Hàm if trong excel: Cách sử dụng đơn giản [Hướng dẫn bài tập]

Hàm if trong excel là hàm điều kiện cơ bản được áp dụng riêng lẻ hoặc kết hợp với các hàm khác nhau bằng nhiều cách tùy vào mục cách sử dụng. Để giúp các bạn hiểu rõ hơn về hàm if chúng ta hãy tham khảo thông tin trong bài viết dưới đây nhé !

Excel là ứng dụng văn phòng rất hữu ích và cần thiết với những bạn thường xuyên thao tác bảng tính, bảng dữ liệu. Đặc biệt, nắm rõ các hàm if trong excel để áp dụng làm việc hiệu quả trong quá trình tính toán, xử lý số liệu chính xác bạn cần nắm chắc tính chất của hàm này để tránh mất thời gian và sai lệch kết quả.

Hàm này, hỗ trợ người dùng xác định các điều kiện cần có trong dữ liệu bạn có thể lồng ghép hàm if với nhiều hàm khác nhau có điều kiện xảy ra cho đối tượng cần tính. Tuy nhiên, một điểm cần lưu ý chính là ký hiệu dấu phân cách giữa các giá trị có thể sử dụng “,” hoặc “;” cho phù hợp.

Hàm if – Cách sử dụng hàm if

Lệnh if trong excel

Hàm điều kiện (Hàm if) một trong những hàm logic nhiệm vụ chính là đánh giá điều kiện nhất định và trả về giá trị bạn chỉ định. Ví dụ với điều kiện là TRUE thì kết quả trả về một giá trị khác nếu điều kiện là FALSE.

Lệnh cho hàm IF như sau: IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Có thể thấy, hàm if chứa 3 tham số nhưng chỉ có tham số đầu tiên là điều kiện bắt buộc, còn lại những tham số sau có thể bỏ qua.

Trong đó:

  • logical_test: Giá trị hay biểu thức logic có giá trị Đúng (TRUE) hoặc Sai (FALSE) đây chính là hai điều kiện bắt buộc. Với tham số này bạn cần chỉ rõ ký tự, con số, ngày tháng hay bất kỳ một biểu thức so sánh. Ví dụ: Biểu thức logic có thể áo dụng: B1=”sold”, B1<28/9/2020, B1=28 hoặc B1>28)
  • Value_if_true: Giá trị hàm trả về nếu biểu thức logic có giá trị TRUE hoặc điều kiện thỏa mãn giá trị hàm (Không bắt buộc). Ví dụ: Công thức trả về kết quả từ “Good”, giá trị ô B1 lớn hơn 12 thì áp dụng lệnh: =IF(B1>12, “Good”)
  • Value_if_false: Giá trị hàm trả về khi biểu thức logic có giá trị FALSE hay dễ hiểu chính là điều kiện không thỏa mãn hàm (Không bắt buộc). Ví dụ: Thêm biến thứ 3 “Bad” áp dụng vào công thức nếu trả về giá trị của “Good” hơn trong ô B1 sẽ lớn hơn 12 ngược lại nếu trả về “Bad” thì áp dụng lệnh: =IF(B1>12, “Good”, “Bad”)
Hàm if trong excel: Cách sử dụng đơn giản [Hướng dẫn bài tập] - Ảnh 1
Cách sử dụng hàm if trong excel

Cách dùng hàm if trong excel

Ta có bảng dữ liệu để áp dụng lệnh để các bạn dễ dàng có thể hình dung cách dùng hàm này trong excel: Danh sắc có 7 học sinh đạt kết quả thi xong, để kiểm tra điểm của 7 thí sinh này đỗ hay trượt khi có điều kiện  >= 5 điểm là đỗ, dưới mức điều kiện là thi lại.

Hàm if trong excel: Cách sử dụng đơn giản [Hướng dẫn bài tập] - Ảnh 2
Bảng dữ liệu ví dụ

Ở trong ví dụ này, bạn áp dụng hàm điều kiện cơ bản, gán điều kiện phải lớn >=5 điểm điều kiện sẽ hiển thị 1 trong 2 kết quả. Áp dụng công thức hàm if:  =IF(Điều kiện, “TRUE”, “FASLE”).

