Cách định dạng ngày tháng trong Excel cho mọi phiên bản

Nắm được định dạng ngày tháng trong Excel sẽ giúp tiết kiệm được thời gian xử lý dữ liệu của bạn. Tuy nhiên,với nhiều cách hiển thị trên Excel với cùng một thông tin dẫn đến việc xử lý trở nên phức tạp hơn.

Trong bài viết này News.timviec sẽ hướng dẫn bạn cách thao tác định dạng ngày tháng trên Excel, cách đặt định dạng mặc định cũng như việc thay đổi theo địa điểm của ngày tháng cho phù hợp.

Định dạng ngày tháng của Excel

Thực tế khi chúng ta nhập dữ liệu ngày tháng năm, Excel sẽ lưu thông tin đó thành 1 dãy số và chuyển dãy số đó thành thông tin thời gian là ngày tháng hoặc phút giờ. Vậy nên chúng ta cần hiểu cách thức lưu trữ dữ liệu của Excel để có thể xử lý chúng dễ dàng hơn.

Giờ phút giây trong Excel

Trong Excel thì thời gian tình theo giờ phút giây ghi nhận dưới dạng số thập phân, trong đó:

  • 00:00:00 được tượng trưng là số 0
  • 06:00 sáng được tượng trưng là số 0.25
  • 12:00 trưa được tượng trưng là số 0.5
  • 12:59:59 tối được tượng trưng là số 0.541655093

Ngày tháng năm trong Excel

Trong Excel thì lưu trữ của ngày tháng năm được hiển thị là các số nguyên. Ví dụ tính từ ngày 1/1/1990, sẽ hiển thị:

  • 1/1/1990 được hiểu (hiển thị) là số 1
  • 2/1/1990 được hiểu là số 2
  • 3/1/1990 được hiểu là số 3
  • 1/1/2015 được hiểu là số 42005 vì 1/1/2015 cách 42005 ngày với 1/1/1990
  • 31/12/9999 được hiểu là số 2958465 vì cách 2958465 so với ngày 1/1/1990

Ngày và giờ trong Excel

Kết hợp 2 định dạng ngày tháng năm và giờ phút giây được Excel lưu trữ theo số nguyên + số thập phân tương ứng. Xem ví dụ để hiểu hơn:

  • 1.5 là 12:00 trưa ngày 1/1/1900
  • 42005.25 là 06:00 sáng ngày 1/1/2015

Cách đổi ngày tháng/thời gian thành số trong Excel

Để biết dãy số đang đại diện cho ngày hay giờ giấc nào, có thể áp dụng 2 cách sau đây

Dùng Format Cells

Tại ô chứa thông tin ngày hay thời gian cần xem, mở hộp thoại Format Cells:

  • Chuột phải chọn Format Cells
  • Nhấn giữ Ctrl + 1

Nếu bạn chỉ muốn biết dãy số đại diện cho ngày giờ thì xem tại ô Sample và nhấn Cancel để đóng hộp thoại. Nếu muốn đổi ngày giờ thành số nhấn Ok.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel cho mọi phiên bản - Ảnh 1
Dùng Format Cells chuyển đổi ngày tháng thành số trong Excel

Dùng hàm DATEVALUE và TIMEVALUE của Excel

  • Đổi thông tin ngày tháng thành dãy số dùng hàm DATEVALUE(). Ví dụ: =DATEVALUE(“08/19/1991”)
  • Đổi thông tin giờ thành dãy số dùng hàm TIMEVALUE(). Ví dụ: =TIMEVALUE(“6:45 PM”)
  • Đổi thông tin ngày & giờ sử dụng 2 hàm trên. Ví dụ =DATEVALUE(“08/19/1991”)& TIMEVALUE(“6:45 PM”)
Cách định dạng ngày tháng trong Excel cho mọi phiên bản - Ảnh 2
Sử dụng hàm DATEVALUE và TIMEVALUE để chuyển đổi ngày tháng năm thành số

Lưu ý:

  • Trong Excel không ghi nhận số âm và dãy số bắt đầu từ ngày 1/1/1900, những ngày giờ trước năm 1900 sẽ không thể đổi sang số trong Excel và kết quả nhận lại sẽ là #VALUE!
  • Trong Excel tháng sẽ hiển thị trước, ví dụ ngày 19 tháng 08 năm 1991 sẽ được hiển thị là 08/19/1991

Định dạng ngày tháng trong Excel mặc định

Để có thể định dạng ngày tháng năm trong Excel hiện nay rất dễ dàng. Chỉ cần bạn làm theo các bước sau là có thể điều chỉnh được ở bất cứ phiên bản Excel là gì.

  • Bước 1: Tại ô giá trị ngày tháng muốn nhập, để mở hộp thoại Format Cells nhấn Ctrl + 1 hoặc click chuột phải, chọn ô Format Cells
  • Bước 2: Trong giao diện chính của chức năng Format Cells, bạn lựa chọn định dạng DATE trong tab number. Ở bên phải màn hình, bạn có thể lựa chọn định dạng ngày tháng năm trong Excel theo đúng ý mình muốn. Và trong mục Sample sẽ hiển thị sẵn định dạng ngày tháng Excel khi đã đổi. Sau khi lựa chọn xong chế độ hiển thị, nhấn chọn OK.
Cách định dạng ngày tháng trong Excel cho mọi phiên bản - Ảnh 3
Chọn định dạng Date trong tab Number

Xem thêm: Các hàm cơ bản trong Excel mà “dân” văn phòng phải biết

Lưu ý:

  • Cách thay đổi định dạng hiển thị ngày tháng của Excel, tại Number/ Date chọn định dạng muốn đổi trong Type
  • Đổi định dạng ngày tháng theo vị trí địa lý, tại Number/ Date chọn đúng vị trí địa lý muốn thay đổi trong Locale (location)

Định dạng ngày tháng Excel với cấu trúc đặc biệt

Ngoài ra, nếu muốn thay đổi định dạng ngày tháng theo đúng ý của bản thân cũng rất đơn giản. Đầu tiên, bạn cần mở hộp thoại Format Cells.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel cho mọi phiên bản - Ảnh 4
Chỉnh định dạng  với cấu trúc đặc biệt

Sau khi đã mở giao diện Format Cells, bạn chọn tab Number/ Custom để có thể điền được định dạng  theo ý muốn của mình. Trong ô Type thuộc chế độ custom, bạn điền các đoạn mã code sau để hệ thống có thể tự mình chỉnh định dạng ngày tháng năm theo đúng ý muốn của người dùng.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel cho mọi phiên bản - Ảnh 5
Mã code định dạng ngày tháng

Xem thêm: Cách vẽ biểu đồ đường trong Excel cực dễ, lưu ngay để dùng!

Cách bỏ định dạng ngày tháng trong Excel

Để bỏ ngày tháng trong Excel, bạn cần làm theo các bước:

  • Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu nhập số
  • Bước 2: Trong tab Home, chọn mục Number Format/ chọn định dạng Text để hủy bỏ các dữ liệu đã khởi tạo từ trước.
Cách định dạng ngày tháng trong Excel cho mọi phiên bản - Ảnh 6
Chọn định dạng Text

Sau khi hoàn thành xong, bạn đã bỏ format ngày tháng trong Excel thành công. Lúc này, bạn có thể nhập lại theo cách thông thường mà không sợ bị thay đổi Format.

Trên đây là cách định dạng ngày tháng trong Excel rất dễ dàng dành cho mọi phiên bản khác nhau. Hy vọng bạn đã có thêm những kỹ năng trong CV xin việc của mình để chinh phục nhà tuyển dụng.