Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Cách lập kế hoạch siêu hiệu quả
Giữa công việc bộn bề cuộc sống và những dự định phải làm cho tương lai, dẫn đến việc bạn hoang mang không biết làm điều nào quan trọng hơn? Chính vì thế để bạn có thể cân bằng được các vấn đề đó là lập kế hoạch. Hãy cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về kỹ năng lập kế hoạch là gì? Lập như thế nào là hiệu quả?
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng sắp xếp được các mục tiêu gắn với từng khoảng thời gian nhất định. Lập ra các phương pháp, chiến lược và lộ trình cụ thể để có thể thực hiện hóa các mục tiêu đó.
Kỹ năng này rất quan trọng, bởi nó giúp cho bạn làm việc có kế hoạch rõ ràng, kiểm soát được thời gian, đảm bảo được tiến độ hoàn thành công việc hiệu quả. Kỹ năng có thể là ngắn hoặc dài hạn tùy thuộc vào từng mục tiêu triển khai.

Xem thêm: Schedule là gì? Các bước lên kế hoạch hoàn hảo cho nhà quản trị
Ưu điểm của kỹ năng lập kế hoạch
Khi có kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ nhận được các lợi ích sau:
- Trước khi lập kế hoạch sẽ phải thực hiện phân tích các điểm mạnh, điểm yếu của mình và đối thủ cạnh tranh, từ đó sẽ có góc nhìn khách quan nhất, đánh vào điểm yếu của đối thủ và nâng cao vị thế cạnh tranh
- Kế hoạch công việc rõ ràng sẽ giúp biết được công việc cần làm là gì, mức độ hoàn thành công việc như thế nào? Để từ đó theo dõi và kiểm tra dễ dàng hơn.
- Vạch ra các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn để bản thân phát triển đúng hướng, sẽ biết được cần làm gì, hoàn thành những gì
- Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho công ty có thể phân bổ được nhân sự vào đúng từng vị trí công việc, nhằm tối ưu chi phí, tiết kiệm
- Lập kế hoạch sẽ giúp cho việc quản lý cuộc sống, công việc trở nên dễ dàng và kịp thời xử lý các rủi ro xảy ra mà không dẫn đến tình trạng trì hoãn, giữ đúng mục tiêu đề ra.
- Khi vạch ra kế hoạch cụ thể sẽ biết được nhiệm vụ từng ngày cần làm là gì, điều đó sẽ thúc đẩy bản thân làm việc nhiều hơn, không trì hoãn và nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra.
- Trong công ty, bảng kế hoạch lớn sẽ cần sự đóng góp của rất nhiều người mới có thể hoàn thành công việc, khi việc trao đổi diễn ra mọi người sẽ học hỏi lẫn học nhau và đưa ra một bản kế hoạch phù hợp nhất, điều đó giúp cho nội bộ ngày càng đoàn kết hơn
- Khi lập kế hoạch và thực hiện theo, sẽ thấy rõ được kết quả công việc của mỗi ngày, để có những phương án điều chỉnh phù hợp.
Cách lập kế hoạch hiệu quả
Để có một bảng kế hoạch hoàn hảo bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Xem thêm: Tổng hợp mẫu kế hoạch công việc dành cho người lao động
Bước 1: Xác định mục tiêu
Cần xác định được:
- Mục tiêu hướng đến là gì?
- Biết được các điều kiện cần và đủ để thực hiện mục tiêu
- Phân chia mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ ngắn hạn như thế nào?
Có thể áp dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu dựa trên:
- Specific: Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể
- Measurable: Mục tiêu phải đo lường được
- Attainable: Mục tiêu mang tính khả thi, có khả năng hoàn thành
- Relevant: Mục tiêu có liên quan
- Time Based: Có thời gian cụ thể để đạt mục tiêu
Bước 2: Lập kế hoạch
Khi đã xác định mục tiêu hướng đến, hãy bắt đầu lập kế hoạch dựa theo ngày/ tuần/ tháng/ năm. Vào từng ngày cụ thể sẽ phân chia đầu việc nhất định.
