Chu trình PDCA là gì và sự khác biệt giữa PDCA với DMAIC trong quản lý

PDCA là một chu trình quản lý chất lượng được phát triển bởi Walter Shewhart và Edward Deming. Để hiểu rõ hơn PDAC là gì? Cùng News.timviec tìm hiểu trong bài viết sau nhé!

Tìm hiểu về khái niệm PDCA

PDCA là gì?

PDCA là chữ viết tắt của “Plan Do Check Act“, nó là một chu trình 4 bước được 2 vị “cha đẻ” của lý thuyết quản lý chất lượng hiện đại là Walter Shewhart và Edward Deming nghiên cứu, phát triển và đưa vào sử dụng rộng rãi. PDCA là một mô hình được duy trì và cải tiến liên tục, hiệu quả của nó được đánh giá cao nên người ta đã đưa nó vào tiêu chuẩn ISO 9001.

Như đã đề cập ở trên, chu trình PDCA gồm 4 bước:

• Plan: Lên kế hoạch
• Do: Triển khai kế hoạch
• Check: Kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch
• Act: Tiến hành điều chỉnh và đưa ra những cải tiến

THAM KHẢO – [GIẢI MÃ] TVC là gì? Vai trò của TVC trong Marketing các thương hiệu

Ý nghĩa của PDCA

PDCA là tiêu chí để phân biệt giữa một doanh nghiệp và đối thủ cạnh tranh của họ. Thương trường chưa bao giờ thiếu sự đấu đá khốc liệt, chính vì vậy mỗi một doanh nghiệp đều phải chú trọng vào việc hợp lý hóa quy trình sản xuất. Chỉ có như vậy, họ mới có thể giảm bớt những chi phí không cần thiết, tăng lợi nhuận thu về và nhận được sự hài lòng của các khách hàng. Đó chính là lợi thế cạnh tranh của họ so với các doanh nghiệp khác!

Các nhà quản lý doanh nghiệp cũng dùng PDCA để đưa ra chỉ đạo đối với tổ chức của họ. Lý do mà PDCA được chọn là bởi vì nó bao gồm các nguyên lí cơ bản của hoạch định chiến lược.

Phân tích 4 giai đoạn của chu trình PDCA

Nếu bạn đã hiểu rõ PDCA là gì thì bạn hẳn cũng nắm được nó bao gồm 4 giai đoạn chính. Chúng ta hãy cùng phân tích về 4 giai đoạn này nhé!

Plan – Lập kế hoạch

Lập kế hoạch luôn luôn là bước quan trọng nhất trong mọi loại công việc chứ không riêng gì quy trình quản lý chất lượng này. Bạn sẽ bắt đầu mọi thứ bằng cách lên kế hoạch về những gì doanh nghiệp bạn cần làm. Bạn và đội ngũ quản lý chủ lực của công ty phải tìm cách xây dựng được những kế hoạch thích hợp nhất và ít rủi ro nhất có thể hay nói cách khác, kế hoạch ấy phải có độ khả thi cao.

Trước khi chuyển sang giai đoạn Do, bạn cần tìm câu trả lời cho một số câu hỏi cơ bản nhưng tương đối quan trọng như: “Vấn đề tối quan trọng cần giải quyết trước tiên là gì?”, “Doanh nghiệp có những nguồn lực nào và cần thêm những nguồn lực nào nữa?”, “Giải pháp thích hợp nhất để khắc phục sự cố với nguồn tài nguyên có sẵn?”, “Mục tiêu thiết yếu cần hướng đến là gì?”…

Lưu ý là dù bạn có lập ra được một kế hoạch tốt thì đội ngũ của bạn cũng cần xem xét nó thật kỹ và thông qua vài lần trước khi bắt tay vào triển khai nhé! Một lời khuyên dành cho bạn đó là hãy sử dụng chính sách Hoshin Kanri, nó sẽ giúp bạn tập hợp đầy đủ những thông tin cần thiết trước khi chuyển qua bước hành động!

