Hàm subtotal – Cách dùng hàm subtotal thay cho hàm sum trong excel
Hàm subtotal là gì?
Hàm subtotal trong excel có nhiệm vụ tính tổng phụ trong danh sách hoặc trong file dữ liệu. Trong trường hợp này tổng phụ (subtotal) không phải tổng những con số trong 1 dãy số được xác định. Các hàm excel sẽ được thiết kết để thực hiện 1 chức năng nhất định. Nhưng với hàm subtotal rất linh hoạt, có thể tính toán, làm phép logic như đếm số, tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất, tính trung bình.
Trong đó:
Function_num: Giá trị bắt buộc bao gồm con số từ 1 đến 11 (Trong trường hợp tính toán tất cả bảng dữ liệu ẩn trong vùng) hoặc từ 101-111 (khi bạn tính toán theo vùng quy định không bị ẩn). Những con số này sẽ được mã hóa các hàm trong subtotal. Nếu bạn muốn tính tổng tương tự với hàm sum thì phần này sẽ điền số 9.
Ref1, ref2: Giới hạn của vùng tham chiếu khi bạn thực hiện phép tính.

Hàm subtotal có điểm khác với hàm sum ở quá trình áp dụng cho định dạng dữ liệu và báo lỗi khi bạn muốn tính hàng dữ liệu. Bên cạnh đó, khi thực hiện lệnh filter (Auto Filter). Hàm này sẽ bỏ qua và không trả về kết quả trong bảng hiển thị. Bởi vậy, bạn nên lưu ý không nên nhập dữ liệu ở dạng 3-D khi thực hiện lệnh của hàm sẽ báo lỗi ngay lập tức (#VALUE!).
► XEM THÊM: Hàm thống kê trong Excel: Có tất cả bao nhiêu loại hàm?
Cách sử dụng hàm subtotal trong excel
Để sử dụng hàm subtotal trong excel thành thạo và chính xác nhất bạn cần thực hiện theo các bước cụ thể dưới đây:
Bước 1: Mở trang tính excel cần tính toán, xác định lệnh áp dụng như: tính tổng, tính trung bình cộng,… tùy thuộc vào thông tin bạn cần.
Bước 2: Nhập lệnh “=SUBTOTAL(chọn hàm số cần tính(trung bình cộng hoặc tính tổng) khai báo khoanh vùng cần tính hoặc rê chuột) sau đó ấn Enter (trên bàn phím)
Nếu bạn muốn tính tổng tiền theo tên khách hàng, bạn cần phải sắp xếp lại bảng tên bằng cách bôi đen cột Tên khách hàng > Data > Sort
Hộp thoại xuất hiện bạn chọn Continue with the current selection -> Sort. Sau đó, sắp xếp lại thứ tự các tên theo bảng chữ cái Alphabet chữ trùng lặp để cạnh nhau rồi ấn OK
- Tính tổng số lượng sản phẩm và tổng tiền của khách hàng: Bôi đen vùng chứa dữ liệu > Data > subtotal
- Lựa chọn tên khách hàng cần tính: Chọn At each change in
- Lựa chọn số 9 làm hàm tính tổng (theo dữ liệu ví dụ cho sẵn) mặc định tính hàm cần tính: chọn Use function
- Tìm kết quả click vào ô số lượng và thành tiền: Chọn Add subtotal to
- Sau khi thao tác xong ấn “OK”

Với những hàm tính còn lại, subtotal thao tác tương tự nhưng nếu bạn muốn có được nguyên bản dữ liệu như ban đầu thì thao tác lần lượt như: Mở hộp thoại subtotal > Remove all.
Thực hiện một vài lần theo các bước bạn sẽ thấy hàm subtotal rất dễ sử dụng không hề phức tạp và cực đơn giản. Bởi vậy, bạn nên áp dụng vào trong quá trình tính toán sẽ hỗ trợ tối ưu công việc hoàn thành một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Sự khác nhau giữa hàm sum và subtotal
Hàm sum trong excel
Mục đích
- Tính tổng chung hay cố định cho tất mà không cần tách nhỏ. Áp dụng cho mọi đối tượng (Thực hiện lệnh Filter giá trị này không thay đổi)
- Số liệu sẽ tính 2 lần khi thao tác lồng các hàm sum với nhau
Cú pháp: SUM (number1;[number2];…)
Trong đó:
- Số đối sẽ được giới hạn tới 255 và đối số đầu tiên (Bắt buộc)
- Các đối số là giá trị lẻ, tham chiếu hoặc trong phạm vi hay kết hợp cả 3.
- Đối số là tham chiếu hay mảng thì chỉ số của các số trong tham chiếu hoặc mảng sẽ được tính. Các ô trống mang giá trị logic, văn bản hoặc văn bản trong tham chiếu hoặc mảng bị bỏ qua.
- Với bất kỳ đối số nào là giá trị lỗi hoặc đối số là văn bản không thể được diễn dịch thành số và excel sẽ không hiển thị kết quả báo lỗi
Trường hợp sử dụng hàm sum
- Tính tổng phát sinh khoản nợ trong số NKC
- Tính chiết khấu hao trong bảng phân bổ 211, 142, 242….
Ví dụ cụ thể

