8 Cách giảm dung lượng file Excel nhanh gọn và đơn giản
Giảm dung lượng file Excel không khó, tuy nhiên bạn muốn tìm một phương pháp nén file nhanh nhất. Cùng News.timviec tìm hiểu về các cách thực hiện dưới đây nhé.
- Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản nhất dành cho các newbie
- Các hàm cơ bản trong Excel mà “dân” văn phòng phải biết
Các file Excel thường trở nên khá nặng và chậm mỗi khi bạn thêm dữ liệu hoặc chỉnh sửa. Việc file Excel có dung lượng quá lớn sẽ ảnh hưởng đến việc mở đọc, chỉnh sửa hay gửi cho người khác, đặc biệt là qua mạng Internet. Vậy có những cách giảm dung lượng file Excel mà không làm mất đi dữ liệu quan trọng?
Loại bỏ dữ liệu/trang tính không cần thiết
Ngay cả các trang tính trống trong Microsoft Excel cũng chiếm một lượng dung lượng nhất định. Vì vậy nếu trang tính không quan trọng, hãy xóa nó đi hoặc copy sang một file excel khác.
Để ẩn trang tính bạn nhấn chuột phải vào tên một Sheet >> Chọn Hide. Tương tự bạn có thể làm với các hàng và cột.

Chuyển đổi file Excel sang định dạng nhị phân (XLSB)
Đây là một mẹo khá hay để có thể giảm dung lượng file Excel mà không phải chỉnh sửa đến nội dung của file. Các bước để chuyển file hoặc lưu file Excel dưới định dạng XLSB gồm:
- Bước 1: Mở file Excel bạn muốn chuyển đổi. Mở tab File, chọn Save As.
- Bước 2: Khi giao diện Save As được mở, chọn Browse để mở hộp thoại Save As.
- Bước 3: Trong hộp thoại Save As, ở mục Save as type (dưới File name), bạn chọn định dạng Excel Binary Workbook (.xlsb).

- Bước 4: Nhấn vào nút Save. Lúc này file Excel có dung lượng nhỏ hơn sẽ được lưu về máy tính của bạn.
Xóa định dạng có điều kiện
Định dạng dữ liệu giúp người xem xác định dữ liệu quan trọng một cách nhanh chóng. Thông thường người ta thường tô màu và thêm icon và sử dụng các quy tắc riêng để định dạng dữ liệu. Tuy nhiên nếu có quá nhiều ô được định dạng dữ liệu thì khả năng load của file sẽ bị chậm hơn rất nhiều. Để giảm dung lượng file Excel bằng cách xóa định dạng bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Mở file Excel cần giảm dung lượng, chọn một ô được định dạng >> Chọn Home >> Chọn Conditional formatting
Bước 2: Khi thanh chức năng xổ xuống, bạn có thể lựa chọn. Hãy tìm và nhấn vào Clear Rules. Chọn 1 trong 2 tính năng sau:
- Để xóa định dạng 1 ô đó, chọn Clear from Selected Cells.
- Để xóa định dạng khỏi tất cả các ô, chọn Clear Rules from Entire Sheet.

Tùy vào file Excel của bạn mà bạn có thể xóa bỏ định dạng ở một hoặc nhiều ô không cần thiết. Sau khi xóa định dạng bạn sẽ thấy tốc độ load của file tăng lên đáng kể đấy.
➤ Tham khảo các kỹ năng văn phòng phù hợp với công việc của mình
Cắt các ô tính không sử dụng
Việc người dùng không sử dụng hết các ô tính trong bảng excel là khá bình thường. Tuy nhiên khi file Excel của bạn đã chứ dữ liệu quá lớn cùng các công thức phức tạp thì việc dư quá nhiều ô tính trống cũng khiến cho việc load file bị chậm lại. Và thừa quá nhiều ô trống khiến việc kéo xuống của người dùng cũng trở nên bất tiện. Việc cắt đi các ô tính thừa không dùng đến là cách để giảm dung lượng file Excel hiệu quả. Cách thực hiện như sau:
Chọn hàng cột không sử dụng bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/xuống. Sau đó chuột phải chọn delete để xóa. Các ô tính trong vùng bạn chọn sẽ được xóa bỏ.

