Cách sử dụng hàm đếm trong excel và ví dụ cụ thể

Hàm đếm trong excel nắm vai trò rất quan trọng với người dùng. Hàm này sử dụng khá phổ biến có nhiệm vụ hỗ trợ tích cực trong quá tình quản lý dữ liệu. Tiết kiệm thời gian tổng hợp, xử lý dữ liệu, đảm bảo tính xác tối đa. Để hiểu rõ hơn về các hàm đếm trong excel cơ bản các bạn đừng bỏ qua bài viết này nhé!

Hàm đếm trong Excel dùng làm gì?

Excel chính là một trong những công cụ lưu trữ và quản lý dữ liệu rất thuận tiện. Bên cạnh những tính năng như chỉnh sửa, nhập dữ liệu thì còn nhiều công cụ hữu ích khác hỗ trợ người dùng xử lý nhanh chóng các dữ liệu.

Hàm đếm trong excel hay còn gọi là hàm count thuộc một trong những hàm cơ bản. Cho phép người dùng đếm một vùng hoặc toàn bộ dữ liệu trong bảng đó. Trong một bảng liệt kê danh sách họ và tên, ngày tháng năm sinh của một trường học với số liệu quá nhiều không thể ngồi đếm thủ công. Bởi vậy, sử hàm đếm là cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Các hàm đếm cơ bản trong excel:

• Hàm count: Đếm số ô chứa dữ liệu trong 1 vùng hay toàn bộ mảng tính.
• Hàm counta: Đếm số ô trong bảng tính có chứa dữ liệu không phân biệt kiểu dữ liệu, ký sự, số,…
• Hàm countif: Hàm đếm có điều kiện trong excel.
• Hàm countifs: Hàm đếm nhiều điều kiện trong excel.
• Hàm rank: Hàm được sử dụng xếp thứ tự trong excel.
• Hàm column (s): Hàm đếm số cột.
• Hàm datedif/datedif: Tính tổng số ngày, tháng, năm.
• Hàm len: Hàm đếm ký tự trong excel.

Như vậy, là các bạn đã thấy rõ được từng nhiệm vụ của các hàm đếm trong excel bao gồm: đếm cột, đếm ký tự, đếm dữ liệu,…mỗi hàm sẽ có công thức áp dụng riêng. Để tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính ứng dụng chính xác của các hàm đếm thì các bạn cần phải nắm rõ khái niệm để sử dụng đúng cách.

► XEM THÊM: Các hàm cơ bản trong Excel mà “dân” văn phòng phải biết

Cách sử dụng hàm đếm trong excel

Hàm đếm được phân chia thành nhiều loại. Bởi thế, học cách sử dụng hàm đảm bảo đúng công thức, mục đích là điều cần thiết. Để người dùng  hiểu rõ công thức từng hàm đếm, các bạn có thể tham khảo chi tiết trong thông tin dưới đây.

Hàm count

Hàm count là hàm dùng để đếm số ô có ghi chứa các dữ liệu trong một vùng dữ liệu được chỉ định sẵn. Hàm này chỉ đúng với số liệu là số.

Cú pháp lệnh: =Count (Giá trị 1, giá trị 2)

Trong đó:

Giá trị 1, giá trị 2: Vùng đếm số chứa ô dữ liệu

Ví dụ:

Trong bảng dữ liệu danh sách 10 bạn học sinh với số điểm toán của 2 kỳ khác nhau. Bạn nào có tổng điểm của 2 kỳ dưới 10 là Trượt (ký hiệu: Tr). Đếm số học sinh Đỗ trong danh sách này. Nhập công thức: =Count(E3:E12).

Kết quả hiển thị trả về là 7. (7 bạn đỗ)

Hàm counta

Hàm counta sử dụng đếm trong bảng tính, vùng dữ liệu có bao nhiêu ô chứa dữ liệu cụ thể. Giữa hàm count và hàm counta có điểm khác nhau, hàm count chỉ đếm dữ liệu số thì hàm counta không phân biệt định dạng số hay chữ. Công thức lệnh của hàm counta: =COUNTA(Value 1, value 2, …)

Ví dụ: Hàm đếm số ô tương ứng, từ A3 đến E12 có bao nhiêu ô chứa dữ liệu nhập.

