Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Cách lập kế hoạch siêu hiệu quả

Giữa công việc bộn bề cuộc sống và những dự định phải làm cho tương lai, dẫn đến việc bạn hoang mang không biết làm điều nào quan trọng hơn? Chính vì thế để bạn có thể cân bằng được các vấn đề đó là lập kế hoạch. Hãy cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về kỹ năng lập kế hoạch là gì? Lập như thế nào là hiệu quả?

Kỹ năng lập kế hoạch là gì? 

Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng sắp xếp được các mục tiêu gắn với từng khoảng thời gian nhất định. Lập ra các phương pháp, chiến lược và lộ trình cụ thể để có thể thực hiện hóa các mục tiêu đó.

Kỹ năng này rất quan trọng, bởi nó giúp cho bạn làm việc có kế hoạch rõ ràng, kiểm soát được thời gian, đảm bảo được tiến độ hoàn thành công việc hiệu quả. Kỹ năng có thể là ngắn hoặc dài hạn tùy thuộc vào từng mục tiêu triển khai.

Xem thêm: Schedule là gì? Các bước lên kế hoạch hoàn hảo cho nhà quản trị

Ưu điểm của kỹ năng lập kế hoạch

Khi có kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ nhận được các lợi ích sau:

• Trước khi lập kế hoạch sẽ phải thực hiện phân tích các điểm mạnh, điểm yếu của mình và đối thủ cạnh tranh, từ đó sẽ có góc nhìn khách quan nhất, đánh vào điểm yếu của đối thủ và nâng cao vị thế cạnh tranh
• Kế hoạch công việc rõ ràng sẽ giúp biết được công việc cần làm là gì, mức độ hoàn thành công việc như thế nào? Để từ đó theo dõi và kiểm tra dễ dàng hơn.
• Vạch ra các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn để bản thân phát triển đúng hướng, sẽ biết được cần làm gì, hoàn thành những gì
• Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho công ty có thể phân bổ được nhân sự vào đúng từng vị trí công việc, nhằm tối ưu chi phí, tiết kiệm
• Lập kế hoạch sẽ giúp cho việc quản lý cuộc sống, công việc trở nên dễ dàng và kịp thời xử lý các rủi ro xảy ra mà không dẫn đến tình trạng trì hoãn, giữ đúng mục tiêu đề ra.
• Khi vạch ra kế hoạch cụ thể sẽ biết được nhiệm vụ từng ngày cần làm là gì, điều đó sẽ thúc đẩy bản thân làm việc nhiều hơn, không trì hoãn và nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra.
• Trong công ty, bảng kế hoạch lớn sẽ cần sự đóng góp của rất nhiều người mới có thể hoàn thành công việc, khi việc trao đổi diễn ra mọi người sẽ học hỏi lẫn học nhau và đưa ra một bản kế hoạch phù hợp nhất, điều đó giúp cho nội bộ ngày càng đoàn kết hơn
• Khi lập kế hoạch và thực hiện theo, sẽ thấy rõ được kết quả công việc của mỗi ngày, để có những phương án điều chỉnh phù hợp.

Cách lập kế hoạch hiệu quả 

Để có một bảng kế hoạch hoàn hảo bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Xem thêm: Tổng hợp mẫu kế hoạch công việc dành cho người lao động

Bước 1: Xác định mục tiêu

Cần xác định được:

• Mục tiêu hướng đến là gì?
• Biết được các điều kiện cần và đủ để  thực hiện mục tiêu
• Phân chia mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ ngắn hạn như thế nào?

Có thể áp dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu dựa trên:

• Specific: Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể
• Measurable: Mục tiêu phải đo lường được
• Attainable: Mục tiêu mang tính khả thi, có khả năng hoàn thành
• Relevant: Mục tiêu có liên quan
• Time Based: Có thời gian cụ thể để đạt mục tiêu

Bước 2: Lập kế hoạch

Khi đã xác định mục tiêu hướng đến, hãy bắt đầu lập kế hoạch dựa theo ngày/ tuần/ tháng/ năm. Vào từng ngày cụ thể sẽ phân chia đầu việc nhất định.