► XEM THÊM: Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN]
Hàm subtotal trong excel
Mục đích
- Tính tổng cố định hoặc di động nghĩa là tính tổng riêng cho từng nhóm mang giá trị thay đổi khi áp dụng lệnh Filter
- Số liệu không bị tính 2 lần khi lồng các hàm subtotal với nhau
Cú pháp: SUBTOTAL(function_num;ref1;ref2;…)
Trong đó:
- Function_num (số đại diện cho phép toán số liệu trong subtotal): Từ 1 đến 11 những con số thường áp dụng . Với phiên bản excel 2003, 2007 thì có thêm từ 101 đến 111. Số 9 được sử dụng thay thế cho hàm sum.
- Số từ 1 đến 11: Hàm sẽ tính tất cả giá trị bị ẩn trên lệnh Hide trong vùng dữ liệu.
- Số từ 101-111: Hàm không tính đến những giá tị bị ẩn bằng lệnh Hide
- Ngoài ra, subtotal không tính các giá trị bị ẩn bằng lệnh Filter
- Áp dụng cho tính toán giá trị theo định dạng cột
- Giá trị tính toán 2-D
- Vùng tham chiếu Ref1; ref2;…
Trường hợp sử dụng
- Những chi phí tài khoản phát sinh trong bảng dữ liệu kế toán
- Tổng số tiền mặt, tiền gửi ngân hàng còn trong ngày
Ví dụ cụ thể

Những lỗi thường gặp khi áp dụng hàm subtotal trong excel
Khi áp dụng hàm subtotal trả về kết quả lỗi thì bạn đã gặp một số những nguyên nhân cơ bản dưới đây:
- Không xác định được những chức năng trong các số từ 1 đến 11 (hay từ 101-111) trong cùng một tham chiếu(ref) hay tham chiếu 3D (#VALUE! )
- 1 tổng cụ thể phải chia cho giá trị bằng 0 (#DIV/0!)
- Sai chính tả tên hàm subtotal (#NAME?)
Hi vọng với những chia sẻ hữu ích trên đây sẽ giúp các bạn có thêm những kiến thức về hàm subtotal trong excel. Đặc biệt, với những bạn chưa biết cách áp dụng hàm subtotal thì qua bài viết này có thể áp dụng trong công việc của mình. Đây chính là những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản chắc chắn các bạn cần phải nắm rõ để công việc đạt hiệu quả. Chúc các bạn thành công !
►► XEM THÊM NGAY: Tìm việc làm, thông tin việc làm, mẫu CV hoàn toàn miễn phí

"Bão sa thải" càn quét ngành bất động sản: Một đại gia đầu ngành vừa giảm hơn 3.000 nhân sự chỉ trong 3 tháng
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:42Nhân sự trong ngành bất động sản, đặc biệt là dịch vụ môi giới đang cảm nhận rõ những tác động từ thị trường ảm đạm cuối năm 2022. [caption id="attachment_98914" align="aligncenter" width="600"] "Bão sa thải" càn quét ngành bất động sản: Một đại gia đầu ngành vừa giảm hơn 3.000 nhân sự chỉ trong...

Top nghề "khởi nghiệp" độc lạ, hái bạc triệu
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:41Mơ ước về một công việc không quá vất vả lại có thu nhập cao hoàn toàn khả thi khi bạn biết tận dụng sự phát triển của công nghệ, nắm bắt nhu cầu và xu hướng tiêu dùng. [caption id="attachment_98924" align="aligncenter" width="528"] Top nghề "khởi nghiệp" độc lạ, hái bạc triệu[/caption] Người mẫu tay...

