KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, có thể hiểu là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, giúp chúng ta hiểu rõ năng lực nhân viên.

• Năng suất là gì? Các tiêu chí đánh giá năng suất người lao động
• Doanh số là gì? Kỹ năng thúc đẩy doanh số tăng vượt trội

KPI là gì?

KPI là chỉ số dùng để đánh giá tiến độ cũng như hiệu quả khi thực hiện công việc, KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra. Đây được coi là công cụ đo lường hiệu quả, giúp cho công tác quản lý doanh nghiệp đạt thành quả tốt hơn.

Dù làm việc trong bất cứ ngành nghề nào, kinh doanh, bán hàng, marketing, content… thì chắc hẳn chúng ta đều đã nghe nói đến KPI. Tất cả nội dung công việc và năng suất lao động của một nhân viên đều được tóm gọn bằng KPI.

Các chỉ số KPI có thể chia ra 3 loại với ba phương hướng đánh giá cụ thể là:

• KPI đầu ra
• KPI hành vi
• KPI năng lực

Ví dụ:

• Đối với nhân viên kinh doanh, KPI hàng tháng sẽ là số hợp đồng/khách hàng tối thiểu mà một người phải đem về cho công ty
• Đối với nhân viên designer, KPI sẽ là số sản phẩm mà họ thiết kế ra theo yêu cầu cụ thể của cấp trên giao phó
• Đối với biên tập viên, KPI sẽ là số lượng bài viết/sản phẩm mà họ sáng tạo mỗi ngày để đáp ứng sản lượng mục tiêu của đơn vị

Phân loại KPI

KPI chiến lược

Là mục tiêu KPI mang tính chiến lược, thường liên quan tới market share, mức lợi nhuận, tiền… Có ảnh hưởng quan trọng tới khả năng sống còn của doanh nghiệp.

Ví dụ: KPI chiến lược cho toàn công ty A là đạt doanh thu lợi nhuận 1 tỷ đồng mỗi tháng => Nếu công ty không thể đạt được mục tiêu thì tình hình hoạt động sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng (cán bộ phụ trách bị thôi việc, nhà đầu tư rút vốn…)

KPI chiến thuật

Là mục tiêu KPI được đề ra theo phương hướng chiến thuật, hướng tới xây dựng các kế hoạch nhỏ để giúp doanh nghiệp đạt tới mục tiêu chiến lược lớn đã đề ra ban đầu.

Ví dụ: Để giúp công ty A đạt 1 tỷ lợi nhuận thu về, ban giám đốc đề ra KPI mỗi tháng cho bộ phận kinh doanh là 4 hợp đồng với tổng trị giá trên 50 triệu đồng, KPI mỗi quý cho bộ phận Marketing – PR là tiếp cận trên 1.000.000 khách hàng tiêu thụ online => Gia tăng độ phổ biến trong thị trường => Nhiều người quan tâm tới sản phẩm và dịch hơn => Tăng khả năng bán hàng => Tăng doanh thu.

► Tham khảo thêm: Những thông tin việc làm bổ ích hiện nay để tìm việc dễ dàng

Phương pháp xây dựng KPI

Xác định chủ thể xây dựng KPI chính xác

Bước đầu tiên để doanh nghiệp đưa ra một con số KPI chính xác là quyết định bộ phận hoặc cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm đề xuất con số KPI. Người này sẽ phải có năng lực chuyên môn, hiểu rõ về tình hình hoạt động của cả doanh nghiệp nói chung cũng như từng bộ phận nói riêng.

Ở đây, chủ thể xây dựng KPI thường là các trưởng nhóm, trưởng phòng, quản lý của các bộ phận hoặc ban giám đốc trong đơn vị doanh nghiệp.

Xác định nhiệm vụ, chức năng phù hợp cho từng bộ phận

Với những công việc khác nhau, nội dung và nhiệm vụ của nhân sự cũng có sự điều chỉnh khác biệt. Do đó, KPI phải bám sát được chức năng chính của từng người, đảm bảo tính hiệu quả và công bằng đối với mỗi một vị trí trong đơn vị.

Xác định mức hiệu suất lao động cốt yếu

Chủ thể quyết định KPI cần đưa ra những tiêu chí để đánh giá hiệu suất lao động tương ứng với những nhiệm vụ, chức năng đã được đề ra ở trên. Sau khi xác định được KPI chung cho từng bộ phận, cần đi vào xem xét chỉ số KPI riêng cho từng cá nhân.

Các chỉ số này phải đảm bảo được tiêu chí SMART, bao gồm các nhân tố sau:

• S: Specific – Cụ thể
• M: Measurable – Có thể thống kê được
• A: Achievable – Có thể đạt được
• R: Realistics – Khả thi
• T: Time-bound – Thời hạn cụ thể

Xác định khung kết quả

Tương ứng với các mức KPI đề ra, đơn vị cũng phải có một khung điểm chính xác để đánh giá được mức độ hoàn thành cụ thể, từ đó đưa ra những mức thưởng – phạt tương ứng theo quy định của từng đơn vị. Các mức điểm vừa phải đảm bảo sự công bằng, rạch ròi, vừa đảm bảo số lượng vừa phải, không quá nhiều, tránh gây phức tạp không cần thiết.

Thường xuyên đánh giá, điều chỉnh lại mức KPI cho phù hợp

Sau khi hoàn thành quá trình xây dựng hệ thống KPI, doanh nghiệp vẫn phải thường xuyên đánh giá lại hiệu quả của nó, sau đó đưa ra những thay đổi, điều chỉnh linh hoạt, bám sát với tình hình hoạt động, kinh doanh của đơn vị trong thời gian gần đây. Nếu có vấn đề thì kịp thời khắc phục để nâng cao năng suất công tác quản lý.

Trên đây là một số thông tin quan trọng, giúp người đọc trả lời câu hỏi “KPI là gì?”, qua đó hiểu rõ hơn về công việc của mình trong tương lai.