Càng chi tiết thì việc kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc càng dễ dàng. Đây là sẽ là tiền đề để bạn có thể đảm bảo kế hoạch được diễn ra đúng thời hạn
Bước 3: Lập danh sách các việc cần làm
Thực hiện xác định, chia nhỏ các đầu việc vào danh sách các việc cần làm. Sau khi đã phân tích cần ghi chú lại điều kiện, cách thức và thời gian thực hiện.
Bước 4: Sắp xếp công việc
Khi đã có danh sách các đầu việc, hãy tiến hành sắp xếp ưu tiên các công việc quan trọng đến kém quan trọng hơn, sao cho hợp lý và khoa học nhất. Sau đó, ấn định thời gian thực hiện chi tiết
Bước 5: Phân chia nguồn lực nhân sự
Tùy vào từng mục đích của bản kế hoạch, bạn cần hiểu:
- Nếu là cá nhân: Hãy đặt câu hỏi bạn hiện đang có gì? Có bao nhiêu?
- Nếu là doanh nghiệp: Hãy đặt câu hỏi bạn hiện có gì? Có bao nhiêu? Có ai?
=> Hiểu được rõ nguồn lực của mình có đặc điểm như thế nào? để phân bổ đúng cách, đúng nơi và đúng chỗ
Bước 6: Triển khai theo kế hoạch
Bắt tay vào triển khai thực hiện kế hoạch, trong quá trình đó cần theo dõi và đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch. Trong trường hợp, xảy ra vấn đề phát sinh sẽ kịp thời xử lý
Bước 7: Thực hiện kế hoạch linh hoạt
Mặc dù kế hoạch được lập ra rất chi tiết, tuy nhiên trong quá trình thực hiện sẽ không tránh khỏi những tình huống khách quan ngoài dự tính và cần sự thay đổi. Vì vậy, đòi hỏi rất nhiều sự linh hoạt nhạy bén, nhanh nhạy trong mọi tình huống để kịp thời điều chỉnh
Bước 8: Kiểm tra, đánh giá năng lực
Sau mỗi tuần, hãy đánh giá lại tổng quan những điều sau:
- Mình đang làm tới đâu?
- Trong quá trình thực hiện có vấn đề gì bất thường xảy ra không?
- Có đang đi theo đúng tiến độ không?
- Năng lực làm việc sau mỗi tuần có tiến triển tốt không?
=> Điều này sẽ giúp bạn thấy được sự tiến bộ rõ ràng trong từng tuần, tiếp thêm động lực thực hiện công việc và điều chỉnh lại những điểm chưa được.
Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch
Trong quá trình thực hiện lập kế hoạch, dưới đây là một số những sai lầm cần tránh:
- Không đề ra bản kế hoạch cụ thể, nên rất dễ dẫn bản thân vào trạng thái hoang mang, trong quá trình thực hiện trở nên khó khăn hơn rất nhiều
- Kế hoạch đặt quá xa thực tế, khả năng không đủ đáp ứng sẽ khiến bản thân rất nhanh nản chí vì thực hiện theo nhưng không có kết quả
- Đặt mục tiêu không rõ ràng khiến việc phân bố nguồn lực bị ảnh hưởng khá nhiều, bởi một người phải thực hiện quá nhiều công việc sẽ giảm đi sự tập trung và độ hiệu quả công việc
- Chỉ nhìn về kết quả mà không nhìn vào quá trình khiến bạn dễ trở nên vội vã, thực hiện thật nhanh để đạt kết quả
- Không có phương án dự phòng dễ dẫn đến việc gặp các tình huống ngoài dự tính, sẽ hoang mang, nhanh nản, nhanh bỏ cuộc
Hy vọng bài viết trên đây của News.timviec sẽ giúp bạn hiểu hơn về kỹ năng lập kế hoạch là gì? Cách lập kế hoạch hiệu quả. Để có thể áp dụng những kiến thức trên vào cuộc sống của mình và tránh những sai lầm không đáng có, để mọi mục tiêu đều được hoàn thành, hoàn hảo nhất.

Dribbble là gì? Ưu điểm của ứng dụng Dribbble
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 27-01-2023, 16:37Trong lĩnh vực nghệ thuật, để làm phong phú ý tưởng và duy trì được nguồn cảm hứng, nhiều người đã lựa chọn tìm đến các website, trong đó trang Dribbble được khá nhiều người quan tâm tìm kiếm. Vậy cụ thể Dribbble là gì? Cách hoạt động của Dribbble như thế nào? Cùng tìm...

