Học cách lắng nghe hiệu quả

Lắng nghe từ lâu đã được công nhận là một kỹ năng thiết yếu, thậm chí là yếu tố then chốt giúp một nhân viên bình thường vươn lên vị trí quản lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng thực sự thành thạo nghệ thuật lắng nghe hiệu quả. Nhiều khi, chúng ta nghe những nỗi lo của người khác và phản hồi bằng sự an ủi, nhưng những lời đó lại không chạm đến nhu cầu sâu xa hay giải quyết được mối bận tâm thực sự của người nói. Rõ ràng, chỉ lắng nghe thôi là chưa đủ; điều chúng ta cần trong mọi cuộc giao tiếp là khả năng lắng nghe hiệu quả, và đây là một kỹ năng hoàn toàn có thể rèn luyện được.

Hiểu rõ phong cách lắng nghe của bản thân

Để trở thành người lắng nghe hiệu quả, điều đầu tiên và quan trọng nhất là bạn cần tự khám phá phong cách lắng nghe của mình. Có bốn phong cách lắng nghe chính:

• Nghe phân tích: Tập trung vào việc phân tích vấn đề một cách khách quan, tìm kiếm thông tin và logic.
• Nghe kết nối: Hướng đến việc xây dựng mối quan hệ, thấu hiểu cảm xúc và thông điệp ẩn chứa.
• Nghe phản biện: Đánh giá độ tin cậy của cả câu chuyện và người kể chuyện, thường liên quan đến việc đặt câu hỏi và tìm kiếm bằng chứng.
• Nghe trách nhiệm: Nhằm mục đích nắm bắt thông tin một cách chính xác để truyền đạt lại hoặc thực hiện nhiệm vụ.

Việc nhận diện được phong cách nghe của mình và biết cách điều chỉnh linh hoạt giữa các phong cách tùy theo từng câu chuyện và đối tượng giao tiếp sẽ giúp bạn tối ưu hóa khả năng lắng nghe của mình.

Xác định mục đích lắng nghe

Mỗi cuộc trò chuyện đều có một mục đích riêng. Hãy tự hỏi bản thân: bạn đang lắng nghe để làm gì? Để thu thập thông tin, tránh xung đột, thu hút sự chú ý, giúp đỡ người khác, hay chỉ đơn giản là để giải trí? Sau đó, hãy cố gắng đánh giá nhu cầu thực sự của người nói: họ đang tìm kiếm một phản hồi trung thực, một phân tích chuyên sâu, hay một sự kết nối cảm xúc? Khi đã nhận thức rõ mục đích và nhu cầu, chúng ta có thể lựa chọn phong cách lắng nghe phù hợp, tránh lãng phí năng lượng vào những cách tiếp cận không cần thiết.

Nhận diện thói quen lắng nghe

Trong môi trường công việc bận rộn, áp lực có thể khiến chúng ta hình thành thói quen lắng nghe chỉ để nhanh chóng xác định nhiệm vụ và đưa ra quyết định. Mặc dù điều này có thể hữu ích trong một số trường hợp, nó lại hoàn toàn không hiệu quả khi một đồng nghiệp đang tìm kiếm sự đồng cảm hay chia sẻ. Nếu chúng ta chỉ coi các câu chuyện như một chuỗi thông tin cần thu thập để giải quyết vấn đề, chúng ta có thể bỏ lỡ những cơ hội quý giá để thấu hiểu sâu sắc hơn về quan điểm sống và những điểm chung với người khác. Trong những trường hợp này, việc vội vàng đưa ra giải pháp hay những lời trấn an chung chung như “không sao đâu, mọi chuyện sẽ ổn thôi” chỉ thể hiện một sự lắng nghe hời hợt, thiếu chân thành.

Nhận diện trọng tâm cuộc trò chuyện

Để thực sự hiểu được vấn đề cốt lõi, bạn cần có sự tò mò chân thành về thông điệp mà người đối diện muốn truyền tải. Chúng ta thường mong muốn một cuộc trò chuyện có sự tương tác qua lại giữa người nói và người nghe. Tuy nhiên, việc ngắt lời hoặc đưa ra những bình phẩm quá sớm có thể khiến người nói lịch sự chuyển hướng câu chuyện, và bạn sẽ không bao giờ nắm bắt được ý chính. Ví dụ, nếu một người than phiền về việc cần một kỳ nghỉ, thay vì vội vàng đáp lại bằng những câu như “Tớ cũng vậy,” “May mắn là tớ vừa đi nghỉ về,” hay “Cố lên, mai cuối tuần rồi bạn sẽ khỏe hơn thôi,” hãy thử hỏi một câu chân thành hơn: “Bạn mệt lắm à? Có chuyện gì vậy?”

Áp dụng các biện pháp lắng nghe phù hợp

Đôi khi, ngay cả người nói cũng không hoàn toàn hiểu rõ điều họ thực sự muốn. Họ có thể đang cảm thấy tổn thương, bối rối, hoặc không chắc chắn về vấn đề của mình. Trong những trường hợp này, bạn nên kiềm chế bản thân khỏi việc tự động an ủi, trấn an một cách máy móc, hay vội vàng đưa ra giải pháp, trừ khi đó là một tình huống khẩn cấp đòi hỏi quyết định ngay lập tức. Lắng nghe người khác một cách chân thành không chỉ củng cố các mối quan hệ một cách tích cực mà còn mở rộng phạm vi những chủ đề mà họ sẵn lòng chia sẻ với bạn. Qua đó, bạn có thể khám phá những điều thực sự quan trọng đối với họ, nắm bắt trọng tâm câu chuyện, hiểu rõ cách mình có thể hỗ trợ và xây dựng một mối liên kết đáng tin cậy hơn. Đây chính là nền tảng vững chắc cho sự hợp tác và giải quyết vấn đề hiệu quả trong môi trường công sở.