Khái niệm ký nháy là gì? Ký nháy thế nào mới đúng cách?

Ký nháy là một loại chữ ký dành để kiểm tra về độ chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Vậy cách dùng và trách nhiệm của người ký nháy như thế nào?

Ký nháy là gì?

Ký nháy hay còn được gọi là ký tắt, là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra về độ chính xác của nội dung văn bản trước khi trình lên người ký chính thức. Chữ ký nháy thường xuất hiện ở cuối đoạn hoặc dòng văn bản, cũng có một số trường hợp chữ ký nháy nằm ở cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy thường sẽ nằm bên cạnh “Nơi nhận” và thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Người ký nháy không cần phải ký đầy đủ chữ ký của mình như những chữ ký thông thường mà chỉ cần ký vắn tắt tại một số vị trí yêu cầu phải ký nháy. 

Xem thêm: CV là gì? Những lưu ý khi viết cv xin việc nhằm chinh phục nhà tuyển dụng 2022

Có bao nhiêu loại ký nháy? Cách dùng của từng loại thế nào?

Chữ ký nháy nằm ở vị trí dưới cùng trang văn bản

Chữ ký nháy này dùng để xác nhận tính liền mạch của mỗi văn bản, người ký nháy ký vào tất cả các văn bản do mình soạn thảo ra hoặc văn bản do mình rà soát nội dung.

Chữ ký nháy dưới cùng trang văn bản có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai.

Việc ký nháy vào từng trang văn bản đối với những văn bản có nhiều trang không chỉ thể hiện tính liền mạch của văn bản. Mà đối với người soạn thảo hoặc người kiểm tra có thể tránh được việc bị ai đó đánh tráo, thêm hoặc bớt một phần nội dung nào đó của trang văn bản.

Chữ ký chốt nội dung ở dòng cuối cùng của văn bản

Loại chữ ký này dành cho người soạn thảo văn bản, đồng thời người soạn thảo văn bản cũng phải chịu trách nhiệm cho nội dung soạn thảo.

Chữ ký ở vị trí chức danh người có thẩm quyền

Chữ ký nháy ở phần chức danh của người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, rà soát lỗi chính tả hoặc chỉ đơn giản là kiểm tra nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

Xem thêm: JD là gì? Cách tạo ra một JD chuyên nghiệp, hấp dẫn ứng viên

Giá trị của chữ ký nháy là gì? Người ký có trách nhiệm gì?

 Chữ ký nháy có giá trị xác nhận bản thân người ký đã hoàn thành rà soát văn bản, xác nhận người đọc đã đọc hết toàn bộ phần nội dung tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy phải chịu trách nhiệm với những phần nội dung có trong văn bản do mình ký trước khi trình lên ban lãnh đạo để ký chính thức. Đồng thời đối chiếu các quy định của pháp luật về bảo mật các nội dung nhà nước.

Một số ví dụ về các văn bản cần có chữ ký nháy

Tất cả các văn bản hành chính được soạn thảo bởi các cơ quan hành chính nhà nước đều phải có chữ ký nháy, kể cả các văn bản quy phạm pháp luật hoặc những văn bản được lưu hành trong nội bộ của một cơ quan, tổ chức nào đó cũng bắt buộc phải có chữ ký nháy.

Ví dụ: Công văn, Quyết định, Các văn bản luật, Thông báo,…

Xem thêm: Top 10 mẫu đơn xin việc chuẩn nhất cho mọi ngành nghề

Đối với khối doanh nghiệp tư nhân, các tổ chức, cơ quan không phải cơ quan hành chính nhà nước, không bắt buộc toàn bộ phải có chữ ký nháy. Nhưng cũng có một số văn bản mà người soạn thảo văn bản cũng như những người cùng tham gia ký văn bản cần có chữ ký nháy tại cuối mỗi trang của văn bản.