Bí mật giúp ‘tăng năng suất làm việc hơn 1.000 lần’ của các CEO

Người biết cách quản lý thời gian có thể hoàn thành tốt tất cả nhiệm vụ trong ngày, cải thiện năng suất và trở nên thành công.

Có nhiều người trong số chúng ta luôn cảm thấy bận rộn với mớ công việc. Nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta đang hoàn thành tốt 100%. Nếu bạn dành phần lớn thời gian để trả lời email, kiểm tra mạng xã hội, nhận cuộc gọi và tham gia các cuộc họp thì khi tan sở, bạn có thể cảm thấy mình chưa làm được gì trong giờ làm việc.

Để tăng năng suất lao động, Suzy Welch (đồng sáng lập của Học viện Quản lý Jack Welch, một nhà báo mảng kinh doanh, nhà bình luận truyền hình và diễn giả nổi tiếng) gợi ý phương pháp hiệu quả được nhiều CEO yêu thích. Đó gọi là “giờ được bảo vệ”.

Khái niệm này được Suzy biết đến khi thực hiện một bài báo với một giám đốc điều hành. “Một chiều nọ, tôi gọi đến văn phòng của anh ấy và nghe trợ lý của anh báo rằng anh không thể tiếp chuyện với tôi vì đang trong giờ được bảo vệ”. cô nói. Khi đó, trợ lý của vị giám đốc không giải thích rõ cụm từ này có nghĩa là gì và sau này Suzy được giám đốc giải thích trực tiếp.

“Anh ấy nói mỗi tuần anh ấy ngồi một mình hoặc với một cố vấn đáng tin cậy để xem lịch làm việc của anh ấy, đánh giá xem anh có dành thời gian cho đúng người, tham gia các hoạt động phù hợp hay không, suy nghĩ về những điều đúng đắn và có đủ tầm nhìn về tương lai”, Suzy tiếp tục.

Suzy cho biết, tuy “giờ được bảo vệ” của vị giám đốc này thường có người liên hệ, anh vẫn quyết tâm giữ thời gian đó cho riêng mình, bởi nó khiến anh làm việc “năng suất và hiệu quả hơn 1.000% trong thời gian dài”. Kể từ đó, Suzy hỏi nhiều CEO khác xem họ có thói quen tương tự hay không và phần lớn họ trả lời là có.

Suzy cũng học phương pháp này khi bắt đầu điều hành công ty của mình. Sau đó, cô tận mắt nhìn thấy sự khác biệt của giờ làm việc này và khuyên mọi người nên biến nó thành một phần trong lịch trình của riêng họ.

“Tôi biết tất cả chúng ta đều bận rộn đến mức ý tưởng dành ra một giờ chỉ để suy ngẫm dường như là điều không thể. Nhưng phương pháp này có khả năng giúp bạn tiết kiệm hàng ngày, hàng tuần và thậm chí hàng năm năng lượng đặt không đúng chỗ”, cô cho hay.

Ngoài cách thiết lập “giờ được bảo vệ”, bạn có thể áp dụng các phương pháp quản lý thời gian được các CEO cũng như các nhà nghiên cứu hàng đầu giới thiệu dưới đây:

Ghi lại thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ: John Breeze, người sáng lập và CEO của Happysleepyhead, khuyên bạn nên viết ra thời gian khi bạn bắt đầu một nhiệm vụ và thời điểm hoàn thành để xác định tốc độ làm việc của mình. Sau khi dành khoảng 1 tuần để theo dõi điều này, bạn sẽ trang bị tốt hơn để ước tính thời gian cho các nhiệm vụ trong tương lai. Ngoài ra, mẹo quản lý thời gian này cũng có thể giúp bạn cải thiện phương pháp và tối ưu hóa năng suất làm việc.

Không làm nhiều việc: Theo các nhà nghiên cứu tại ĐH Stanford, đa nhiệm có thể làm suy yếu thời gian chú ý của bạn, khiến bạn dễ bị phân tâm và tăng thời gian xử lý từng công việc. Là giám đốc điều hành bận rộn, Marquet từng muốn cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình khi làm nhiều việc nhưng không hiệu quả. Hiện tại, thay vì làm nhiều dự án, Marquet tập trung vào từng nhiệm vụ riêng biệt để quản lý tốt thời gian, hoàn thành công việc chất lượng hơn.

Lên kế hoạch từ đêm hôm trước: Không lên kế hoạch trước sẽ khiến bạn đối mặt với nhiều khó khăn khi phải sàng lọc từng nhiệm vụ và lãng phí thời gian vào mỗi buổi sáng. Đó là lý do Romy Taormina, người sáng lập và CEO của tổ chức chăm sóc sức khỏe Psi Health Solutions, thường lên sẵn kế hoạch vào đêm hôm trước. “Việc vạch ra trước các công việc cần làm và ưu tiên sẽ giảm thiểu những thay đổi vào phút cuối, tránh vội vàng và giúp bạn bắt đầu một ngày mới tích cực và hiệu quả”, Taormina khuyên.

Thức dậy cùng thời điểm mỗi ngày: Theo Reader’s Digest, áp dụng lịch trình ngủ ổn định thực sự sẽ cải thiện năng suất. “Tôi luôn quan tâm đến việc thức dậy vào cùng một thời điểm mỗi buổi sáng để bắt đầu đúng lịch trình, kể cả cuối tuần và ngày lễ”, Kristin Marquet, Giám đốc điều hành của FemFounder (công ty PR và xây dựng thương hiệu cửa hàng ở New York), chia sẻ. Bằng cách duy trì thời gian thức dậy đều đặn, Marquet cho biết cô có thể suy nghĩ rõ ràng, hoàn thành nhiều công việc và đúng thời hạn hơn.

Sử dụng ghi chú để sắp xếp công việc: Trước khi bắt đầu công việc trong ngày, điều quan trọng là bạn phải dành chút thời gian xem xét mọi thứ mà bạn hy vọng sẽ hoàn thành. Deborah Sweeney, CEO của công ty quản lý dịch vụ IT MyCorporation (Mỹ), cho biết cô sắp xếp các hạng mục dựa trên mức độ ưu tiên/thời hạn để cố gắng hoàn thành trước khi kết thúc một ngày. “Mỗi khi hoàn thành một nhiệm vụ, tôi sẽ gạch bỏ ghi chú. Hành động này giúp tôi cảm thấy mình hoàn thành xuất sắc và phấn khích với những nhiệm vụ mới trong tuần”, Sweeney giải thích.