Lạ lùng với nghề làm 'chăn ấm nệm êm', mỗi tháng kiếm 40 triệu
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:38Hóa ra việc nhẹ lương cao là có thật. Dịch vụ độc đáo của cô gái Nga khiến dân mạng trên khắp thế giới vô cùng thích thú. Các bài báo đã gọi cô là “Người làm ấm giường đầu tiên trên thế giới”. Nghĩa là sao chứ? [caption id="attachment_98919" align="aligncenter" width="600"] Lạ lùng với...

Thầy giáo giàu nhanh nhờ “nghề tay trái', 36 tuổi sở hữu tài khoản hàng triệu đô
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:36Từ một chàng trai gánh trên vai khoản vay gần 300 triệu đồng, thầy giáo trẻ đã trở thành triệu phú nhờ cách này. [caption id="attachment_98923" align="aligncenter" width="600"] Thầy giáo giàu nhanh nhờ “nghề tay trái', 36 tuổi sở hữu tài khoản hàng triệu đô[/caption] Andrew Hallam trở thành triệu phú năm 36 tuổi. Đến...

9x thu nhập tiền tỷ nhưng chỉ tiêu 2 triệu đồng/tháng: Không cần thì một đồng cũng không chi
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:33Từng hai lần loay hoay khởi nghiệp, có những lúc phải bán cả ô tô và tất cả cổ phiếu, chàng trai sinh 26 tuổi hiện tại đã có thu nhập trên dưới 1 tỷ mỗi tháng nhưng có tháng chỉ tiêu vỏn vẹn có 2 triệu đồng. [caption id="attachment_98913" align="aligncenter" width="600"] 9x thu nhập...

Làm việc quần quật 16 tiếng/ngày mà mãi chưa giàu, tôi nhận ra: Bỏ lỡ 3 điều này thì khó mà thành công
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:22Ta đánh đổi thời gian và tiền bạc, nhưng không phải lúc nào cũng nhận về kết quả như ý. Nguyên nhân có thể xuất phát từ 3 điều sau đây. [caption id="attachment_98920" align="aligncenter" width="600"] Làm việc quần quật 16 tiếng/ngày mà mãi chưa giàu, tôi nhận ra: Bỏ lỡ 3 điều này thì khó...

Giúp việc cho giới siêu giàu: Tưởng "ăn sung mặc sướng" nhưng sự thực khiến nhiều người "ngã ngửa"
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:19Nhà xã hội học người Pháp Alice Pierre đã dành nhiều thập kỷ để phỏng vấn hàng trăm người giúp việc gia đình và người sử dụng lao động, thậm chí bản thân còn làm bảo mẫu và trợ lý đầu bếp để trải nghiệm. Bà đã viết kết quả nghiên cứu trong cuốn sách...

Cô gái 26 tuổi có thu nhập hơn 10 tỷ đồng/năm nhờ tháo dỡ điện thoại cũ
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:18Cô gái người Trung Quốc Lin Xi có khả năng biến một thiết bị điện tử cũ kỹ trở thành một tác phẩm nghệ thuật và kiếm bộn từ công việc độc đáo này. [caption id="attachment_98922" align="aligncenter" width="600"] Cô gái 26 tuổi có thu nhập hơn 10 tỷ đồng/năm nhờ tháo dỡ điện thoại cũ[/caption]...

Triết lý đổi đời của anh nhân viên dọn dẹp nhà vệ sinh nỗ lực trở thành đại minh tinh: Nghiêm túc với từng việc nhỏ, tiền bạc và danh tiếng sẽ không bạc đãi bạn!
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:13Vào tháng 2 năm 2015, nam diễn viên 30 tuổi Nhạc Vân Bằng đã xuất hiện trong Gala lễ hội mùa xuân của CCTV với màn diễn hài cùng bạn diễn Tôn Việt. Ngôn ngữ hài hước và biểu cảm dễ thương của Nhạc Vân Bằng đã khiến hàng trăm người xem dưới khán đài...

New York tuyển giám đốc diệt chuột, lương 4 tỷ/năm: Yêu cầu chỉ cần có lòng quyết tâm và bản năng "sát thủ" đối với loài gặm nhấm
Kỹ Năng Văn Phòng 07-02-2023, 16:11Thành phố New York (Mỹ) đang tìm kiếm một nhà lãnh đạo trong cuộc chiến chống lại loài chuột, mức lương có thể lên đến 170.000 USD một năm. [caption id="attachment_98916" align="aligncenter" width="600"] New York tuyển giám đốc diệt chuột, lương 4 tỷ/năm: Yêu cầu chỉ cần có lòng quyết tâm và bản năng "sát...