Bước 1: Nhập code vào cột F (xếp loại). Xác định giá trị tham chiếu cột E (cột điểm) đây chính là điều kiện tính hàm

Sau khi thao tác dữ liệu xong, nhận lệnh tính: =IF(E8>=5,”Đỗ”,”Thi lại”) vào dòng 8 cột F hay còn gọi là F8.

Hàm if trong excel: Cách sử dụng đơn giản [Hướng dẫn bài tập] - Ảnh 3
Nhập code cho bảng dữ liệu

Bước 2: Ấn Enter trên bàn phím kết quả hiển thị  giá trị “Đỗ” là thỏa mãn điều kiện hàm, trả kết quả đúng.

Hàm if trong excel: Cách sử dụng đơn giản [Hướng dẫn bài tập] - Ảnh 4
Nhấn Enter để hoàn tất thao tác

Bước 3: Áp dụng với những giá trị còn lại bằng kéo thả bảng, nhấn vào mép cột xếp lại hiển thị dấu “+” di chuyển chuột kéo xuống. Hệ thống sẽ tự động áp dụng hàm if thỏa mãn điều kiện cho sẵn tương thích và trả kết quả hiển thị như sau:

Hàm if trong excel: Cách sử dụng đơn giản [Hướng dẫn bài tập] - Ảnh 5
Kết quả hiển thị

Những thí sinh đạt điều kiện >= 5 điểm  hiển thị kết quả đỗ, còn những thí sinh không hiện kết quả nghĩa là phải thi lại.

▶ XEM THÊM: Thủ thuật Excel cơ bản mà dân văn phòng nào cũng phải biết

Bài tập hàm if trong excel có lời giải

Bảng dữ liệu bài tập cụ thể hàm if trong excel có lời giải để các bạn có thể nắm được cụ thể:

Tính phụ cấp chức vụ trong bài tập excel, áp dụng hàm if. Điều kiện cho trước:  GĐ thêm 500, PGĐ thêm 350, TP thêm 300, KT thêm 150, NV thêm 100. Thay những thao tác nhập thủ công mất thời gian bạn có thể áp dụng lệnh hàm if theo cú pháp: =IF(D2=”NV”,100,IF(D2=”KT”,150,IF(D2=”TP”,300,IF(D2=”PGĐ”,350,IF(D2=”GĐ”,500))))) 

Kéo chuột copy hàm if xuống các ô để nhận kết quả:

Hàm if trong excel: Cách sử dụng đơn giản [Hướng dẫn bài tập] - Ảnh 6
Ví dụ cụ thể bài tập hàm if trong excel có lời giải

Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF nhiều điều kiện

  • Hàm AND: Điều kiện có chứa hàm AND, Microsoft Excel hiển thị kết quả TRUE (Đúng) khi thỏa mãn điều kiện, nếu không thỏa mãn điều kiện hiển thị kết quả FALSE (Sai)
  • Hàm OR: Khi áp dụng hàm OR, Microsoft Excel hiển thị kết quả TRUE (Đúng) khi thỏa mãn điều kiện, ngược lại nếu không thỏa mãn điều kiện hiển thị kết quả FALSE (Sai)

Sử dụng hàm if and trong excel

Với ví dụ, một bảng kết quả hai điểm thi.

Điểm thi đầu tiên chứa trong cột A có giá trị =>20.

Điểm thi thứ 2, liệt kê trong cột B giá trị =>30.

Xác định giá trị thỏa mãn 2 điều kiện này thì học sinh vượt qua kỳ thi.

