Hàm subtotal – Cách dùng hàm subtotal thay cho hàm sum trong excel
Hàm subtotal là gì?
Hàm subtotal trong excel có nhiệm vụ tính tổng phụ trong danh sách hoặc trong file dữ liệu. Trong trường hợp này tổng phụ (subtotal) không phải tổng những con số trong 1 dãy số được xác định. Các hàm excel sẽ được thiết kết để thực hiện 1 chức năng nhất định. Nhưng với hàm subtotal rất linh hoạt, có thể tính toán, làm phép logic như đếm số, tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất, tính trung bình.
Trong đó:
Function_num: Giá trị bắt buộc bao gồm con số từ 1 đến 11 (Trong trường hợp tính toán tất cả bảng dữ liệu ẩn trong vùng) hoặc từ 101-111 (khi bạn tính toán theo vùng quy định không bị ẩn). Những con số này sẽ được mã hóa các hàm trong subtotal. Nếu bạn muốn tính tổng tương tự với hàm sum thì phần này sẽ điền số 9.
Ref1, ref2: Giới hạn của vùng tham chiếu khi bạn thực hiện phép tính.

Hàm subtotal có điểm khác với hàm sum ở quá trình áp dụng cho định dạng dữ liệu và báo lỗi khi bạn muốn tính hàng dữ liệu. Bên cạnh đó, khi thực hiện lệnh filter (Auto Filter). Hàm này sẽ bỏ qua và không trả về kết quả trong bảng hiển thị. Bởi vậy, bạn nên lưu ý không nên nhập dữ liệu ở dạng 3-D khi thực hiện lệnh của hàm sẽ báo lỗi ngay lập tức (#VALUE!).
► XEM THÊM: Hàm thống kê trong Excel: Có tất cả bao nhiêu loại hàm?
Cách sử dụng hàm subtotal trong excel
Để sử dụng hàm subtotal trong excel thành thạo và chính xác nhất bạn cần thực hiện theo các bước cụ thể dưới đây:
Bước 1: Mở trang tính excel cần tính toán, xác định lệnh áp dụng như: tính tổng, tính trung bình cộng,… tùy thuộc vào thông tin bạn cần.
Bước 2: Nhập lệnh “=SUBTOTAL(chọn hàm số cần tính(trung bình cộng hoặc tính tổng) khai báo khoanh vùng cần tính hoặc rê chuột) sau đó ấn Enter (trên bàn phím)
Nếu bạn muốn tính tổng tiền theo tên khách hàng, bạn cần phải sắp xếp lại bảng tên bằng cách bôi đen cột Tên khách hàng > Data > Sort
Hộp thoại xuất hiện bạn chọn Continue with the current selection -> Sort. Sau đó, sắp xếp lại thứ tự các tên theo bảng chữ cái Alphabet chữ trùng lặp để cạnh nhau rồi ấn OK
- Tính tổng số lượng sản phẩm và tổng tiền của khách hàng: Bôi đen vùng chứa dữ liệu > Data > subtotal
- Lựa chọn tên khách hàng cần tính: Chọn At each change in
- Lựa chọn số 9 làm hàm tính tổng (theo dữ liệu ví dụ cho sẵn) mặc định tính hàm cần tính: chọn Use function
- Tìm kết quả click vào ô số lượng và thành tiền: Chọn Add subtotal to
- Sau khi thao tác xong ấn “OK”

