JD là gì? Cách tạo ra bản JD chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng

Dưới các bài đăng tuyển dụng trên facebook, zalo, bạn thường bắt gặp các bình luận như xin JD công việc, tuy nhiên xin JD là gì bạn vẫn chưa biết. Để trả lời cho các thắc mắc JD là gì? Tại sao doanh nghiệp và ứng viên đều cần một bản JD? Cách xây dựng JD như thế nào? Hãy đọc ngay bài viết sau nhé.

Tìm việc làm nhanh, hấp dẫn nhất!

JD là gì?

JD là dạng viết tắt của Job Description, tức là một bản thông tin chi tiết mô tả về nghề nghiệp, việc làm, làm rõ được chức năng và nhiệm vụ của vị trí công việc đó.

Khi ứng viên quan tâm tới một lời mời hoặc tin đăng tuyển dụng, nhưng lại không quá hiểu những điều mình phải làm, không chắc bản thân có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với quá trình công tác không, họ sẽ chủ động liên hệ với nhà tuyển dụng để xin JD. Nhiều người thường thắc mắc “Xin JD là gì?” thì đây chính là câu trả lời.

JD gồm những gì?

Thông thường, các bản mô tả công việc không được quy định theo một khuôn mẫu cố định nào cả, nhưng để cung cấp đủ các thông tin chính xác, thu hút ứng viên tham gia vào quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Tạo ra sự khác biệt giữa doanh nghiệp và các đơn vị khác cùng ngành
• Định hướng mục tiêu và cả tiêu chuẩn cho ứng viên nhằm hoàn thành tốt công việc
• Ứng viên hiểu được trách nhiệm công việc, điều mà họ cần làm khi vào doanh nghiệp là gì

• Nền tảng năng lực: Nhằm đáp ứng công việc, ứng viên cần có nền tảng kiến thức – kỹ năng nghiệp vụ – kỹ năng mềm.
• Mô tả trách nhiệm: Đây là phần cực kỳ quan trọng bởi nó sẽ giúp ứng viên hiểu được công việc mình sẽ đảm nhận là gì, cần làm gì để hoàn thành tốt và vì sao lại thực hiện hết các yêu cầu đó.
• Công việc, vị trí, chức danh: Mỗi doanh nghiệp đều có cơ cấu tổ chức nên nhà tuyển dụng cần thể hiện được vị trí mà đơn vị đang cần nằm ở đâu, từ đó giúp ứng viên dễ hình dung hơn. Các thông tin về công việc, nơi làm việc,… cũng cần đầy đủ.
• Quyền hạn vị trí công việc: Chỉ ra ứng viên có thể tiếp cận với những quyền hạn nào mà vị trí công việc này đem lại, nhằm phân luồng quản trị hợp lý trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
• Thu nhập: Nếu cần, công ty có thể đưa ra mức lương cụ thể trong một bản mô tả công việc, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp và các khoản thưởng (nếu có) khi hoàn thành tốt công việc được giao… để thu hút ứng viên.

Vai trò của Job Description trong tuyển dụng

Đối với nhà tuyển dụng

Một bản mô tả công việc chuyên nghiệp, cụ thể, đưa ra đầy đủ các thông tin một cách thú vị và hấp dẫn sẽ đem lại hình ảnh uy tín, chất lượng cho chính doanh nghiệp đó. Chỉ cần nhìn vào hình thức bên ngoài, ứng viên cũng cảm nhận được thái độ “khát nhân tài”, từ đó bị thu hút nhiều hơn.

Quan trọng hơn cả, thiết kế Job Description chi tiết sẽ giúp cả doanh nghiệp lẫn ứng viên hình dung được vị trí phù hợp cho bản thân mình, tránh lãng phí nhân lực, vật lực, thời gian, chi phí… vào những quyết định tuyển dụng sai lầm. Doanh nghiệp cũng có thể dựa vào đó để đưa ra những quy trình hỗ trợ, đào tạo cho ứng viên kịp thời nếu cần.

Ngoài ra, đây cũng có thể trở thành căn cứ chính xác để giải quyết các tranh chấp và mâu thuẫn sau này trong quá trình nhận việc công tác của ứng viên. Ví dụ như các vấn đề về tiền lương, quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi…

Không chỉ vậy, JD là công cụ đắc lực để hỗ trợ phòng nhân sự xây dựng, điều chỉnh, hệ thống lương thưởng cho nhân viên một cách công bằng, phù hợp. Từ đấy, thúc đẩy mối quan hệ giữa các cấp từ lãnh đạo, quản lý trong công ty. Đây cũng chính là tiền đề đưa doanh nghiệp phát triển.

Đối với ứng viên

Hiện nay, có rất nhiều ứng viên “rải” CV bừa bãi mà không bận tâm nhận JD là gì, bản thân có thực sự phù hợp với công việc hay không. Việc này trực tiếp làm giảm hiệu suất tuyển dụng của bản thân ứng viên xuống thấp hơn rất nhiều.

