match từ ví dụ trên có công thức lệnh là: =INDEX(Vùng kết quả, MATCH(Giá trị dò tìm, Vùng dò tìm, Tìm chính xác)

Hi vọng với những chia sẻ hữu ích trên đây các bạn sẽ nắm được rõ hơn về cách sử dụng hàm index và match trong excel. Đây là 2 hàm phổ biến và thông dụng trong quá trình làm việc và học tập không thể bỏ qua. Đừng quên cập nhập thêm những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản tại trang web này nhé. Chúc các bạn thành công!