Hướng dẫn cách tách họ và tên trong excel nhanh, đơn giản nhất

Tách tên trong excel là một trong những thao tác khá quan trọng trong quá trình làm việc với phần mềm excel. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể thao tác đúng cách. Để giúp các bạn có thể nắm rõ hơn về thao tác này chúng ta hãy cùng xem hướng dẫn chi tiết cách tách họ và tên trong excel trong bài viết dưới đây nhé!

Khi bạn nhập dữ liệu có chứa họ và tên đầy đủ trong cùng một ô nhưng trong quá trình làm việc bạn cần tách riêng họ và tên thành hai ô khác nhau để không làm làm mất thời gian và đạt kết quả chính xác thì các bạn cần áp dụng một số những cách cơ bản dưới đây. Vừa giúp bạn không mất nhiều thời gian mà còn thao tác chuyên nghiệp mà không cần phải nhập lại dữ liệu.

▶ XEM THÊM: Thủ thuật Excel cơ bản mà dân văn phòng nào cũng phải biết

Cách tách họ tên trong excel dùng nhiều hàm

Để tách tên trong excel có rất nhiều cách, một trong những cách đó là sử dụng hàm tách tên trong Excel. Để thực hiện theo phương pháp này, bạn làm như sau:

Bước 1: Tại cột Tên (C2) bạn nhập công thức

=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(“@”,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””)))))

Trong công thức này:

• Hàm RIGHT sử dụng để cắt chuỗi từ phải qua
• Hàm LEN được dùng để lấy độ dài của chuỗi
• Hàm SUBSTITUTE dùng để thay thế văn bản cụ thể trong chuỗi.

Bước 2: Sau đó nhấn Enter bạn sẽ thấy phần tên được tách ra. Tiếp đến bạn kéo chuột xuống các ô dưới hết danh sách cần tách tên.

Bước 3: Để tách phần họ tên lót ở ô B2 bạn nhập hàm sau vào ô B2 =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))

Trong đó

• Hàm LEFT được dùng để cắt chuỗi từ trái qua
• Hàm Len được dùng để lấy độ dài chuỗi

Bước 4: Nhấn Enter bạn sẽ thấy phần họ và tên lót đã được tách ra. Kéo chuột để sao chép công thức xuống các ô tính bên dưới.

▶ XEM THÊM: Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản nhất dành cho các newbie

Cách tách tên trong excel không dùng hàm

Tách tên tại cột tên

Bước 1: Bôi đen cột tên sau đó nhấn tổ hợp “Ctrl + H” để thao tác chức năng Find and Replace trong excel. Nhập vào box “Find” 2 ký tự:

• “*” và “Shift + 8”
• Dấu cách (Space phím dài nhất trên bàn phím) và dấu “*”. Trong mục box chọn Replace bên dưới không cần điền thông tin.

Bước 2: Chọn Replace All hoặc ấn tổ hợp “Alt + A” phần tên được tách ra cột mới

Tách riêng phần họ đệm tại cột họ 

Bước 1: Bôi đen cột họ nhất tổ hợp “Ctrl + H” mở chức năng Find and Replace. Nhập vào box “Find” hai ký tự:

• Dấu cách (Space phím dài nhất trên bàn phím) và dấu “*”. Trong mục box chọn Replace bên dưới không cần điền thông tin.

• “*” và “Shift + 8”

Bước 2: Nhấn vào Replace All hoặc ấn tổ hợp “Alt + A” phần họ đệm được tách ra cột mới

Cách tách họ tên bằng Find and Replace

Bước 1: Bôi đen sao chép cột Họ và tên (cột A)  và dán vào cột Tên (cột C)

Bước 2: Bôi đen phần họ và tên trong cột C, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace

Bước 3: Trong ô Find what bạn nhấn dấu *, sau đó nhấn chọn Replace all sau đó kéo công thức này xuống các ô còn lại trong bảng tính.

Bước 4: Tại ô Họ và tên lót B2 bạn nhập công thức như sau:

=LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))

Trong công thức này

• Left: hàm cắt chuỗi từ trái qua cú pháp lệnh=LEFT (ô chứa thông tin cần cắt từ trái qua,ký tự cắt)
• Len: Lấy độ dài của chuỗi bằng hàm, cú pháp lệnh: =LEN(ô chứa chuỗi cần lấy độ dài)

Bước 5: Kéo công thức từ ô B2 xuống hết các ô còn lại. Vậy là bạn đã hoàn thành cách tách tên trong excel với Find and Place

Với những thông tin được chia sẻ trên bài viết này, mong rằng các bạn hiểu rõ hơn về tách tên trong excel để áp dụng từ công thức vào trong chính công việc của bản thân. Đây cũng là một trong những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản nhất mà nhân viên nào cũng cần phải nắm rõ. Đặc biệt, nhân viên thường xuyên làm việc trên phần mềm excel. Đừng quên cập nhật thêm những thông tin có tại Newstimviec . Chúc các bạn thành công !