MTS là gì? Sự khác biệt giữa MTO và MTS là gì?
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 27-01-2023, 16:14Trong doanh nghiệp khi đề ra chiến lược phát triển của doanh nghiệp, nhà quản lý sản xuất thường lựa chọn sử dụng dùng 5 phương pháp cơ bản như: ETO, ATO, MTS, MTO, CTO. Trong đó MTS được sử dụng để ước tính số lượng đơn đặt hàng. Để hiểu rõ hơn về MTS...

Hoverboard là gì? Các lưu ý khi sử dụng Hoverboard
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 25-01-2023, 10:00Mặc dù mới xuất hiện trên thị trường chưa lâu nhưng ván di chuột đã thu hút không ít người quan tâm, tuy nhiên vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về Hoverboard là gì? Cách hoạt động của Hoverboard như thế nào? Cùng tìm hiểu ở bài viết sau nhé! Hoverboard là gì? ...

Mạng WLAN là gì? Hướng dẫn cách đổi WLAN thành wifi
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 24-01-2023, 10:00Mạng WLAN được sử dụng phổ biến trong internet, có ảnh hưởng trực tiếp đến các thiết bị di động trong một khu vực nhất định. Mặc dù được ứng dụng khá nhiều nhưng vẫn có nhiều người chưa hiểu rõ mạng WLAN là gì? Hướng dẫn cách đổi WLAN thành wifi. Cùng tìm hiểu...

Vải nhung tăm là gì? Quy trình sản xuất vải nhung tăm
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 23-01-2023, 10:00Khi may các trang phục, để làm tôn lên sự quý phái và sang trọng cho người mặc, người ta thường lựa chọn chất liệu nhung tăm. Với khả năng hút sáng tốt của mình, loại vải này làm người mặc thu hút và nổi bật tại đám đông. Để tìm hiểu rõ hơn về...

Thành phẩm là gì? Hướng dẫn cách tính giá trị thành phẩm tồn kho
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 20-01-2023, 10:00Trong quá trình sản xuất, để xác định được số dư hàng tồn kho cuối kỳ và giá thành sản phẩm, thì doanh nghiệp cần phải nhận thành phẩm. Vậy thành phẩm là gì? Cách tính giá trị thành phẩm tồn kho như thế nào là chính xác? Cùng nhau tìm hiểu ở bài viết...

Pin Li-Po là gì? Cách bảo quản Pin khi không sử dụng
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 16-01-2023, 17:36Hiện nay, hầu hết các loại thiết bị điện tử như điện thoại đều có xu hướng chuyển sang dùng Pin Li-Po. Để có thể hiểu rõ hơn về Pin Li-Po là gì? Cách bảo quản Pin khi không sử dụng như thế nào? Cùng tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé! Pin Li-Po...

Sketchbook là gì? Hướng dẫn cách lựa chọn Sketchbook phù hợp
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 13-01-2023, 16:58Trong các lĩnh vực ngành nghề cần sự sáng tạo, ý tưởng là chính là yếu tố cốt lõi. Các ý tưởng hay có thể nảy ra trong suy nghĩ ở bất kì hoàn cảnh hay thời điểm nào? Và những người làm trong lĩnh vực này cần phác thảo lại trước khi những ý...

Báo chí truyền thông là gì? Mức thu nhập có hấp dẫn không?
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 12-01-2023, 17:31Được mệnh danh là ngành "quyền lực thứ tư" trong xã hội hiện nay, báo chí truyền thông luôn được các bạn trẻ săn đón, ứng tuyển đông đảo vào mỗi năm. Để có được định hướng đúng đắn hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về báo chí truyền thông là gì? Tố chất cần...

Bản đồ số là gì? Ứng dụng bản đồ số trong thực tiễn
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 11-01-2023, 17:28Với sự phát triển không ngừng của công nghệ số,đã ứng dụng vào nhiều lĩnh vực thực tiễn trong đời sống. Trong đó bản đồ số được chú trọng khá nhiều, thay vì dùng bản đồ giấy như trước đây. Vậy để hiểu hơn về bản đồ số là gì? Mang đến những lợi ích...