Càng chi tiết thì việc kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc càng dễ dàng. Đây là sẽ là tiền đề để bạn có thể đảm bảo kế hoạch được diễn ra đúng thời hạn

Bước 3: Lập danh sách các việc cần làm

Thực hiện xác định, chia nhỏ các đầu việc vào danh sách các việc cần làm. Sau khi đã phân tích cần ghi chú lại điều kiện, cách thức và thời gian thực hiện.

Bước 4: Sắp xếp công việc 

Khi đã có danh sách các đầu việc, hãy tiến hành sắp xếp ưu tiên các công việc quan trọng đến kém quan trọng hơn, sao cho hợp lý và khoa học nhất. Sau đó, ấn định thời gian thực hiện chi tiết

Bước 5: Phân chia nguồn lực nhân sự 

Tùy vào từng mục đích của bản kế hoạch, bạn cần hiểu:

• Nếu là cá nhân: Hãy đặt câu hỏi bạn hiện đang có gì? Có bao nhiêu?
• Nếu là doanh nghiệp: Hãy đặt câu hỏi bạn hiện có gì? Có bao nhiêu? Có ai?

=> Hiểu được rõ nguồn lực của mình có đặc điểm như thế nào? để phân bổ đúng cách, đúng nơi và đúng chỗ

Bước 6: Triển khai theo kế hoạch 

Bắt tay vào triển khai thực hiện kế hoạch, trong quá trình đó cần theo dõi và đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch. Trong trường hợp, xảy ra vấn đề phát sinh sẽ kịp thời xử lý

Bước 7: Thực hiện kế hoạch linh hoạt

Mặc dù kế hoạch được lập ra rất chi tiết, tuy nhiên trong quá trình thực hiện sẽ không tránh khỏi những tình huống khách quan ngoài dự tính và cần sự thay đổi. Vì vậy, đòi hỏi rất nhiều sự linh hoạt nhạy bén, nhanh nhạy trong mọi tình huống để kịp thời điều chỉnh

Bước 8: Kiểm tra, đánh giá năng lực 

Sau mỗi tuần, hãy đánh giá lại tổng quan những điều sau:

• Mình đang làm tới đâu?
• Trong quá trình thực hiện có vấn đề gì bất thường xảy ra không?
• Có đang đi theo đúng tiến độ không?
• Năng lực làm việc sau mỗi tuần có tiến triển tốt không?

=> Điều này sẽ giúp bạn thấy được sự tiến bộ rõ ràng trong từng tuần, tiếp thêm động lực thực hiện công việc và điều chỉnh lại những điểm chưa được.

Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch 

Trong quá trình thực hiện lập kế hoạch, dưới đây là một số những sai lầm cần tránh:

• Không đề ra bản kế hoạch cụ thể, nên rất dễ dẫn bản thân vào trạng thái hoang mang, trong quá trình thực hiện trở nên khó khăn hơn rất nhiều
• Kế hoạch đặt quá xa thực tế, khả năng không đủ đáp ứng sẽ khiến bản thân rất nhanh nản chí vì thực hiện theo nhưng không có kết quả
• Đặt mục tiêu không rõ ràng khiến việc phân bố nguồn lực bị ảnh hưởng khá nhiều, bởi một người phải thực hiện quá nhiều công việc sẽ giảm đi sự tập trung và độ hiệu quả công việc
• Chỉ nhìn về kết quả mà không nhìn vào quá trình khiến bạn dễ trở nên vội vã, thực hiện thật nhanh để đạt kết quả
• Không có phương án dự phòng dễ dẫn đến việc gặp các tình huống ngoài dự tính, sẽ hoang mang, nhanh nản, nhanh bỏ cuộc

Hy vọng bài viết trên đây của News.timviec sẽ giúp bạn hiểu hơn về kỹ năng lập kế hoạch là gì? Cách lập kế hoạch hiệu quả. Để có thể áp dụng những kiến thức trên vào cuộc sống của mình và tránh những sai lầm không đáng có, để mọi mục tiêu đều được hoàn thành, hoàn hảo nhất.