Công tác văn thư là gì? Có những nguyên tắc và yêu cầu nào?
Trong các doanh nghiệp lớn, cơ quan hay đơn vị nhà nước công tác văn thư không còn là cái tên xa lạ. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người không hiểu rõ khái niệm công tác văn thư là gì? Trách nhiệm công việc như thế nào? Cùng tìm hiểu rõ hơn ở bài viết sau nhé.
Công tác văn thư là gì?
Theo như Thông tư số 04/2013/TT-BNV:
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác văn thư là một trong những hoạt động quan trọng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là những cơ quan, đơn vị nhà nước. Các cơ quan Đảng , nhà nước, đoàn thể nếu muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều cần dùng đến các công văn, giấy tờ nhằm phổ biến các chủ trương, đường lối, chính sách nhằm phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Đối với văn phòng cấp ủy là cơ quan trực tiếp giúp việc cho các cấp ủy tổ chức điều hành bộ máy hoạt động, đồng thời còn là trung tâm thông tin tổng hợp nhằm phục vụ cho lãnh đạo.

Xem thêm: [Tìm hiểu] Công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến hiện nay
Nguyên tắc, yêu cầu trong công tác văn thư
Theo điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP các nguyên tắc và yêu cầu trong công tác văn thư như sau:

Nguyên tắc của việc quản lý văn thư
Công tác văn thư được thực hiện thống nhất dựa trên quy định của pháp luật.
Yêu cầu quản lý trong công tác văn thư
a, Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
b, Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật:
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
- Đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp;
- Đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định 30/2020/NĐ-CP về soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính.
c, Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
d, Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
e, Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan.
f, Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
g, Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư
Theo Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư được quy định như sau:

Xem thêm: Mức lương nhân viên văn phòng có thực sự cao như bạn nghĩ?
a, Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
b, Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
c, Văn thư cơ quan có nhiệm vụ
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
- Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
- Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.
- Quản lý Sổ đăng ký văn bản.
Nhiệm vụ chính của nhân viên văn thư
Theo Điều 2 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành cùng kèm Nghị định của Chính phủ số 142 – CP ngày 28/9/1963 quy định, công việc chính của nhân viên văn thư là:

- Nhận và vào sổ công văn
- Xem xét và phân phối công văn đến, theo dõi và giải quyết công văn
- Nghiên cứu công văn và khởi thảo công văn
- Sửa chữa dự thảo và duyệt bản thảo
- Đánh máy công văn, xem lại bản đánh máy, ký công văn
- Vào sổ và gửi công văn đi
- Làm sổ ghi chép tài liệu
- Làm các loại biên bản
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, lưu trữ tài liệu
Hy vọng với những chia sẻ trên đây của News.timviec về công tác văn thư là gì? Bạn sẽ hiểu hơn về công việc này để có những định hướng tốt nhất trong tương lai. Đừng chia sẻ bài viết đến mọi người xung quanh, chúc bạn thành công!

Tìm hiểu khái quát về ngành Công nghệ kỹ thuật điện điện tử
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 29-05-2023, 16:14Trong khối ngành công nghệ có một ngành nghề được coi là khá khó, đó là ngành công nghệ kỹ thuật điện điện tử. Đối với ngành này thường không "lỗi mốt", cơ hội nghề nghiệp trong tương lai còn khá "hot". Tuy nhiên, ngành Công nghệ kỹ thuật Điện – Điện tử là gì...

Physical Evidence là gì? Tác động của nó đến Trải nghiệm Khách hàng
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 27-05-2023, 11:07Khác với mô hình 4P Marketing, mô hình Marketing mix 7P là phiên bản cải tiến mới nhất gồm 3 nâng cấp mới: Process, People và Physical Evidence. Trong đó, Physical Evidence hiện nay được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Vậy Physical Evidence là gì? Tác động của nó đến Trải nghiệm Khách hàng...

Associate Director là gì? Trách nhiệm của Associate Director
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 26-05-2023, 15:31Trong các tổ chức kinh doanh hay các donah nghiệp quy mô lớn, vai trò của Associate Director là không thể thiếu. Đây là một chức vị quản lý cấp cao, có ảnh hưởng đáng kể đến quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Vậy trách nhiệm của Associate Director là gì?...

Kỹ thuật là gì và tầm quan trọng của kỹ thuật hiện nay?
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 25-05-2023, 14:48" Kỹ Thuật " là một khái niệm không hề xa lạ đối với chúng ta. Nó được nhắc tới trong hầu hết các ngành nghề khác nhau. Nhưng mà không phải ai cũng hiểu đúng và chính xác " kỹ thuật là gì ". Vậy hãy cùng Nes.timviec tìm hiểu về thuật ngữ này...

Service charge là gì? Những điều cần biết về service charge
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 24-05-2023, 11:59Trong ngành dịch vụ, bạn có thể đã nghe đến thuật ngữ "service charge" nhiều lần. Tuy nhiên, có rất nhiều người vẫn còn mơ hồ về ý nghĩa và cách hoạt động của service charge. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về khái niệm Service charge là gì và những điều...

Chief executive là gì? Tổng quan về vai trò và trách nhiệm của CEO
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 23-05-2023, 11:09Chief Executive Officer (CEO) là vị trí quản lý cấp cao nhất trong một tổ chức hay doanh nghiệp. CEO có trách nhiệm lãnh đạo và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, đảm bảo sự phát triển và thành công của tổ chức trong tương lai. Trong bài viết này, chúng ta...

Mã nguồn là gì? Tổng hợp đầy đủ kiến thức về mã nguồn
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 22-05-2023, 10:50Đối với những người mới bắt đầu khám phá thế giới lập trình rộng lớn và đa dạng ngôn ngữ, câu hỏi cơ bản và quan trọng nhất mà họ cần hiểu là "Mã nguồn là gì?". Mặc dù nhiều người có thể dễ dàng trả lời câu hỏi này, nhưng cũng có nhiều người...
Management là gì? Vai trò, kỹ năng của một Manager cần có?
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 19-05-2023, 10:44Management là một khái niệm không còn quá xa lạ trong môi trường công ty và doanh nghiệp. Nó được coi là một hoạt động cốt lõi để định hướng và thúc đẩy sự phát triển của một công ty, doanh nghiệp hoặc một ngành nghề cụ thể. Vậy, Management là gì và kỹ năng...

Viên chức là gì? Cách phân biệt cán bộ, công chức, viên chức
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 18-05-2023, 11:02Trong hệ thống hành chính công của một quốc gia, các thuật ngữ như viên chức, cán bộ, công chức thường được sử dụng để chỉ các đối tượng tham gia vào công tác quản lý nhà nước. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường gặp khó khăn trong việc phân biệt giữa các thuật ngữ...

Accountant là gì? Mô tả chi tiết công việc của một accountant
Cẩm Nang Nghề Nghiệp 17-05-2023, 11:40Accountant là một trong những nghề nghiệp quan trọng và cần thiết trong mọi tổ chức, từ doanh nghiệp nhỏ đến công ty đa quốc gia. Với vai trò đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính, accountant đóng vai trò không thể thiếu trong quá trình quản lý...