Thông qua quá trình tìm hiểu kỹ càng về công việc, các thí sinh sẽ lựa chọn được công việc thích hợp với mình nhất mà không lãng phí thời gian. Họ không cần phải phỏng vấn, thử việc một thời gian rồi mới nhận ra mình không phù hợp, rồi lại xin nghỉ việc và bắt đầu một vòng xin việc hoàn toàn mới.

Một bản mô tả công việc đầy đủ sẽ giúp bản thân người lao động có thể hình dung ra được những trách nhiệm tới đây mà mình phải đảm nhận khi được tuyển dụng thành công tại vị trí đó. Qua đó, họ sẽ cân đối được các kỹ năng, kinh nghiệm dựa trên thời gian, sức lực và khả năng của mình để đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ được đề ra.

Ngoài ra, ứng viên cũng có cơ hội được chủ động lập ra các kế hoạch để học hỏi, trau dồi thêm kiến thức cho mình, tự hoàn thiện thêm năng lực bản thân trong suốt quá trình chuẩn bị cho việc ứng tuyển ban đầu cũng như quá trình làm việc cụ thể sau này tại doanh nghiệp.

Tham khảo: TOP 10 website đăng tin tuyển nhân sự miễn phí hiệu quả 2022

Các bước tạo JD công việc cho mọi ngành nghề

Bước 1. Lên ý tưởng

Trước khi bắt đầu lập kế hoạch, cần bước vào giai đoạn chuẩn bị và trả lời được những câu hỏi sau đây, từ đó xác định phương thức tương ứng:

• Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)
• Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm)
• Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)

Bước 2. Thu thập thông tin

Vị trí công việc cần phải được miêu tả rõ ràng nhất có thể, đặt vào một sơ đồ hoàn cảnh có liên quan tới cả cơ cấu tổ chức để giúp ứng viên nhìn nhận rõ trách nhiệm và vai trò của mình. Chính vì thế, công tác thu thập thông tin về vị trí rất quan trọng.

Bước 3. Lên kế hoạch và tiến hành phác thảo

Hệ thống và tổng hợp phạm vi thông tin đã thu thập được trong quá trình trước đó để tạo thành một bức tranh tổng thể. Thông qua bức tranh đó, cả quản lý và người lao động đều nắm được phạm vi công việc một cách bao quát.

Trong quá trình phác thảo, nên thảo luận cùng với người đã đảm đương công việc đó trong một thời gian nhất định, hoặc với cấp trên trực tiếp của vị trí đó để đảm bảo tính xác thực.

Bước 4. Phê chuẩn bản mô tả công việc

Sau khi có được bản phác thảo, hãy cùng với quản lý xem xét lại một lần nữa, thảo luận các thay đổi có thể xảy ra, rồi đi đến nhất trí sử dụng bản JD đó trong tin tuyển dụng chính thức của công ty.

Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.

Xem ngay: Phỏng vấn tuyển dụng: 3 câu hỏi NTD muốn nghe nhưng ứng viên không hỏi

Bí quyết tạo một bản JD thu hút ứng viên

Để thu hút được nhiều nhân tài cho doanh nghiệp, các nhà tuyển dụng cần phải nắm chắc những bí quyết này trong tay:

Thông tin chính xác, bố cục rõ ràng

Hãy viết một bản mô tả rõ ràng các phần thông tin mà người ứng tuyển cần biết, ví dụ như thông tin công ty, thông tin liên hệ, mức lương,… Bên cạnh đó, hãy chia các phần trong JD sao cho chúng có bố cục gọn gàng, đẹp mắt, giúp người tìm việc dễ theo dõi và quan sát.

Mô tả cụ thể công việc

Nhà tuyển dụng nên trình bày rõ ràng những thông tin có liên quan tới công việc một cách chi tiết, cụ thể để ứng viên có thể hiểu rõ về vị trí mà mình sắp ứng tuyển. Điều này sẽ giúp tiết kiệm cả thời gian và công sức của đôi bên.

Các yêu cầu của công việc

Các yêu cầu tuyển dụng đối với một vị trí nào đó nên được viết theo thứ tự từ những gì ứng viên cần phải có để đáp ứng trong quá trình làm việc đến những thứ sẽ bổ sung, giúp ích cho quá trình làm việc sau này được thuận lợi, dễ dàng hơn

Quyền lợi và chế độ đãi ngộ 

Nên làm nổi bật phần quyền lợi cũng như chế độ mà nhân viên được hưởng khi gia nhập vào công ty, doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp cho JD của bạn gây ấn tượng lớn trong mắt người ứng tuyển và thu hút nhiều CV xin việc nộp.

Viết JD có chứa những từ khóa quan trọng

Khi bạn viết JD có chứa những từ liên quan tới tìm việc làm, các vị trí ngành nghề sẽ dễ tiếp cận tới những ứng viên hơn, bởi ứng viên có xu hướng tìm kiếm những từ khóa đó trên mạng để xem đâu là vị trí làm việc phù hợp cho bản thân mình.

Mong rằng với những thông tin trả lời khái niệm “JD là gì?” trên đây,  bài viết đã giúp ích cho mọi người đang có nhu cầu tìm việc của mình.. Cám ơn bạn đã quan tâm theo dõi!