Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Cách lập kế hoạch siêu hiệu quả
Giữa công việc bộn bề cuộc sống và những dự định phải làm cho tương lai, dẫn đến việc bạn hoang mang không biết làm điều nào quan trọng hơn? Chính vì thế để bạn có thể cân bằng được các vấn đề đó là lập kế hoạch. Hãy cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về kỹ năng lập kế hoạch là gì? Lập như thế nào là hiệu quả?
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng sắp xếp được các mục tiêu gắn với từng khoảng thời gian nhất định. Lập ra các phương pháp, chiến lược và lộ trình cụ thể để có thể thực hiện hóa các mục tiêu đó.
Kỹ năng này rất quan trọng, bởi nó giúp cho bạn làm việc có kế hoạch rõ ràng, kiểm soát được thời gian, đảm bảo được tiến độ hoàn thành công việc hiệu quả. Kỹ năng có thể là ngắn hoặc dài hạn tùy thuộc vào từng mục tiêu triển khai.

Xem thêm: Schedule là gì? Các bước lên kế hoạch hoàn hảo cho nhà quản trị
Ưu điểm của kỹ năng lập kế hoạch
Khi có kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ nhận được các lợi ích sau:
- Trước khi lập kế hoạch sẽ phải thực hiện phân tích các điểm mạnh, điểm yếu của mình và đối thủ cạnh tranh, từ đó sẽ có góc nhìn khách quan nhất, đánh vào điểm yếu của đối thủ và nâng cao vị thế cạnh tranh
- Kế hoạch công việc rõ ràng sẽ giúp biết được công việc cần làm là gì, mức độ hoàn thành công việc như thế nào? Để từ đó theo dõi và kiểm tra dễ dàng hơn.
- Vạch ra các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn để bản thân phát triển đúng hướng, sẽ biết được cần làm gì, hoàn thành những gì
- Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho công ty có thể phân bổ được nhân sự vào đúng từng vị trí công việc, nhằm tối ưu chi phí, tiết kiệm
- Lập kế hoạch sẽ giúp cho việc quản lý cuộc sống, công việc trở nên dễ dàng và kịp thời xử lý các rủi ro xảy ra mà không dẫn đến tình trạng trì hoãn, giữ đúng mục tiêu đề ra.
- Khi vạch ra kế hoạch cụ thể sẽ biết được nhiệm vụ từng ngày cần làm là gì, điều đó sẽ thúc đẩy bản thân làm việc nhiều hơn, không trì hoãn và nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra.
- Trong công ty, bảng kế hoạch lớn sẽ cần sự đóng góp của rất nhiều người mới có thể hoàn thành công việc, khi việc trao đổi diễn ra mọi người sẽ học hỏi lẫn học nhau và đưa ra một bản kế hoạch phù hợp nhất, điều đó giúp cho nội bộ ngày càng đoàn kết hơn
- Khi lập kế hoạch và thực hiện theo, sẽ thấy rõ được kết quả công việc của mỗi ngày, để có những phương án điều chỉnh phù hợp.
Cách lập kế hoạch hiệu quả
Để có một bảng kế hoạch hoàn hảo bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Xem thêm: Tổng hợp mẫu kế hoạch công việc dành cho người lao động
Bước 1: Xác định mục tiêu
Cần xác định được:
- Mục tiêu hướng đến là gì?
- Biết được các điều kiện cần và đủ để thực hiện mục tiêu
- Phân chia mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ ngắn hạn như thế nào?
Có thể áp dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu dựa trên:
- Specific: Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể
- Measurable: Mục tiêu phải đo lường được
- Attainable: Mục tiêu mang tính khả thi, có khả năng hoàn thành
- Relevant: Mục tiêu có liên quan
- Time Based: Có thời gian cụ thể để đạt mục tiêu
Bước 2: Lập kế hoạch
Khi đã xác định mục tiêu hướng đến, hãy bắt đầu lập kế hoạch dựa theo ngày/ tuần/ tháng/ năm. Vào từng ngày cụ thể sẽ phân chia đầu việc nhất định.
