JD là gì? Cách tạo ra một JD chuyên nghiệp, hấp dẫn ứng viên

JD nghĩa là gì? Tại sao doanh nghiệp và ứng viên đều cần một bản JD? Cách xây dựng JD là gì? Hãy cùng tìm hiểu nhé!

JD là gì?

JD là viết tắt của từ gì?

JD còn được biết đến là dạng viết tắt của Job Description, tức là một bản thông tin chi tiết mô tả về nghề nghiệp, việc làm, làm rõ được chức năng và nhiệm vụ của vị trí công việc đó.

JD là gì? Cách tạo ra một JD chuyên nghiệp, hấp dẫn ứng viên - Ảnh 1
Tìm hiểu khái niệm JD là gì?

Khi ứng viên quan tâm tới một lời mời hoặc tin đăng tuyển dụng, nhưng lại không quá hiểu những điều mình phải làm, không chắc bản thân có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với quá trình công tác không, họ sẽ chủ động liên hệ với nhà tuyển dụng để xin JD. Nhiều người thường thắc mắc “Xin JD là gì?” thì đây chính là câu trả lời.

JD gồm những gì?

Thông thường, các bản mô tả công việc không được quy định theo một khuôn mẫu cố định nào cả, nhưng để cung cấp đủ các thông tin chính xác, thu hút ứng viên tham gia vào quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố sau:

  • Tạo ra sự khác biệt giữa doanh nghiệp và các đơn vị khác cùng ngành
  • Định hướng mục tiêu và cả tiêu chuẩn cho ứng viên nhằm hoàn thành tốt công việc
  • Ứng viên hiểu được trách nhiệm công việc, điều mà họ cần làm khi vào doanh nghiệp là gì
Do đó, một bản Job Description phải có được những tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
  • Nền tảng năng lực: Nhằm đáp ứng công việc, ứng viên cần có nền tảng kiến thức – kỹ năng nghiệp vụ – kỹ năng mềm.
  • Mô tả trách nhiệm: Đây là phần cực kỳ quan trọng bởi nó sẽ giúp ứng viên hiểu được công việc mình sẽ đảm nhận là gì, cần làm gì để hoàn thành tốt và vì sao lại thực hiện hết các yêu cầu đó.
  • Công việc, vị trí, chức danh: Mỗi doanh nghiệp đều có cơ cấu tổ chức nên nhà tuyển dụng cần thể hiện được vị trí mà đơn vị đang cần nằm ở đâu, từ đó giúp ứng viên dễ hình dung hơn. Các thông tin về công việc, nơi làm việc,… cũng cần đầy đủ.
  • Quyền hạn vị trí công việc: Chỉ ra ứng viên có thể tiếp cận với những quyền hạn nào mà vị trí công việc này đem lại, nhằm phân luồng quản trị hợp lý trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
  • Thu nhập: Nếu cần, công ty có thể đưa ra mức lương cụ thể trong một bản mô tả công việc, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp và các khoản thưởng (nếu có) khi hoàn thành tốt công việc được giao… để thu hút ứng viên.

Tham khảo: Topcv xin việc ấn tượng, chuyên nghiệp, giúp ứng viên tự tin ứng tuyển

Vai trò của Job Description

Với đơn vị tuyển dụng

Một bản mô tả công việc chuyên nghiệp, cụ thể, đưa ra đầy đủ các thông tin một cách thú vị và hấp dẫn sẽ đem lại hình ảnh uy tín, chất lượng cho chính doanh nghiệp đó. Chỉ cần nhìn vào hình thức bên ngoài, ứng viên cũng cảm nhận được thái độ “khát nhân tài”, từ đó bị thu hút nhiều hơn.

Quan trọng hơn cả, thiết kế Job Description chi tiết sẽ giúp cả doanh nghiệp lẫn ứng viên hình dung được vị trí phù hợp cho bản thân mình, tránh lãng phí nhân lực, vật lực, thời gian, chi phí… vào những quyết định tuyển dụng sai lầm. Doanh nghiệp cũng có thể dựa vào đó để đưa ra những quy trình hỗ trợ, đào tạo cho ứng viên kịp thời nếu cần.