Với những hàm tính còn lại, subtotal thao tác tương tự nhưng nếu bạn muốn có được nguyên bản dữ liệu như ban đầu thì thao tác lần lượt như: Mở hộp thoại subtotal > Remove all.
Thực hiện một vài lần theo các bước bạn sẽ thấy hàm subtotal rất dễ sử dụng không hề phức tạp và cực đơn giản. Bởi vậy, bạn nên áp dụng vào trong quá trình tính toán sẽ hỗ trợ tối ưu công việc hoàn thành một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Sự khác nhau giữa hàm sum và subtotal
Hàm sum trong excel
Mục đích
- Tính tổng chung hay cố định cho tất mà không cần tách nhỏ. Áp dụng cho mọi đối tượng (Thực hiện lệnh Filter giá trị này không thay đổi)
- Số liệu sẽ tính 2 lần khi thao tác lồng các hàm sum với nhau
Cú pháp: SUM (number1;[number2];…)
Trong đó:
- Số đối sẽ được giới hạn tới 255 và đối số đầu tiên (Bắt buộc)
- Các đối số là giá trị lẻ, tham chiếu hoặc trong phạm vi hay kết hợp cả 3.
- Đối số là tham chiếu hay mảng thì chỉ số của các số trong tham chiếu hoặc mảng sẽ được tính. Các ô trống mang giá trị logic, văn bản hoặc văn bản trong tham chiếu hoặc mảng bị bỏ qua.
- Với bất kỳ đối số nào là giá trị lỗi hoặc đối số là văn bản không thể được diễn dịch thành số và excel sẽ không hiển thị kết quả báo lỗi
Trường hợp sử dụng hàm sum
- Tính tổng phát sinh khoản nợ trong số NKC
- Tính chiết khấu hao trong bảng phân bổ 211, 142, 242….
Ví dụ cụ thể

► XEM THÊM: Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN]
Hàm subtotal trong excel
Mục đích
- Tính tổng cố định hoặc di động nghĩa là tính tổng riêng cho từng nhóm mang giá trị thay đổi khi áp dụng lệnh Filter
- Số liệu không bị tính 2 lần khi lồng các hàm subtotal với nhau
Cú pháp: SUBTOTAL(function_num;ref1;ref2;…)
Trong đó:
- Function_num (số đại diện cho phép toán số liệu trong subtotal): Từ 1 đến 11 những con số thường áp dụng . Với phiên bản excel 2003, 2007 thì có thêm từ 101 đến 111. Số 9 được sử dụng thay thế cho hàm sum.
- Số từ 1 đến 11: Hàm sẽ tính tất cả giá trị bị ẩn trên lệnh Hide trong vùng dữ liệu.
- Số từ 101-111: Hàm không tính đến những giá tị bị ẩn bằng lệnh Hide
- Ngoài ra, subtotal không tính các giá trị bị ẩn bằng lệnh Filter
- Áp dụng cho tính toán giá trị theo định dạng cột
- Giá trị tính toán 2-D
- Vùng tham chiếu Ref1; ref2;…
Trường hợp sử dụng
- Những chi phí tài khoản phát sinh trong bảng dữ liệu kế toán
- Tổng số tiền mặt, tiền gửi ngân hàng còn trong ngày
Ví dụ cụ thể

Những lỗi thường gặp khi áp dụng hàm subtotal trong excel
Khi áp dụng hàm subtotal trả về kết quả lỗi thì bạn đã gặp một số những nguyên nhân cơ bản dưới đây:
- Không xác định được những chức năng trong các số từ 1 đến 11 (hay từ 101-111) trong cùng một tham chiếu(ref) hay tham chiếu 3D (#VALUE! )
- 1 tổng cụ thể phải chia cho giá trị bằng 0 (#DIV/0!)
- Sai chính tả tên hàm subtotal (#NAME?)
Hi vọng với những chia sẻ hữu ích trên đây sẽ giúp các bạn có thêm những kiến thức về hàm subtotal trong excel. Đặc biệt, với những bạn chưa biết cách áp dụng hàm subtotal thì qua bài viết này có thể áp dụng trong công việc của mình. Đây chính là những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản chắc chắn các bạn cần phải nắm rõ để công việc đạt hiệu quả. Chúc các bạn thành công !
►► XEM THÊM NGAY: Tìm việc làm, thông tin việc làm, mẫu CV hoàn toàn miễn phí

Bảo dưỡng là gì? Quy trình bảo dưỡng chuẩn cho doanh nghiệp
Kỹ Năng Văn Phòng 09-06-2023, 12:07Đối với doanh nghiệp, việc áp dụng quy trình bảo dưỡng chuẩn là rất quan trọng cho máy móc và thiết bị. Vậy bảo dưỡng là gì? Quy trình bảo dưỡng chuẩn sẽ như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về công việc này qua bài viết dưới đây! Kỹ sư...
Ngành quản trị nhân sự là gì? Kỹ năng cần có để làm trong ngành
Kỹ Năng Văn Phòng 07-06-2023, 10:58Ngành Quản trị nhân lực, còn được gọi là ngành quản trị nhân sự, là một lĩnh vực rất hữu ích, giúp bạn có cái nhìn và đánh giá khác biệt về con người và các tổ chức. Ngành này kết hợp nhiều kỹ năng khác nhau, mang đến cho bạn một cái nhìn sâu...

