Công tác văn thư là gì? Có những nguyên tắc và yêu cầu nào?

Trong các doanh nghiệp lớn, cơ quan hay đơn vị nhà nước công tác văn thư không còn là cái tên xa lạ. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người không hiểu rõ khái niệm công tác văn thư là gì? Trách nhiệm công việc như thế nào? Cùng tìm hiểu rõ hơn ở bài viết sau nhé.

Công tác văn thư là gì? 

Theo như Thông tư số 04/2013/TT-BNV:

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Công tác văn thư là một trong những hoạt động quan trọng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là những cơ quan, đơn vị nhà nước. Các cơ quan Đảng , nhà nước, đoàn thể nếu muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều cần dùng đến các công văn, giấy tờ nhằm phổ biến các chủ trương, đường lối, chính sách nhằm phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.

Đối với văn phòng cấp ủy là cơ quan trực tiếp giúp việc cho các cấp ủy tổ chức điều hành bộ máy hoạt động, đồng thời còn là trung tâm thông tin tổng hợp nhằm phục vụ cho lãnh đạo.

Xem thêm: [Tìm hiểu] Công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến hiện nay

Nguyên tắc, yêu cầu trong công tác văn thư 

Theo điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP các nguyên tắc và yêu cầu trong công tác văn thư như sau:

Nguyên tắc của việc quản lý văn thư 

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất dựa trên quy định của pháp luật.

Yêu cầu quản lý trong công tác văn thư 

a, Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

b, Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật:

• Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
• Đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp;
• Đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định 30/2020/NĐ-CP về soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính.

c, Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

d, Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

e, Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan.

f, Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

g, Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư

Theo Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư được quy định như sau:

Xem thêm: Mức lương nhân viên văn phòng có thực sự cao như bạn nghĩ?

a, Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

b, Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

c, Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

• Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
• Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
• Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
• Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.
• Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

Nhiệm vụ chính của nhân viên văn thư

Theo Điều 2 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành cùng kèm Nghị định của Chính phủ số 142 – CP ngày 28/9/1963 quy định, công việc chính của nhân viên văn thư là:

1. Nhận và vào sổ công văn
2. Xem xét và phân phối công văn đến, theo dõi và giải quyết công văn
3. Nghiên cứu công văn và khởi thảo công văn
4. Sửa chữa dự thảo và duyệt bản thảo
5. Đánh máy công văn, xem lại bản đánh máy, ký công văn
6. Vào sổ và gửi công văn đi
7. Làm sổ ghi chép tài liệu
8. Làm các loại biên bản
9. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, lưu trữ tài liệu

Hy vọng với những chia sẻ trên đây của News.timviec về công tác văn thư là gì? Bạn sẽ hiểu hơn về công việc này để có những định hướng tốt nhất trong tương lai. Đừng chia sẻ bài viết đến mọi người xung quanh, chúc bạn thành công!