Họp hành có thể khiến nhiều công ty lớn trên thế giới thiệt hại 100 triệu USD

Việc này dự kiến sẽ gây lãng phí 101 triệu USD/năm đối với bất kỳ công ty hay tổ chức nào có hơn 5.000 nhân viên

Họp là hoạt động không thể thiếu đối với các đội nhóm làm việc. Tuy nhiên, theo một nghiên cứu mới đây, những cuộc họp không cần thiết được đánh giá là “sai lầm” trị giá 100 triệu USD tại các công ty lớn. Theo đó, người lao động được cho là không cần phải có mặt trong 1/3 số cuộc họp mà họ đã tham dự.

Nghiên cứu trên được thực hiện vào mùa hè bởi Steven Rogelberg – Giáo sư khoa học tổ chức, tâm lý học và quản lý tại Đại học Bắc Carolina. Ông đã yêu cầu gần 700 nhân viên thuộc 20 ngành nghề khác nhau xem xét lịch làm việc hàng tuần và liệt kê thời gian họ tham gia các cuộc họp, điều mà họ thu được từ đó và cách họ phản hồi với lời mời họp.

Kết quả cho thấy một người dành trung bình khoảng 18 giờ/tuần cho các cuộc họp và họ chỉ từ chối 14% số lời mời họp trong khi thực tế là họ không muốn tham gia. Theo Bloomberg, việc miễn cưỡng tham gia các cuộc họp không cần thiết hoặc không liên quan gây lãng phí khoảng 25.000 USD đối với mỗi nhân viên hàng năm và dự kiến gây lãng phí lên tới 101 triệu USD/năm đối với bất kỳ công ty hay tổ chức nào có hơn 5.000 nhân viên.

Rogelberg cho biết: “Họp hành kiểm soát chúng ta. Những cuộc họp không hiệu quả có cái giá không hề nhỏ. Theo tôi, người lao động không nhất thiết phải chấp nhận mọi lời mời họp vì nếu nó không liên quan trực tiếp đến công việc của họ, đó sẽ là một sự lãng phí lớn”.

Tất nhiên, nhiều người tham gia đủ các cuộc họp vì đó gần như là quy định tại nơi làm việc và họ không muốn làm mất lòng người tổ chức. Theo khảo sát của Rogelberg, nữ giới có xu hướng lo ngại hơn nam giới về việc từ chối các cuộc họp vì sợ ảnh hưởng đến công việc sau này.

Betsy Peters – phó Chủ tịch chiến lược sản phẩm và marketing tại nhà cung cấp phần mềm dữ liệu doanh thu cho lĩnh vực dịch vụ tài chính Riva, chia sẻ: “Cá nhân tôi, có những thời điểm việc họp hành chiếm phần lớn thời gian làm việc trong ngày”.

Khi đại dịch ập đến và nhân viên phải làm việc từ xa, bà đã yêu cầu Rogelberg nói chuyện với hơn 100 nhân viên của Riva để việc họp trở nên hiệu quả hơn. Nhờ đó, họ đã giảm được số lượng cuộc họp cũng như thời gian diễn ra để tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, vẫn có rất ít công ty thực sự chú tâm đến vấn đề này. Nghiên cứu trước đó của Rogelberg đã phát hiện ra rằng các cuộc họp được quản lý kém có thể ảnh hưởng đến sự tham gia của nhân viên và thậm chí thúc đẩy ý định bỏ việc của họ. Tình trạng này có thể trở nên tồi tệ hơn với những công ty vẫn đang áp dụng chế độ làm việc từ xa.

Dữ liệu từ Microsoft Corp. dựa trên hàng nghìn người dùng phần mềm tại nơi làm việc cho thấy thời gian dành cho các cuộc họp đã tăng hơn 3 lần kể từ tháng 2 năm 2020 và số lượng các cuộc họp hàng tuần đã tăng hơn gấp đôi. Một nhóm các nhà nghiên cứu kết luận rằng các cuộc họp online đó “có xu hướng đòi hỏi nhiều hơn về mặt nhận thức, dễ bị phân tâm và kém hiệu quả hơn so với các cuộc họp trực tiếp”.

Rogelberg nói thêm: “Các nhà quản lý – những người dành nhiều thời gian hơn cho việc họp khoảng 20% so với nhân viên bình thường, cần cởi mở hơn trong việc để nhân viên từ chối các cuộc họp không cần thiết. Theo dữ liệu gần đây của Microsoft, số lời từ chối việc họp đã tăng 84% trong năm qua nhưng điều đó có thể là do các cuộc họp tăng tới 46% trong cùng thời kỳ. Nếu không thể nghĩ ra bất kỳ câu hỏi nào, bạn không nên tham gia cuộc họp”.