Ngoài ra, đây cũng có thể trở thành căn cứ chính xác để giải quyết các tranh chấp và mâu thuẫn sau này trong quá trình nhận việc công tác của ứng viên. Ví dụ như các vấn đề về tiền lương, quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi…

Không chỉ vậy, JD là công cụ đắc lực để hỗ trợ phòng nhân sự xây dựng, điều chỉnh, hệ thống lương thưởng cho nhân viên một cách công bằng, phù hợp. Từ đấy, thúc đẩy mối quan hệ giữa các cấp từ lãnh đạo, quản lý trong công ty. Đây cũng chính là tiền đề đưa doanh nghiệp phát triển.

JD là gì? Cách tạo ra một JD chuyên nghiệp, hấp dẫn ứng viên - Ảnh 2
Một bản mô tả công việc hấp dẫn có thể thu hút ứng viên nhanh chóng

Với ứng viên

Hiện nay, có rất nhiều ứng viên “rải” CV bừa bãi mà không bận tâm nhận JD là gì, bản thân có thực sự phù hợp với công việc hay không. Việc này trực tiếp làm giảm hiệu suất tuyển dụng của bản thân ứng viên xuống thấp hơn rất nhiều.

Thông qua quá trình tìm hiểu kỹ càng về công việc, các thí sinh sẽ lựa chọn được công việc thích hợp với mình nhất mà không lãng phí thời gian. Họ không cần phải phỏng vấn, thử việc một thời gian rồi mới nhận ra mình không phù hợp, rồi lại xin nghỉ việc và bắt đầu một vòng xin việc hoàn toàn mới.

Một bản mô tả công việc đầy đủ sẽ giúp bản thân người lao động có thể hình dung ra được những trách nhiệm tới đây mà mình phải đảm nhận khi được tuyển dụng thành công tại vị trí đó. Qua đó, họ sẽ cân đối được các kỹ năng, kinh nghiệm dựa trên thời gian, sức lực và khả năng của mình để đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ được đề ra.

Ngoài ra, ứng viên cũng có cơ hội được chủ động lập ra các kế hoạch để học hỏi, trau dồi thêm kiến thức cho mình, tự hoàn thiện thêm năng lực bản thân trong suốt quá trình chuẩn bị cho việc ứng tuyển ban đầu cũng như quá trình làm việc cụ thể sau này tại doanh nghiệp.

Đọc thêm: Các thông tin việc làm hữu ích, cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho ứng viên đang có nhu cầu tìm việc

Cách xây dựng JD công việc chuyên nghiệp và hấp dẫn

Bước 1. Lên ý tưởng

Trước khi bắt đầu lập kế hoạch, cần bước vào giai đoạn chuẩn bị và trả lời được những câu hỏi sau đây, từ đó xác định phương thức tương ứng:

  • Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)
  • Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm)
  • Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)
JD là gì? Cách tạo ra một JD chuyên nghiệp, hấp dẫn ứng viên - Ảnh 3
Xác định được những nội dung thông tin cần có trong Job Description.

Bước 2. Thu thập thông tin

Vị trí công việc cần phải được miêu tả rõ ràng nhất có thể, đặt vào một sơ đồ hoàn cảnh có liên quan tới cả cơ cấu tổ chức để giúp ứng viên nhìn nhận rõ trách nhiệm và vai trò của mình. Chính vì thế, công tác thu thập thông tin về vị trí rất quan trọng.

Bước 3. Lên kế hoạch và tiến hành phác thảo

Hệ thống và tổng hợp phạm vi thông tin đã thu thập được trong quá trình trước đó để tạo thành một bức tranh tổng thể. Thông qua bức tranh đó, cả quản lý và người lao động đều nắm được phạm vi công việc một cách bao quát.

Trong quá trình phác thảo, nên thảo luận cùng với người đã đảm đương công việc đó trong một thời gian nhất định, hoặc với cấp trên trực tiếp của vị trí đó để đảm bảo tính xác thực.

Bước 4. Phê chuẩn bản mô tả công việc

Sau khi có được bản phác thảo, hãy cùng với quản lý xem xét lại một lần nữa, thảo luận các thay đổi có thể xảy ra, rồi đi đến nhất trí sử dụng bản JD đó trong tin tuyển dụng chính thức của công ty.

Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.

Mong rằng với những thông tin trả lời khái niệm “JD là gì?” trên đây,  bài viết đã giúp ích cho mọi người đang có nhu cầu tìm việc làm của mình.. Cám ơn bạn đã quan tâm theo dõi!