Làm sao để khỏi nói lan man trong cuộc họp?

Bạn đã bao giờ cảm thấy không khí trong phòng họp chùng xuống, hay nhận thấy những ánh mắt thở dài từ đồng nghiệp mỗi khi bạn bắt đầu phát biểu? Liệu bạn có đang vô tình trở thành người “độc chiếm” cuộc họp thay vì góp phần làm nó hiệu quả hơn?

Để biết liệu bạn có đang nói lan man hoặc chiếm sóng quá nhiều trong các buổi họp hay không, hãy thử xem xét lại. Nếu sau cuộc họp, bạn chỉ nhớ rõ những gì mình đã nói mà khó lòng nhớ được ý kiến của người khác, thì khả năng cao bạn đang là người độc thoại.

Mỗi cá nhân đều mong muốn được bày tỏ quan điểm của mình. Việc bạn lấn át có thể khiến đồng nghiệp cảm thấy thất vọng vì họ không có cơ hội chia sẻ, và cấp trên cũng có thể không hài lòng vì họ muốn lắng nghe đa dạng ý kiến. Dần dần, sự kiên nhẫn của mọi người sẽ cạn kiệt và họ có thể bắt đầu phớt lờ bạn. Điều này cần được khắc phục ngay lập tức.

Kiểm soát thời lượng phát biểu

Hãy thành thật với bản thân: “Tôi có đang nói át mọi người không?”. Sau mỗi cuộc họp, thử đếm số lần bạn đã phát biểu hoặc thời lượng bạn đã dùng. Mặc dù không có quy tắc cứng nhắc nào, nhưng nếu bạn nhận thấy mình nói nhiều hơn tổng thời gian của những người khác cộng lại, trong khi bạn không phải người chủ trì hay người được yêu cầu tóm tắt, thì đây là lúc bạn cần học cách lắng nghe nhiều hơn.

Bạn có thể tự đặt ra một quy tắc cá nhân: “Tôi sẽ đợi ít nhất hai người khác phát biểu trước, hoặc chỉ lên tiếng khi không còn ai có ý kiến”. Một cách khó hơn là bấm giờ cho mỗi lần phát biểu, giới hạn không quá 3 phút. Dù cần linh hoạt tùy tình huống, việc tuân thủ các quy tắc này từ ban đầu sẽ giúp bạn hình thành thói quen chia sẻ không gian nói cho người khác.

Học cách phát biểu súc tích

Bạn có thể là một người giàu ý tưởng và luôn muốn chia sẻ chúng. Tuy nhiên, việc trình bày lan man sẽ gây bất lợi, khiến người nghe cảm thấy bạn thiếu tập trung và chuẩn bị kỹ lưỡng. Đã đến lúc rèn luyện kỹ năng nói cô đọng và tập trung hơn để ý kiến của bạn thực sự được lắng nghe và đánh giá cao.

Một phương pháp hiệu quả là ghi chú sẵn các ý tưởng và liên tục cập nhật chúng. Khi đến cuộc họp hoặc gửi email, bạn đã có một bản tóm tắt tương đối đầy đủ.

Thử thách bản thân bằng cách giới hạn số lượng từ cho mỗi ý tưởng. Bạn sẽ nói gì nếu chỉ có một số lượng từ nhất định? Tập trung vào việc rút ngắn thông điệp mà vẫn giữ được bản chất và các thông tin cốt lõi.

Luôn chuẩn bị một dàn ý với các gạch đầu dòng chính trước khi đưa ra thảo luận. Điều này giúp bạn trình bày một cách không thừa không thiếu, tránh sa đà vào những chi tiết không cần thiết.

Hãy cố gắng loại bỏ hoàn toàn những câu chuyện hay chi tiết không liên quan đến chủ đề chính. Kể cả khi bạn muốn thêm một yếu tố hài hước để thu hút sự chú ý, hãy tiết chế để không làm mất đi thời lượng dành cho nội dung quan trọng.

Rèn luyện kỹ năng lắng nghe

Hãy dành đủ thời gian cho đồng nghiệp để họ có thể tiếp thu những gì bạn nói và đặt câu hỏi. Nếu bạn nói không ngừng nghỉ, họ có thể quên mất điều muốn phản hồi hoặc đơn giản là mất hứng thú.

Sau khi trình bày một ý chính, hãy dừng lại khoảng 3 giây. Khoảng nghỉ này không chỉ giúp bạn lấy hơi mà còn tạo cơ hội cho mọi người phản hồi hoặc yêu cầu giải thích thêm. Phương pháp này giúp bạn tránh rơi vào tình trạng độc thoại và giúp người khác dễ dàng nắm bắt bài phát biểu của bạn hơn. Khi nhận được phản hồi, bạn sẽ có thêm thông tin, và đồng nghiệp sẽ cảm thấy được tham gia một cách có ý nghĩa, đồng thời trân trọng thời gian làm việc với bạn hơn.

Tham khảo ý kiến từ người đáng tin cậy

Đây là cách đơn giản để hiểu rõ hơn về cách mọi người nhìn nhận phong cách phát biểu của bạn trong cuộc họp. Hãy tìm đến một đồng nghiệp mà bạn tin tưởng và đánh giá cao sự khách quan của họ. Bạn cũng có thể học hỏi kinh nghiệm từ họ về cách kiềm chế bản thân khi phát biểu trước đám đông.

Ngoài ra, hãy quan sát những đồng nghiệp có phong cách phát biểu thu hút sự lắng nghe và sự chào đón từ mọi người. Tìm hiểu bí quyết của họ và thử áp dụng vào phong cách của bạn.

Mục tiêu cuối cùng không phải là chỉ để nói cho thỏa mãn, mà là để chia sẻ quan điểm một cách hiệu quả và được mọi người công nhận. Sẽ càng tuyệt vời hơn nếu ý tưởng của bạn được đón nhận và áp dụng. Hãy thử áp dụng những cách trên để đảm bảo rằng mỗi ý kiến bạn đưa ra đều được lắng nghe và có giá trị.