Hàm subtotal – Cách dùng hàm subtotal thay cho hàm sum trong excel

Hàm subtotal xuất hiện từ rất lâu trên các phiên bản của Excel nhưng từ phiên bản 2003 trở đi thì Microsoft đã có sự gia tăng thêm nhiều tùy chọn cho hàng số function trong hàm. Để nắm rõ hơn về chức năng, cú pháp và cách sử dụng hàm subtotal chúng ta hãy cùng tham khảo trong bài viết dưới đây nhé !

Hàm subtotal là gì?

Hàm subtotal trong excel có nhiệm vụ tính tổng phụ trong danh sách hoặc trong file dữ liệu. Trong trường hợp này tổng phụ (subtotal) không phải tổng những con số trong 1 dãy số được xác định. Các hàm excel sẽ được thiết kết để thực hiện 1 chức năng nhất định. Nhưng với hàm subtotal rất linh hoạt, có thể tính toán, làm phép logic như đếm số, tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất, tính trung bình.

Kể từ phiên bản excel 2003 thì Microsoft đã nâng cấp hàm subtotal để gia tăng những tùy chọn trong hàm. Sử dụng hàm này hơi khó nhưng rất nhanh chóng, đảm bảo chính xác, tiết kiệm được thời gian đáng kể cho những bạn thường xuyên phải làm việc với con số, phức tạp, đa dạng mang giá trị lớn.
Áp dụng hàm bắt buộc bạn phải nhớ đối thứ nhất của hàm đó bởi đây là giá trị đại diện cho phép tính bạn thực hiện trên tập số liệu. Tuyệt đối, với phiên bản excel 2007 nhà cung cấp còn hỗ trợ thêm tính năng AutoComplete giúp ghi nhớ đối số mà không mất nhiều thời gian, tránh nhầm lẫn.
Với phiên bản excel 2016, 2017 và phiên bản thấp hơn đều cả sử dụng hàm subtotal.
Công thức hàm subtotal là: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,…)

Trong đó:

Function_num: Giá trị bắt buộc bao gồm con số từ 1 đến 11 (Trong trường hợp tính toán tất cả bảng dữ liệu ẩn trong vùng) hoặc từ 101-111 (khi bạn tính toán theo vùng quy định không bị ẩn). Những con số này sẽ được mã hóa các hàm trong subtotal. Nếu bạn muốn tính tổng tương tự với hàm sum thì phần này sẽ điền số 9.

Ref1ref2: Giới hạn của vùng tham chiếu khi bạn thực hiện phép tính.

Hàm subtotal – Cách dùng hàm subtotal thay cho hàm sum trong excel - Ảnh 1
Giá trị của Function trong hàm subtotal

Hàm subtotal có điểm khác với hàm sum ở quá trình áp dụng cho định dạng dữ liệu và báo lỗi khi bạn muốn tính hàng dữ liệu. Bên cạnh đó, khi thực hiện lệnh filter (Auto Filter). Hàm này sẽ bỏ qua và không trả về kết quả trong bảng hiển thị. Bởi vậy, bạn nên lưu ý không nên nhập dữ liệu ở dạng 3-D khi thực hiện lệnh của hàm sẽ báo lỗi ngay lập tức (#VALUE!).

XEM THÊM: Hàm thống kê trong Excel: Có tất cả bao nhiêu loại hàm?

Cách sử dụng hàm subtotal trong excel 

Để sử dụng hàm subtotal trong excel thành thạo và chính xác nhất bạn cần thực hiện theo các bước cụ thể dưới đây:

Bước 1: Mở trang tính excel cần tính toán, xác định lệnh áp dụng như: tính tổng, tính trung bình cộng,… tùy thuộc vào thông tin bạn cần.

Bước 2: Nhập lệnh “=SUBTOTAL(chọn hàm số cần tính(trung bình cộng hoặc tính tổng) khai báo khoanh vùng cần tính hoặc rê chuột) sau đó ấn Enter (trên bàn phím)

Nếu bạn muốn tính tổng tiền theo tên khách hàng, bạn cần phải sắp xếp lại bảng tên bằng cách bôi đen cột Tên khách hàng > Data > Sort

Hộp thoại xuất hiện bạn chọn Continue with the current selection -> Sort. Sau đó, sắp xếp lại thứ tự các tên theo bảng chữ cái Alphabet chữ trùng lặp để cạnh nhau rồi ấn OK

  • Tính tổng số lượng sản phẩm và tổng tiền của khách hàng: Bôi đen vùng chứa dữ liệu > Data > subtotal
  • Lựa chọn tên khách hàng cần tính: Chọn At each change in
  • Lựa chọn số 9 làm hàm tính tổng (theo dữ liệu ví dụ cho sẵn) mặc định tính hàm cần tính: chọn Use function
  • Tìm kết quả click vào ô số lượng và thành tiền: Chọn Add subtotal to
  • Sau khi thao tác xong ấn “OK”
Hàm subtotal – Cách dùng hàm subtotal thay cho hàm sum trong excel - Ảnh 2
Lọc trong hàm subtotal

Với những hàm tính còn lại, subtotal thao tác tương tự nhưng nếu bạn muốn có được nguyên bản dữ liệu như ban đầu thì thao tác lần lượt như: Mở hộp thoại subtotal > Remove all.