Hướng dẫn cách xóa trang trong Word nhanh và đơn giản nhất
Kỹ Năng Văn Phòng 03-06-2023, 09:40Trong quá trình soạn thảo văn bản, có rất nhiều nguyên nhân khiến văn bản của bạn xuất hiện các trang trắng gây mất thẩm mỹ, lộn xộn và kém khoa học. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xóa trang trong Word nhanh và đơn giản nhất. Tìm hiểu ngay nhé! Nguyên nhân xuất...

Cách căn lề trong word đơn giản nhất cho người mới
Kỹ Năng Văn Phòng 03-06-2023, 09:10Căn lề trong word là một trong những kỹ năng văn phòng cơ bản mà người dùng cần biết để hỗ trợ cho quá trình học tập và làm việc của mình. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách căn lề trong word đúng chuẩn như trong các văn bản hành chính, cùng chúng...

Hướng dẫn cách xuống dòng trong Excel thông dụng nhất cho PC & online
Kỹ Năng Văn Phòng 03-06-2023, 09:00Có rất nhiều cách xuống dòng trong Excel. Nếu nắm được phương pháp xử lý dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng thao tác các file tính vừa đảm bảo khoa học, vừa gọn gàng, dễ nhìn hơn. Vậy, hãy cùng News.timviec khám phá nhé. Sử dụng tổ hợp phím tắt trong Wins và...

Tổng hợp cách tải video trên Youtube nhanh chóng, đơn giản nhất
Kỹ Năng Văn Phòng 03-06-2023, 08:50Cách tải video trên Youtube về máy tính, điện thoại là thủ thuật máy tính cơ bản. Chúng ta hãy cùng học cách tải trong bài viết sau nhé! Youtube là trang mạng xã hội được nhiều người sử dụng khi muốn tìm kiếm, muốn xem video, clip bất kỳ. Nhu cầu tải video trên...
![Cách chuyển Excel sang PDF thuận tiện nhất từ offline đến online [TỔNG HỢP]](https://img.timviec.com.vn/2020/08/chuyen-excel-sang-pdf-17.jpg)
Cách chuyển Excel sang PDF thuận tiện nhất từ offline đến online [TỔNG HỢP]
Kỹ Năng Văn Phòng 03-06-2023, 08:41Áp dụng những cách chuyển Excel sang PDF cho file văn bản phù hợp, sẽ giúp thuận tiện cho công việc. Sau đây là tổng hợp những cách chuyển đổi file Excel sang PDF từ offline đến online một cách dễ sử dụng nhất. Cách chuyển file Excel sang PDF ngay trong Excel Để có...

JD là gì? Cách tạo ra bản JD chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng
Kỹ Năng Văn Phòng 03-06-2023, 08:30Dưới các bài đăng tuyển dụng trên facebook, zalo, bạn thường bắt gặp các bình luận như xin JD công việc, tuy nhiên xin JD là gì bạn vẫn chưa biết. Để trả lời cho các thắc mắc JD là gì? Tại sao doanh nghiệp và ứng viên đều cần một bản JD? Cách xây...

Cách quay màn hình máy tính win 7, win 10 chất lượng cao
Kỹ Năng Văn Phòng 03-06-2023, 08:16Cách quay màn hình máy tính chính là thao tác ghi lại những bước thực hiện trên một ứng dụng hay lưu lại một đoạn video bất kỳ bạn muốn. Với thao tác này không phải ai cũng biết để thực hiện. Để giải đáp được vấn đề này, trong bài viết dưới đây sẽ...

Hướng dẫn cách đổi hình nền máy tính cá nhân, macbook đơn giản
Kỹ Năng Văn Phòng 03-06-2023, 08:00Thay đổi hình nền máy tính sẽ giúp diện mạo của máy tính được thay đổi. Điều này giúp bạn có cảm hứng, động lực làm việc mỗi khi mở máy tính. Bài viết dưới đây của News.timviec.com.vn sẽ hướng dẫn bạn cách đổi hình nền máy tính cá nhân, macbook một cách đơn giản...