Hàm subtotal – Cách dùng hàm subtotal thay cho hàm sum trong excel
Hàm subtotal là gì?
Hàm subtotal trong excel có nhiệm vụ tính tổng phụ trong danh sách hoặc trong file dữ liệu. Trong trường hợp này tổng phụ (subtotal) không phải tổng những con số trong 1 dãy số được xác định. Các hàm excel sẽ được thiết kết để thực hiện 1 chức năng nhất định. Nhưng với hàm subtotal rất linh hoạt, có thể tính toán, làm phép logic như đếm số, tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất, tính trung bình.
Trong đó:
Function_num: Giá trị bắt buộc bao gồm con số từ 1 đến 11 (Trong trường hợp tính toán tất cả bảng dữ liệu ẩn trong vùng) hoặc từ 101-111 (khi bạn tính toán theo vùng quy định không bị ẩn). Những con số này sẽ được mã hóa các hàm trong subtotal. Nếu bạn muốn tính tổng tương tự với hàm sum thì phần này sẽ điền số 9.
Ref1, ref2: Giới hạn của vùng tham chiếu khi bạn thực hiện phép tính.
Hàm subtotal có điểm khác với hàm sum ở quá trình áp dụng cho định dạng dữ liệu và báo lỗi khi bạn muốn tính hàng dữ liệu. Bên cạnh đó, khi thực hiện lệnh filter (Auto Filter). Hàm này sẽ bỏ qua và không trả về kết quả trong bảng hiển thị. Bởi vậy, bạn nên lưu ý không nên nhập dữ liệu ở dạng 3-D khi thực hiện lệnh của hàm sẽ báo lỗi ngay lập tức (#VALUE!).
► XEM THÊM: Hàm thống kê trong Excel: Có tất cả bao nhiêu loại hàm?
Cách sử dụng hàm subtotal trong excel
Để sử dụng hàm subtotal trong excel thành thạo và chính xác nhất bạn cần thực hiện theo các bước cụ thể dưới đây:
Bước 1: Mở trang tính excel cần tính toán, xác định lệnh áp dụng như: tính tổng, tính trung bình cộng,… tùy thuộc vào thông tin bạn cần.
Bước 2: Nhập lệnh “=SUBTOTAL(chọn hàm số cần tính(trung bình cộng hoặc tính tổng) khai báo khoanh vùng cần tính hoặc rê chuột) sau đó ấn Enter (trên bàn phím)
Nếu bạn muốn tính tổng tiền theo tên khách hàng, bạn cần phải sắp xếp lại bảng tên bằng cách bôi đen cột Tên khách hàng > Data > Sort
Hộp thoại xuất hiện bạn chọn Continue with the current selection -> Sort. Sau đó, sắp xếp lại thứ tự các tên theo bảng chữ cái Alphabet chữ trùng lặp để cạnh nhau rồi ấn OK
- Tính tổng số lượng sản phẩm và tổng tiền của khách hàng: Bôi đen vùng chứa dữ liệu > Data > subtotal
- Lựa chọn tên khách hàng cần tính: Chọn At each change in
- Lựa chọn số 9 làm hàm tính tổng (theo dữ liệu ví dụ cho sẵn) mặc định tính hàm cần tính: chọn Use function
- Tìm kết quả click vào ô số lượng và thành tiền: Chọn Add subtotal to
- Sau khi thao tác xong ấn “OK”