Bạn áp dụng công thức: =Counta(A3:E12)

Hàm đếm có điều kiện countif

Với hàm đếm có điều kiện, người sử dụng sẽ dễ dàng hơn khi quản lý tập dữ liệu lớn, phức tạp. Người dùng chỉ ra điều kiện tìm và đếm trong vùng dữ liệu nhất định hoặc cả bảng dữ liệu.

Công thức áp dụng: =Countif(Range, Criteria)

Trong đó:

• Range: Vùng dữ liệu
• Criteria: Điều kiện người dùng thiết lập (định dạng chữ hoặc số)

Ví dụ: Trong bảng dữ liệu điểm số học sinh có bao nhiêu em được 6 điểm môn toán trong học kỳ 2. Công thức lệnh của hàm countif: =Countif(D3:D12,“6”)

Kết quả hiển thị là 3 người có điểm 6 trong học kỳ 2.

Hàm countifs

Hàm countifs có tác dụng tương tự như hàm đếm countif nhưng hàm này hỗ trợ đếm ô dữ liệu với nhiều điều kiện hơn.

Công thức của hàm áp dụng như: =COUNTIFS(Criteria_range1,Criteria1,[Criteria_range2,Criteria2],…)

Ví dụ: Bảng thống kê điểm toán của 10 bạn học sinh, đếm số bạn được điểm 7 ở cả 2 kỳ. Công thức thực hiện: =COUNTIFS(C3:C12,”7″,D3:D12,”7″). 

Kết quả hiển thị là 2 bạn đạt được 7 trong 2 học kỳ.

Hàm countblank

Hàm countblank là hàm đếm tất cả các ô trống trong vùng dữ liệu được người sử dụng lựa chọn. Công thức này thích hợp cho những bạn muốn liệt kê ở danh sách dài.

Công thức áp dụng như sau: =COUNTBLANK(RANGE)

Ví dụ: 10 học sinh ở bảng dữ liệu, có những bạn không đạt điểm lên lớp, Các bạn đó sẽ bị bỏ trống ở cột Đỗ/Đạt. Cần đếm xem có bao nhiêu bạn không đạt trong bảng dữ liệu này.

Công thức đếm số ô trong excel bằng công thức: =COUNTBLANK(E3:E12)

Kết quả hiển thị là 3 bạn không đạt.

► XEM THÊM: Cách tính tổng trong excel bằng hàm sumif đơn giản, chính xác

Hàm đếm số cột column

Đối với hàm đếm cột trong excel, người dùng có thể nắm được trong vùng dữ liệu muốn kiểm tra số cột từ tham chiếu nhất định.

Công thức áp dụng: =COLUMN([reference])

Trong đó:

Reference: Phạm vi người sử dụng muốn tham chiếu để kiểm tra số cột chứa ô tham chiếu.

Ví dụ: Trong ô C6 tại bảng giá trị trên hình thuộc cột thứ mấy. Người dùng sẽ áp dụng công thức lệnh: =COLUMN(C6)

Kết quả hiển thị ô tham chiếu C6 nằm ở cột thứ 3.

Hàm đếm ngày, tháng datedif

Công thức hàm đếm ngày tháng năm: =DATEDIF(start_day,end_day,unit).

Trong đó:

• Start day: Ngày đầu tiên mà người sử dụng muốn đếm.
• End day: Ngày kết thúc trong mốc thời gian muốn đếm.
• Unit: Phân loại kết quả trả về nhập trong dấu nháy kép.

Trên đây chính là tổng hợp tất cả các hàm đếm trong excel cơ bản và thường xuyên xuất hiện trong quá tình làm việc. Với các hàm này sẽ giúp cho người sử dụng có thể quản lý dữ liệu của mình một cách đơn giản và chính xác tuyệt đối. Nếu bạn muốn biết thêm nhiều kỹ năng tin học cơ bản thì đừng quên cập nhật bài viết thường xuyên tại trang web này nhé. Chúc các bạn thành công!