Do – Thực hiện

Sau khi kế hoạch đã được thông qua thì đó là lúc các bạn bắt đầu thử áp dụng nó vào thực tế. Bạn sẽ áp dụng kế hoạch đã lập và bàn bạc trước đó vào thực tế và xem xem nó có hoạt động hiệu quả không, có khả thi hay không. Dĩ nhiên, lý thuyết và thực tế luôn cách nhau một quãng khá xa. Vì vậy, bạn có thể gặp phải những tình huống không lường trước…

Để tránh tình trạng này, hãy triển khai kế hoạch của mình với quy mô nhỏ và trong môi trường bạn có thể kiểm soát được. Việc tiêu chuẩn hóa mọi thứ sẽ giúp kế hoạch của bạn được triển khai trơn tru hơn, ít rủi ro hơn. Nó cũng giúp bảo đảm rằng mọi thành viên tham gia kế hoạch đều hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ của mình.

Tìm hiểu thêm – Guideline là gì và vai trò của nó trong xây dựng thương hiệu

Check – Kiểm tra

Bạn có biết Check được coi là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA hay không? Nó là bước kiểm tra để tránh xảy ra những sai lầm không đáng có và để áp dụng được những cải tiến phù hợp. Bạn kiểm tra để biết kế hoạch của mình có ổn hay không. Nếu có vấn đề thì đội nhóm của bạn có thể tìm ra ngay và loại bỏ chúng để tránh hậu họa về sau. Hãy nhớ phải phân tích kỹ càng và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, có như vậy thì bạn mới không giẫm vào “vết xe đổ” ấy lần nữa!

Điều chỉnh – Act

Từ “Act” trong tiếng Anh có nghĩa là “hành động” nhưng với chu trình PDCA thì ý nghĩa đúng của nó là “điều chỉnh”. Sau 3 bước ở trên, bạn cần thực hiện bước cuối cùng là rà soát và điều chỉnh lại mọi thứ. Kế hoạch của bạn có tính khả thi cao, các bạn đã đạt được những mục tiêu ban đầu. Tiếp đó, bạn sẽ triển khai và áp dụng kế hoạch này vào thực tế. Nếu mô hình PDCA ấy hoạt động hiệu quả thì bạn có thể biến nó trở thành đường cơ sở tiêu chuẩn mới.

Tuy nhiên, mỗi cần lặp lại kế hoạch tưởng chừng đã hoàn hảo ấy, bạn cần phải nhắc nhở đội nhóm của mình thực hiện lại từng bước một cách cẩn trọng và tiến hành đưa ra những điều chỉnh cần thiết để mô hình ấy ngày càng hoàn hảo hơn, mang đến hiệu quả cao hơn nữa.

Sự khác biệt giữa PDCA và DMAIC

Bên cạnh cái tên PDCA thì DMAIC cũng là một chu trình phổ biến và được sử dụng rộng rãi hiện nay. Vậy điểm khác biệt giữa 2 loại chu trình này là gì? Cùng tìm hiểu nhé!

Phân biệt dựa trên khái niệm

+ PDCA là chu hình 4 giai đoạn Plan – Do – Check – Act, trong quá trình sử dụng nó sẽ được lặp đi lặp lại với mục đích cải tiến liên tục quy trình quản lý chất lượng.

+ DMAIC: là chu trình cải tiến dựa trên dữ liệu, mục đích của nó là để cải thiện và ổn định quy trình kinh doanh. Không giống PDCA, nó có tới 5 giai đoạn và các giai đoạn của nó cũng hoàn toàn khác biệt. Các giai đoạn ấy lần lượt là:

• Define – Xác định
• Measure – Đo lường
• Analyze – Phân tích
• Improve – Cải thiện
• Control – Kiểm soát

Phân biệt dựa trên thời điểm xuất hiện

• PDCA được biết đến lần đầu từ năm 1939 và trở nên phổ biến vào năm 1950.
• DMAIC bắt đầu được sử dụng vào năm 1980

Phân biệt dựa trên hình thức sử dụng

• PDCA thường được sử dụng kỹ thuật Kaizen của Nhật Bản.
• Chu trình DMAIC là yếu tố không thể thiếu được của hệ thống 6 Sigma.

THAM KHẢO – Slogan là gì – Phân biệt slogan với tagline trong thương hiệu

Qua bài viết trên đây, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn nhiều thông tin hữu ích như: PDCA là gì, ý nghĩa của nó, 4 giai đoạn của PDCA, sự khác biệt giữa chu trình PDCA và DMAIC… Hi vọng đây sẽ là những kiến thức hữu ích dành cho bạn!