Với những hàm tính còn lại, subtotal thao tác tương tự nhưng nếu bạn muốn có được nguyên bản dữ liệu như ban đầu thì thao tác lần lượt như: Mở hộp thoại subtotal > Remove all.
Thực hiện một vài lần theo các bước bạn sẽ thấy hàm subtotal rất dễ sử dụng không hề phức tạp và cực đơn giản. Bởi vậy, bạn nên áp dụng vào trong quá trình tính toán sẽ hỗ trợ tối ưu công việc hoàn thành một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Sự khác nhau giữa hàm sum và subtotal
Hàm sum trong excel
Mục đích
- Tính tổng chung hay cố định cho tất mà không cần tách nhỏ. Áp dụng cho mọi đối tượng (Thực hiện lệnh Filter giá trị này không thay đổi)
- Số liệu sẽ tính 2 lần khi thao tác lồng các hàm sum với nhau
Cú pháp: SUM (number1;[number2];…)
Trong đó:
- Số đối sẽ được giới hạn tới 255 và đối số đầu tiên (Bắt buộc)
- Các đối số là giá trị lẻ, tham chiếu hoặc trong phạm vi hay kết hợp cả 3.
- Đối số là tham chiếu hay mảng thì chỉ số của các số trong tham chiếu hoặc mảng sẽ được tính. Các ô trống mang giá trị logic, văn bản hoặc văn bản trong tham chiếu hoặc mảng bị bỏ qua.
- Với bất kỳ đối số nào là giá trị lỗi hoặc đối số là văn bản không thể được diễn dịch thành số và excel sẽ không hiển thị kết quả báo lỗi
Trường hợp sử dụng hàm sum
- Tính tổng phát sinh khoản nợ trong số NKC
- Tính chiết khấu hao trong bảng phân bổ 211, 142, 242….
Ví dụ cụ thể
► XEM THÊM: Cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN]
Hàm subtotal trong excel
Mục đích
- Tính tổng cố định hoặc di động nghĩa là tính tổng riêng cho từng nhóm mang giá trị thay đổi khi áp dụng lệnh Filter
- Số liệu không bị tính 2 lần khi lồng các hàm subtotal với nhau
Cú pháp: SUBTOTAL(function_num;ref1;ref2;…)
Trong đó:
- Function_num (số đại diện cho phép toán số liệu trong subtotal): Từ 1 đến 11 những con số thường áp dụng . Với phiên bản excel 2003, 2007 thì có thêm từ 101 đến 111. Số 9 được sử dụng thay thế cho hàm sum.
- Số từ 1 đến 11: Hàm sẽ tính tất cả giá trị bị ẩn trên lệnh Hide trong vùng dữ liệu.
- Số từ 101-111: Hàm không tính đến những giá tị bị ẩn bằng lệnh Hide
- Ngoài ra, subtotal không tính các giá trị bị ẩn bằng lệnh Filter
- Áp dụng cho tính toán giá trị theo định dạng cột
- Giá trị tính toán 2-D
- Vùng tham chiếu Ref1; ref2;…
Trường hợp sử dụng
- Những chi phí tài khoản phát sinh trong bảng dữ liệu kế toán
- Tổng số tiền mặt, tiền gửi ngân hàng còn trong ngày
Ví dụ cụ thể
Những lỗi thường gặp khi áp dụng hàm subtotal trong excel
Khi áp dụng hàm subtotal trả về kết quả lỗi thì bạn đã gặp một số những nguyên nhân cơ bản dưới đây:
- Không xác định được những chức năng trong các số từ 1 đến 11 (hay từ 101-111) trong cùng một tham chiếu(ref) hay tham chiếu 3D (#VALUE! )
- 1 tổng cụ thể phải chia cho giá trị bằng 0 (#DIV/0!)
- Sai chính tả tên hàm subtotal (#NAME?)
Hi vọng với những chia sẻ hữu ích trên đây sẽ giúp các bạn có thêm những kiến thức về hàm subtotal trong excel. Đặc biệt, với những bạn chưa biết cách áp dụng hàm subtotal thì qua bài viết này có thể áp dụng trong công việc của mình. Đây chính là những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản chắc chắn các bạn cần phải nắm rõ để công việc đạt hiệu quả. Chúc các bạn thành công !
►► XEM THÊM NGAY: Tìm việc làm, thông tin việc làm, mẫu CV hoàn toàn miễn phí

Ngắt trang trong Word dễ dàng, mgười mới cũng làm được
Kỹ Năng Văn Phòng 14-01-2021, 18:23Trong quá trình làm việc với Microsoft office word, người dùng đôi khi sẽ muốn kiểm soát số lượng dòng trong văn bản một cách chính xác hơn. Lúc này, tính năng ngắt trang trong word sẽ giúp đỡ cho bạn rất nhiều. Ngắt trang trong word là gì? Để có thể hiểu rõ hơn...

