Hướng dẫn cách cài đặt định dạng ngày tháng trong Excel

Nắm được định dạng ngày tháng trong Excel sẽ giúp tiết kiệm được thời gian xử lý dữ liệu của bạn. Tuy nhiên, với nhiều cách hiển thị trên Excel với cùng một thông tin dẫn đến việc xử lý trở nên phức tạp hơn.

Trong bài viết này News.timviec sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng dd/mm/yyyy trong excel mặc định cũng như thay đổi định dạng ngày tháng năm để phù hợp với từng trường hợp cụ thể.

Định dạng ngày tháng của Excel

Khi cài đặt ngày tháng trong Excel, Excel sẽ lưu thông tin đó thành 1 dãy số và chuyển dãy số đó thành thông tin thời gian là ngày tháng hoặc phút giờ. Vậy nên chúng ta cần hiểu cách thức lưu trữ dữ liệu của Excel để có thể xử lý chúng dễ dàng hơn.

Giờ phút giây trong Excel

Trong Excel thì thời gian tình theo giờ phút giây ghi nhận dưới dạng số thập phân, trong đó:

• 00:00:00 được tượng trưng là số 0
• 06:00 sáng được tượng trưng là số 0.25
• 12:00 trưa được tượng trưng là số 0.5
• 12:59:59 tối được tượng trưng là số 0.541655093

Ngày tháng năm trong Excel

Trong Excel thì lưu trữ của ngày tháng năm được hiển thị là các số nguyên. Ví dụ tính từ ngày 1/1/1990, sẽ hiển thị:

• 1/1/1990 được hiểu (hiển thị) là số 1
• 2/1/1990 được hiểu là số 2
• 3/1/1990 được hiểu là số 3
• 1/1/2015 được hiểu là số 42005 vì 1/1/2015 cách 42005 ngày với 1/1/1990
• 31/12/9999 được hiểu là số 2958465 vì cách 2958465 so với ngày 1/1/1990

Ngày và giờ trong Excel

Kết hợp 2 định dạng ngày tháng năm và giờ phút giây được Excel lưu trữ theo số nguyên + số thập phân tương ứng. Xem ví dụ để hiểu hơn:

• 1.5 là 12:00 trưa ngày 1/1/1900
• 42005.25 là 06:00 sáng ngày 1/1/2015

Cách định dạng ngày tháng trong Excel

Để biết dãy số đang đại diện cho ngày hay giờ giấc nào, có thể áp dụng 2 cách sau đây

Cách định dạng ngày tháng sử dụng Format Cells

Để có thể định dạng ngày tháng năm trong Excel hiện nay rất dễ dàng. Chỉ cần bạn làm theo các bước sau là có thể điều chỉnh được ở bất cứ phiên bản Excel là gì.

Bước 1: Mở hộp thoại Format Cells

Tại ô giá trị ngày tháng muốn nhập, để mở hộp thoại Format Cells nhấn Ctrl + 1 hoặc click chuột phải, chọn ô Format Cells

Bước 2: Trong giao diện hộp thoại Format Cells >> nhấn chọn Tab Number >> Click chọn định dạng Date sau đó nhấn chọn kiểu hiển thị thời gian mà bạn mong muốn.

Bước 3: Nhấn chọn kiểu hiển thị rồi nhấn OK.

Ở bên phải màn hình, bạn có thể lựa chọn định dạng ngày tháng năm trong Excel theo đúng ý mình muốn. Và trong mục Sample sẽ hiển thị sẵn định dạng ngày tháng Excel khi đã đổi. Sau khi lựa chọn xong chế độ hiển thị, nhấn chọn OK.

Xem thêm: Các hàm cơ bản trong Excel mà “dân” văn phòng phải biết

Dùng hàm DATEVALUE và TIMEVALUE của Excel

Người dùng cũng có thể dùng hàm định dạng ngày tháng năm trong Excel để tự nhảy ngày tháng trong Excel.

• Đổi thông tin ngày tháng thành dãy số dùng hàm DATEVALUE(). Ví dụ: =DATEVALUE(“08/19/1991”)
• Đổi thông tin giờ thành dãy số dùng hàm TIMEVALUE(). Ví dụ: =TIMEVALUE(“6:45 PM”)
• Đổi thông tin ngày & giờ sử dụng 2 hàm trên. Ví dụ =DATEVALUE(“08/19/1991”)& TIMEVALUE(“6:45 PM”)

Định dạng ngày tháng Excel với cấu trúc đặc biệt

Ngoài ra, nếu muốn thay đổi định dạng ngày tháng theo đúng ý của bản thân cũng rất đơn giản. Đầu tiên, bạn cần mở hộp thoại Format Cells.

Sau khi đã mở giao diện Format Cells, bạn chọn tab Number/ Custom để có thể điền được định dạng  theo ý muốn của mình. Trong ô Type thuộc chế độ custom, bạn điền các đoạn mã code sau để hệ thống có thể tự mình chỉnh định dạng ngày tháng năm theo đúng ý muốn của người dùng.

Xem thêm: Cách vẽ biểu đồ đường trong Excel cực dễ, lưu ngay để dùng!

Cách bỏ định dạng ngày tháng trong Excel

Để bỏ định dạng ngày tháng năm, bạn cần làm theo các bước:

Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu nhập số

Bước 2: Trong tab Home, chọn mục Number Format/ chọn định dạng Text để hủy bỏ các dữ liệu đã khởi tạo từ trước.

Sau khi hoàn thành xong, bạn đã bỏ format ngày tháng trong Excel thành công. Lúc này, bạn có thể nhập lại theo cách thông thường mà không sợ bị thay đổi Format.

Trên đây là cách cài đặt định dạng ngày tháng trong Excel đơn giản dành cho mọi phiên bản khác nhau. Hi vọng những chia sẻ này đã giúp bạn đọc có thể khắc phục lỗi định dạng ngày tháng trong Excel dễ dàng. Chúc bạn thành công!