Điều đầu tiên cần làm chính là tạo một công thức ra điều kiện trước sau đó kết hợp đối số kiểm tra hàm if:

  • AND(B2>=20; C2>=30) – Điều kiện
  • IF/AND: =IF((AND(B2>=20;C2>=30));”Đậu”;”Trượt”) – Công thức

Qua công thức, nếu đáp ứng được điều kiện kết quả hiển thị là “Đỗ”, nếu không đáp ứng điều kiện công thức sẽ hiển thị kết quả “Trượt” như kết quả dưới đây:

Hàm if trong excel: Cách sử dụng đơn giản [Hướng dẫn bài tập] - Ảnh 7
Cách sử dụng hàm if and

Sử dụng hàm if or trong excel

Khi kết hợp hàm if or cũng tương tự với hàm if and. Nhưng có một điểm khác biệt ở công thức này chính là kết quả hiển thị TRUE (Đúng) nếu như trong điều kiện đáp ứng được chỉ định. Bởi vậy, bạn có thể áo dụng công thức sửa đổi theo đúng cách như: =IF((OR(B2>=20; C2>=30));”Đậu”;”Trượt”

Cột D là giá trị đáp ứng chỉ định =>20 hiển thị kết quả “Đậu” hoặc =>30.

Bảng kết quả hiển thị:

Hàm if trong excel: Cách sử dụng đơn giản [Hướng dẫn bài tập] - Ảnh 8
Cách sử dụng hàm if or

Sử dụng hàm IF AND OR trong excel 

Trong một số trường hợp bạn cần phải kết hợp lồng ghép nhiều hàm cùng với hàm if như hàm if and or cùng một lúc. Ví dụ, điều kiện để bạn áp dụng như:

  • Cột B> = 20 và cột C> = 25 (Điều kiện 1)
  • Cột B> = 15 và cột C> = 20 (Điều kiện 2)

Công thức áp dụng kết hợp lồng ghép này sẽ phức tạp hơn, ta có công thức như sau:

OR(AND(B2>=20;C2>=25);AND(B2>=15;C2>=20)

Sau khi áp dụng công thức bạn cần kiểm tra logic trong hàm if và nhập các đối số TRUE (Đúng), FASLE (Sai). Kết quả hiển thị công thức hàm if với điều kiện and/or:

Cuối cùng, sử dụng hàm OR ở trên làm điều kiện kiểm tra logic trong hàm IF và cung cấp các đối số TRUE (Đúng) và FALSE (Sai). Kết quả là bạn sẽ nhận được công thức IF sau với nhiều điều kiện AND/OR:

=IF(OR(AND(B2>=20;C2>=25);AND(B2>=15;C2>=20));”Đậu”;”Trượt”)

Hàm if trong excel: Cách sử dụng đơn giản [Hướng dẫn bài tập] - Ảnh 9
Cách sử dụng hàm if anh or

Nếu bạn không bị giới hạn khi sử dụng kết hợp 2 hàm trong cùng công thức bạn có thể áp dụng nhiều chức năng logic như:

  • Với phiên bản excel 2007, 2010, 2013, 2016 công thức giới hạn tối đa 255 đối số, tổng độ dài của công thức không vượt quá 8.192 ký tự
  • Với phiên bản excel thấp hơn từ 2003 trở lại thì tối đa 30 đối số, tổng độ dài công thức không vượt quá 1.024 ký tự

▶ XEM THÊM: Các hàm cơ bản trong Excel mà “dân” văn phòng phải biết

Hàm count if

Hàm count if như một hàm thống kê sử dụng đếm số lượng ô đáp ứng một tiêu chí nhất định. Với ví dụ như đếm số lần lượt các thành phố để xác định khách hàng xuất hiện trong danh sách. Công thức để có thể áp dụng cho hàm count if cụ thể như: =COUNTIF(Bạn muốn tìm ở đâu?, Bạn muốn tìm giá trị nào?)

Ví dụ:

  • =COUNTIF(A3:A6,”China”)
  • =COUNTIF(A3:A3,A4)

Hi vọng với những chia sẻ chi tiết trong bài viết trên đây giúp các bạn có thêm những kiến thức, sự hiểu biết cho bản thân về hàm if trong excel. Đặc biệt, nắm được cách sử dụng hàm if trong công việc đúng cách và chuyên nghiệp. Đây là những kỹ năng tin học cơ bản chắc chắn bạn cần phải nắm rõ để hoàn thành tốt công việc. Chúc các bạn thành công !