Cách xoá Data Links
Việc gắn kèm các link liên kết hoặc link tham khảo giúp người dùng có thể dễ dàng tra cứu thông tin, nguồn gốc dữ liệu dễ dàng. Tuy nhiên việc gắn quá nhiều link cũng sẽ khiến cho tốc độ load file của bạn bị chậm. Vì vậy với những link không cần thiết bạn nên xóa đi để giảm dung lượng file Excel.
Mở file Excel, chọn Data > Chọn Edit Links > Chọn link liên kết mà bạn muốn xóa > Chọn Break Link.
Chọn Break Links để hoàn thành thao tác.
Giảm dung lượng file Excel bằng cách nén ảnh
Nếu file của bạn có chèn nhiều ảnh, bạn cần phải tối ưu hóa các ảnh đó để đảm bảo dung lượng của file không quá lớn.
Một vấn đề khi nén ảnh, cho dù là trước hay sau khi chèn vào file là ảnh sau khi nén sẽ mất đi một phần chất lượng. Vậy nên việc có nén ảnh hay không tùy thuộc vào lựa chọn của bạn.
Đối với nén ảnh trước khi chèn vào file, bạn có thể sử dụng các ứng dụng nén ảnh trực tuyến rất phổ biến trên Internet hoặc dùng các phần mềm chỉnh sửa ảnh chuyên biệt như Photoshop.
Nếu bạn muốn nén một ảnh đã được chèn vào file, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn ảnh trong file mà bạn muốn nén.
- Bước 2: Mở tab Picture Tools Format. Nếu bạn không thấy tab này có nghĩa là bạn chưa chọn ảnh.
- Bước 3: Trong nhóm công cụ Adjust, bạn chọn Compress Picture.

- Bước 4: Trong hộp thoại Compress Picture, bạn tích vào Apply only to this picture nếu bạn chỉ muốn nén một ảnh vừa chọn hoặc để trống nếu bạn muốn áp dụng nén cho toàn bộ ảnh trong file.
- Bước 5: Ở mục resolution, bạn chọn E-mail (96 ppi) để có mức độ nén cao nhất.
- Bước 6: Nhấn OK để hoàn thành việc nén ảnh. Sau đó lưu lại file.
Đọc thêm: Cách giảm dung lượng ảnh trên mọi thiết bị mà không giảm chất lượng
Xóa định dạng dữ liệu
Định dạng dữ liệu cho phép cấu trúc thông tin trong bảng tính chính xác hơn nhưng nó cũng sẽ làm cho dung lượng file của bạn lớn hơn. Vì vậy nếu muốn giảm dung lượng file bạn cần xóa các định dạng này. Cách thực hiện như sau:
- Chọn các hàng và cột được định dạng. Lưu ý các ô này trống và không chứa dữ liệu.
- Bạn nhấn chọn Home >> Editing >> Clear Format

Xóa Watch
Các file Excel lớn, có nhiều sheet và các công thức thường chứa watch. Điều này có thể khiến dung lượng file Excel của bạn nặng hơn. Vì vậy sau khi làm việc bạn nên xóa các watch để giảm dung lượng file Excel. Cách thực hiện như sau:
- Bạn nhấn chọn tab Formula tab >> Watch Window
- Tiến hành chọn toàn bộ rồi nhấn Delete để xóa Watch

Trên đây là 8+ cách giảm dung lượng file Excel mà News.timviec muốn dành riêng cho bạn, hãy làm thử ngay và chờ xem kết quả nhé!
Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản nhất dành cho các newbie

Công thức hàm nhân (hàm PRODUCT) trong excel cho dân văn phòng 2023
Kỹ Năng Văn Phòng 03-01-2023, 11:00Hàm nhân trong excel là một trong những phần không thể thiếu trong quá trình tính toán, nhập dữ liệu nhằm hỗ trợ người dùng trả về kết quả chúng chính xác và nhanh chóng. Vậy hàm nhân hay hàm Product trong excel là gì và cách sử dụng như thế nào? Cùng theo dõi...

Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel mới nhất 2023
Kỹ Năng Văn Phòng 03-01-2023, 10:26Có nhiều cách lọc dữ liệu trong excel - nắm được các phương pháp xử lý dữ liệu này sẽ giúp làm việc với một file tính toán excel lớn, không chỉ việc tính toán hay tìm kiếm dữ liệu trở nên đơn giản hơn. Cùng tìm hiểu xem có những cách lọc trong excel...