Thực hiện một vài lần theo các bước bạn sẽ thấy hàm subtotal rất dễ sử dụng không hề phức tạp và cực đơn giản. Bởi vậy, bạn nên áp dụng vào trong quá trình tính toán sẽ hỗ trợ tối ưu công việc hoàn thành một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Sự khác nhau giữa hàm sum và subtotal

Hàm sum trong excel

Mục đích

  • Tính tổng chung hay cố định cho tất mà không cần tách nhỏ. Áp dụng cho mọi đối tượng (Thực hiện lệnh Filter giá trị này không thay đổi)
  • Số liệu sẽ tính 2 lần khi thao tác lồng các hàm sum với nhau

Cú pháp: SUM (number1;[number2];…)

Trong đó:

  • Số đối sẽ được giới hạn tới 255 và đối số đầu tiên (Bắt buộc)
  • Các đối số là giá trị lẻ, tham chiếu hoặc trong phạm vi hay kết hợp cả 3.
  • Đối số là tham chiếu hay mảng thì chỉ số của các số trong tham chiếu hoặc mảng sẽ được tính. Các ô trống mang giá trị logic, văn bản hoặc văn bản trong tham chiếu hoặc mảng bị bỏ qua.
  • Với bất kỳ đối số nào là giá trị lỗi hoặc đối số là văn bản không thể được diễn dịch thành số và excel sẽ không hiển thị kết quả báo lỗi

Trường hợp sử dụng hàm sum

  • Tính tổng phát sinh khoản nợ trong số NKC
  • Tính chiết khấu hao trong bảng phân bổ 211, 142, 242….

Ví dụ cụ thể 

Hàm subtotal – Cách dùng hàm subtotal thay cho hàm sum trong excel - Ảnh 3
Ví dụ cụ thể hàm sum trong excel

XEM THÊM: Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN]

Hàm subtotal trong excel

Mục đích

  • Tính tổng cố định hoặc di động nghĩa là tính tổng riêng cho từng nhóm mang giá trị thay đổi khi áp dụng lệnh Filter
  • Số liệu không bị tính 2 lần khi lồng các hàm subtotal với nhau

Cú pháp: SUBTOTAL(function_num;ref1;ref2;…)

Trong đó:

  • Function_num (số đại diện cho phép toán số liệu trong subtotal): Từ 1 đến 11 những con số thường áp dụng . Với phiên bản excel 2003, 2007 thì có thêm từ 101 đến 111. Số 9 được sử dụng thay thế cho hàm sum.
  • Số từ 1 đến 11: Hàm sẽ tính tất cả giá trị bị ẩn trên lệnh Hide trong vùng dữ liệu.
  • Số từ 101-111: Hàm không tính đến những giá tị bị ẩn bằng lệnh Hide
  • Ngoài ra, subtotal không tính các giá trị bị ẩn bằng lệnh Filter
  • Áp dụng cho tính toán giá trị theo định dạng cột
  • Giá trị tính toán 2-D
  • Vùng tham chiếu Ref1; ref2;…

Trường hợp sử dụng

  • Những chi phí tài khoản phát sinh trong bảng dữ liệu kế toán
  • Tổng số tiền mặt, tiền gửi ngân hàng còn trong ngày

Ví dụ cụ thể 

Hàm subtotal – Cách dùng hàm subtotal thay cho hàm sum trong excel - Ảnh 4
Ví dụ cụ thể hàm subtotal trong excel

Những lỗi thường gặp khi áp dụng hàm subtotal trong excel

Khi áp dụng hàm subtotal trả về kết quả lỗi thì bạn đã gặp một số những nguyên nhân cơ bản dưới đây:

  • Không xác định được những chức năng trong các số từ 1 đến 11 (hay từ 101-111) trong cùng một tham chiếu(ref) hay tham chiếu 3D (#VALUE! )
  • 1 tổng cụ thể phải chia cho giá trị bằng 0 (#DIV/0!)
  • Sai chính tả tên hàm subtotal (#NAME?)

Hi vọng với những chia sẻ hữu ích trên đây sẽ giúp các bạn có thêm những kiến thức về hàm subtotal trong excel. Đặc biệt, với những bạn chưa biết cách áp dụng hàm subtotal thì qua bài viết này có thể áp dụng trong công việc của mình. Đây chính là những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản chắc chắn các bạn cần phải nắm rõ để công việc đạt hiệu quả. Chúc các bạn thành công !

►► XEM THÊM NGAY: Tìm việc làm, thông tin việc làm, mẫu CV hoàn toàn miễn phí