Càng chi tiết thì việc kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc càng dễ dàng. Đây là sẽ là tiền đề để bạn có thể đảm bảo kế hoạch được diễn ra đúng thời hạn
Bước 3: Lập danh sách các việc cần làm
Thực hiện xác định, chia nhỏ các đầu việc vào danh sách các việc cần làm. Sau khi đã phân tích cần ghi chú lại điều kiện, cách thức và thời gian thực hiện.
Bước 4: Sắp xếp công việc
Khi đã có danh sách các đầu việc, hãy tiến hành sắp xếp ưu tiên các công việc quan trọng đến kém quan trọng hơn, sao cho hợp lý và khoa học nhất. Sau đó, ấn định thời gian thực hiện chi tiết
Bước 5: Phân chia nguồn lực nhân sự
Tùy vào từng mục đích của bản kế hoạch, bạn cần hiểu:
- Nếu là cá nhân: Hãy đặt câu hỏi bạn hiện đang có gì? Có bao nhiêu?
- Nếu là doanh nghiệp: Hãy đặt câu hỏi bạn hiện có gì? Có bao nhiêu? Có ai?
=> Hiểu được rõ nguồn lực của mình có đặc điểm như thế nào? để phân bổ đúng cách, đúng nơi và đúng chỗ
Bước 6: Triển khai theo kế hoạch
Bắt tay vào triển khai thực hiện kế hoạch, trong quá trình đó cần theo dõi và đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch. Trong trường hợp, xảy ra vấn đề phát sinh sẽ kịp thời xử lý
Bước 7: Thực hiện kế hoạch linh hoạt
Mặc dù kế hoạch được lập ra rất chi tiết, tuy nhiên trong quá trình thực hiện sẽ không tránh khỏi những tình huống khách quan ngoài dự tính và cần sự thay đổi. Vì vậy, đòi hỏi rất nhiều sự linh hoạt nhạy bén, nhanh nhạy trong mọi tình huống để kịp thời điều chỉnh
Bước 8: Kiểm tra, đánh giá năng lực
Sau mỗi tuần, hãy đánh giá lại tổng quan những điều sau:
- Mình đang làm tới đâu?
- Trong quá trình thực hiện có vấn đề gì bất thường xảy ra không?
- Có đang đi theo đúng tiến độ không?
- Năng lực làm việc sau mỗi tuần có tiến triển tốt không?
=> Điều này sẽ giúp bạn thấy được sự tiến bộ rõ ràng trong từng tuần, tiếp thêm động lực thực hiện công việc và điều chỉnh lại những điểm chưa được.
Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch
Trong quá trình thực hiện lập kế hoạch, dưới đây là một số những sai lầm cần tránh:
- Không đề ra bản kế hoạch cụ thể, nên rất dễ dẫn bản thân vào trạng thái hoang mang, trong quá trình thực hiện trở nên khó khăn hơn rất nhiều
- Kế hoạch đặt quá xa thực tế, khả năng không đủ đáp ứng sẽ khiến bản thân rất nhanh nản chí vì thực hiện theo nhưng không có kết quả
- Đặt mục tiêu không rõ ràng khiến việc phân bố nguồn lực bị ảnh hưởng khá nhiều, bởi một người phải thực hiện quá nhiều công việc sẽ giảm đi sự tập trung và độ hiệu quả công việc
- Chỉ nhìn về kết quả mà không nhìn vào quá trình khiến bạn dễ trở nên vội vã, thực hiện thật nhanh để đạt kết quả
- Không có phương án dự phòng dễ dẫn đến việc gặp các tình huống ngoài dự tính, sẽ hoang mang, nhanh nản, nhanh bỏ cuộc
Hy vọng bài viết trên đây của News.timviec sẽ giúp bạn hiểu hơn về kỹ năng lập kế hoạch là gì? Cách lập kế hoạch hiệu quả. Để có thể áp dụng những kiến thức trên vào cuộc sống của mình và tránh những sai lầm không đáng có, để mọi mục tiêu đều được hoàn thành, hoàn hảo nhất.

Tìm hiểu fixed cost là gì? Ý nghĩa và vai trò trong quản lý tài chính
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 30-06-2023, 14:02Trong phân tích tài chính, việc hiểu và quản lý fixed cost rất quan trọng để định rõ chi phí sản xuất và tính toán lợi nhuận. Vậy fixed cost là gì? Và tại sao nó lại quan trọng như vậy đối với doanh nghiệp. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu loại chi phí kinh...