JD là gì? Cách tạo ra bản JD chuyên nghiệp, hấp dẫn ứng viên
Kỹ Năng Văn Phòng 03-01-2023, 08:00Dưới các bài đăng tuyển dụng trên facebook, zalo, bạn thường bắt gặp các bình luận như xin JD công việc, tuy nhiên xin JD là gì bạn vẫn chưa biết. Để trả lời cho các thắc mắc JD là gì? Tại sao doanh nghiệp và ứng viên đều cần một bản JD? Cách xây...

Top 5 mẫu lập kế hoạch cho bản thân ấn tượng trong năm 2023
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 02-01-2023, 11:17Ai trong chúng ta, khi làm bất cứ điều gì cũng phải xác định được mục tiêu rõ ràng trước khi thực hiện. Chính vì vậy, lập kế hoạch cho bản thân là điều cần thiết để bạn hiện thực hóa những ước mơ dự định của mình. Vậy mẫu lập kế hoạch cho bản...

Cách tạo chữ ký trong Gmail nhanh, đơn giản, chuyên nghiệp
Kỹ Năng Văn Phòng 11-11-2022, 11:30Chữ ký gmail chuyên nghiệp giúp bạn tạo ấn tượng đối với người nhận thư. Vậy bạn đã biết cách tạo chữ ký trong gmail chưa? Để cài đặt, xóa cũng như chỉnh sửa chữ ký trong Gmail nhanh nhất, tham khảo ngay bài viết sau nhé! 8 lỗi sai cơ bản trong thư xin...

Cách đăng xuất gmail trên điện thoại nhanh chóng, dễ thực hiện
Kỹ Năng Văn Phòng 11-11-2022, 09:22Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đăng xuất gmail trên điện thoại Android, IOS và cả trên máy tính một cách nhanh chóng. Cùng tìm hiểu ngay nhé! Hướng dẫn bạn cách tạo chữ ký trong mail đơn gian nhưng vẫn bắt mắt Dành cho sinh viên sắp đi làm thêm: mẫu CV...

Clipboard là gì? Hướng dẫn sử dụng clipboard nhanh, hiệu quả
Kỹ Năng Văn Phòng 03-11-2022, 11:07Clipboard là gì? Hãy cùng tìm hiểu về tính năng clipboard trong hệ điều hành windows với bài viết dưới đây Clipboard là gì? Tính năng clipboard của windows được hiểu là một khu vực lưu trữ tạm thời các thông tin khác nhau của bộ nhớ máy tính. Những thông tin, dữ liệu này...

Tổng hợp các cách tải video trên Youtube nhanh chóng, đơn giản
Kỹ Năng Văn Phòng 02-11-2022, 09:50Cách tải video trên Youtube về máy tính, điện thoại là thủ thuật máy tính cơ bản. Chúng ta hãy cùng học cách tải trong bài viết sau nhé! Youtube là trang mạng xã hội được nhiều người sử dụng khi muốn tìm kiếm, muốn xem video, clip bất kỳ. Nhu cầu tải video trên...

Hướng dẫn cách chỉnh độ sáng màn hình máy tính bảo vệ thị lực mắt
Kỹ Năng Văn Phòng 02-11-2022, 08:02Cách chỉnh độ sáng màn hình máy tính PC và laptop là một trong những cách tránh mỏi mắt. Trong bài này, chúng tôi sẽ chia sẻ cách phổ biến nhất. Điều chỉnh ánh sáng màn hình trên PC hay laptop đều là một trong những cách tốt nhất để giúp bạn bảo vệ mắt,...
![[HƯỚNG DẪN] Chuyển đổi file PDF sang Powerpoint cực đơn giản](https://img.timviec.com.vn/2020/07/cach-chuyen-doi-file-pdf-sang-powerpoint-6.jpg)
[HƯỚNG DẪN] Chuyển đổi file PDF sang Powerpoint cực đơn giản
Kỹ Năng Văn Phòng 01-11-2022, 10:36Chuyển đổi file PDF sang Powerpoint không khó như bạn tưởng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số cách chuyển đổi vừa đơn giản lại nhanh gọn nhé! Tìm hiểu về Powerpoint Trước khi đi sâu tìm hiểu về cách chuyển đổi file PDF sang Powerpoint, chúng ta hãy điểm qua một chút về...