Cách giảm dung lượng ảnh trên mọi thiết bị mà không giảm chất lượng
Kỹ Năng Văn Phòng 05-01-2021, 17:27Làm thế nào để vừa giảm dung lượng ảnh như JPG, PNG,... mà vẫn đảm bảo chất lượng hình ảnh không giảm? Thực tế cách xử lý hình ảnh này không hề khó với nhiều công cụ hỗ trợ từ online đến offline, đơn giản từ smartphone hoặc chỉnh sửa hình ảnh trên máy tính....
![[Tiết lộ] Top những công việc siêu HOT làm tại nhà có thể bạn chưa biết](https://img.timviec.com.vn/2020/07/viec-lam-o-nha.jpg)
[Tiết lộ] Top những công việc siêu HOT làm tại nhà có thể bạn chưa biết
Kỹ Năng Văn Phòng 04-01-2021, 18:01Hiện nay, các công việc làm tại nhà đang là xu hướng mà rất nhiều người yêu thích. Vậy bạn có biết, top những công việc "hot" làm tại nhà luôn được săn đón không? Hãy theo dõi bài viết này để được bật mí nha! Trong thời điểm mà dịch bệnh Covid-19 đang có...

Mở thước trong word: Cách sử dụng thước với mọi phiên bản
Kỹ Năng Văn Phòng 16-12-2020, 17:08Trong quá trình soạn thảo văn bản, việc có thanh thước sẽ giúp người dùng có thể dễ dàng căn chỉnh, định dạng văn bản hơn. Vì vậy, làm thế nào để có thể mở thước trong word? Cách mở thước trong word 2010 Để tiến hành cách mở thước trong word hiện nay rất...

Học Quản Trị Khách Sạn Ra Trường Làm Gì?
Kỹ Năng Văn Phòng 14-11-2020, 12:16Một công việc cực thú vị luôn nhé mọi người! Sản xuất bởi: EyePlusMedia Thời lượng: 1 phút 25 giây Copyright by EyePlusMedia ☞ Do not Reup https://www.youtube.com/watch?v=DNyVdIH5Ikg Các sinh viên tốt nghiệp ngành khách sạn không còn lo lắng về cơ hội việc làm trong tương lai rồi đúng không nào? Xem thêm: Quản...

Hướng dẫn cách xuống dòng trong Excel thông dụng nhất cho PC & online
Kỹ Năng Văn Phòng 11-11-2020, 10:23Có rất nhiều cách xuống dòng trong Excel. Nếu nắm được phương pháp xử lý dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng thao tác các file tính vừa đảm bảo khoa học, vừa gọn gàng, dễ nhìn hơn. Vậy, hãy cùng News.timviec khám phá nhé. Sử dụng tổ hợp phím tắt trong Wins và...

Winword là gì? Điều cần biết về phần mềm soạn thảo văn bản Word
Kỹ Năng Văn Phòng 02-11-2020, 18:38Winword là gì? Thuật ngữ này là cách gọi khác của phần mềm Microsoft Word. Vậy để hiểu rõ hơn về cách gọi đặc biệt này cùng theo dõi bài viết để tìm hiểu chi tiết nhé! Khái niệm winword [caption id="attachment_71857" align="aligncenter" width="600"] Winword là cách gọi khác của Microsoft Word[/caption] Winword là gì?...

Cách định dạng ngày tháng trong Excel cho mọi phiên bản
Kỹ Năng Văn Phòng 27-10-2020, 16:07Nắm được định dạng ngày tháng trong Excel sẽ giúp tiết kiệm được thời gian xử lý dữ liệu của bạn. Tuy nhiên,với nhiều cách hiển thị trên Excel với cùng một thông tin dẫn đến việc xử lý trở nên phức tạp hơn. Trong bài viết này News.timviec sẽ hướng dẫn bạn cách thao...

Hướng dẫn cách chuyển chữ thường thành chữ hoa trong Word, Excel
Kỹ Năng Văn Phòng 26-10-2020, 17:45Chuyển chữ thường thành chữ hoa là thao tác thường xuyên sử dụng trong quá trình soạn thảo văn bản. Vậy thao tác chuyển chữ thường thành chữ hoa trong Word và Excel thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây! Tại sao lại cần chuyển chữ thường thành chữ...
![[Bật mí] Cách ghép ảnh trên máy tính đơn giản, nhanh chóng](https://img.timviec.com.vn/2020/07/116369306_899873913857946_6753157478143071096_n-1.jpg)
[Bật mí] Cách ghép ảnh trên máy tính đơn giản, nhanh chóng
Kỹ Năng Văn Phòng 26-10-2020, 17:12Cách ghép ảnh trên máy tính là một trong những thao tác có nhiều phương pháp thực hiện. Tuy nhiên, với những tay "gà mờ" công nghệ thì đó vẫn là vấn đề khiến họ gặp khó khăn. Vậy cùng News.timviec theo dõi bài viết để nắm được thao tác cơ bản về việc ghép...