NWC là gì? Hướng dẫn chi tiết cách tính vốn lưu động ròng
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 29-06-2023, 11:44"NWC" là một trong những thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp. Nếu là một nhà đầu tư , bạn cần biết NWC là gì và tầm quan trọng của nó đối với hoạt động cơ bản của doanh nghiệp. Để tìm hiểu chi tiết về thuật ngữ này, hãy theo...

Light novel là gì? Khám phá điều thú vị xoay quanh light novel
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 28-06-2023, 12:04Nếu bạn là một fan cuồng văn học của xứ sở mặt trời mọc, chắc hẳn thuật ngữ "Light novel" đã không còn mấy xa lạ. Khác với anime/manga, light novel là một dạng tiểu thuyết khá thịnh hành ở đây. Vậy cụ thể Light novel là gì? hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những...

Oracle là gì? Tìm hiểu hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu Oracle
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 26-06-2023, 15:27Trên thị trường hiện nay, "Oracle là gì?" là một câu hỏi được rất nhiều người quan tâm khi nghiên cứu về hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu. Oracle, một trong những nhà cung cấp database hàng đầu, đã giành được sự tín nhiệm và uy tín từ nhiều tổ chức và doanh...

Otc là gì? Tìm hiểu chi tiết về thị trường cổ phiếu otc
Kỹ Năng Văn Phòng 25-06-2023, 14:30Bạn có bao giờ tự đặt câu hỏi: "Sàn OTC là gì và tại sao nó lại thu hút sự quan tâm và tham gia của các nhà đầu tư trên khắp thế giới?" Trên thị trường chứng khoán, có nhiều sàn giao dịch lớn như Upcom, HNX và HOSE đã thu hút sự quan...

Visual Art là gì? Khám phá ý nghĩa của nghệ thuật hình ảnh
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 23-06-2023, 10:48Visual Art đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với những người đã hoạt động lâu trong lĩnh vực nghệ thuật. Tuy nhiên, đối với những người mới tìm hiểu, câu hỏi "Visual Art là gì?" chắc chắn sẽ xuất hiện. Hãy cùng khám phá định nghĩa và những thông tin hấp dẫn...

Cryptography là gì? Tìm hiểu các loại mã hóa thông dụng hiện nay
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 22-06-2023, 11:25Cryptography là thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực công nghệ thông tin chung và tiền điện tử cụ thể. Nó bao gồm ba thành phần là cry, pto và graphy. Từ "graphy" thường được sử dụng trong các danh từ liên quan đến đồ họa, vì vậy nó có liên quan đến hình vẽ....

Quality assurance là gì? Quy trình, phương pháp QA phổ biến
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 21-06-2023, 18:27Ngày nay, thuật ngữ quality assurance (QA) không còn quá xa lạ, đặc biệt đối với những người làm hoặc quan tâm đến ngành Công nghệ thông tin. Tuy nhiên, có phải bạn đã hiểu đầy đủ về lĩnh vực này chưa? Bộ phận quality assurance đề cập đến nhóm người có trách nhiệm đảm...

Vedette nghĩa là gì? Tiêu chuẩn để chọn Vedette quyền lực
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 20-06-2023, 11:49Vedette là một thuật ngữ xuất hiện rất nhiều trong làng thời trang, là vị trí được xem như yếu tố then chốt tạo nên thành công cho một sự kiện hay dự án lớn nào đó trình diễn trước tất cả mọi người. Không những thế vedette là một vị trí cực kỳ quan...

Hospitality management là gì? Cơ hội việc làm trong tương lai
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 19-06-2023, 09:39Câu hỏi "Hospitality là gì?" không còn lạ lẫm với những bạn trẻ đang theo đuổi ngành nhà hàng - khách sạn nữa. Tuy nhiên, liệu mọi người đã thấu hiểu hết tiềm năng phát triển của lĩnh vực này? Cơ hội làm việc sau khi hoàn thành ngành Quản lý Dịch vụ Lữ hành...